忘年会はレンタルスペースで！会場選び・予約時期・当日進行の完全ガイド

忘年会の会場にお悩みなら、貸切利用が可能なレンタルスペースがおすすめです！

本記事では、忘年会の完全ガイドとして、会場選びのポイントや予約時期、利用時の注意点のほか、準備スケジュールや案内メールの例文、当日の進行タイムラインをまとめた運営テンプレート集を紹介します。

ぜひ、本記事を参考にしながら、これからの企画や運営にご活用ください。

忘年会にもレンタルスペースがおすすめの理由

忘年会の会場といえば、居酒屋やレストランなどの飲食店を利用することが多いのではないでしょうか。

一方で、参加者だけで空間を貸し切れるレンタルスペースの利用も人気です。

よく忘年会に利用される会場との比較

それぞれの特徴やメリットが異なるため、どのような忘年会を開催するのかによって最適な会場を選びましょう。

忘年会の会場を選ぶときは、「料理やサービスをお店に任せたいのか」「自分たちで会を作りたいのか」を基準にすると選びやすくなります。

レンタルスペースがおすすめの理由は、飲食物の持ち込みやデリバリーなどが可能であったり、レイアウト変更や装飾、設備の利用における自由度が高かったりする点です。

特に、レンタルスペースは会社や部署での飲み会、家族同士・友人同士のパーティーなど、「食事をするだけでなく、みんなで交流しながら楽しめる会にしたい」という場合に向いています。

一方で、飲食物の持ち込みやアルコール、音響設備、ゴミ処理などには、スペースごとに利用ルールがありますので、予約前に詳細を確認しておきましょう。

レンタルスペースの予算目安（4～5時間利用）

※2026年9月時点・全国の平均的な料金目安です。
※会場費のみの概算目安で、飲食代、オプション料金、清掃費などは含みません。
※エリア・曜日・時間帯・人数・設備などによって料金が大きく異なります。
※12月の金・土や都心部では目安を上回ることがあります。

レンタルスペースは会場を時間単位で借りる料金体系が基本となるため、会場によっては1人あたりの会場費を抑えやすくなります。

かといって「1人あたりが安くなるから」と、参加人数に対して大きすぎる会場を選ぶのはおすすめできません。

参加人数に対して広すぎる会場では、テーブルや椅子の配置によって空間が使いにくくなることがあるためです。

逆に、定員ギリギリの会場では、料理や飲み物を置く場所、ゲームや余興のスペースが不足する可能性があります。

忘年会では、参加人数＋飲食スペース＋移動スペース＋余興スペースまで考えて、イベントに適した会場を選びましょう。

レンタルスペースで忘年会を開催する場合、かかる費用は会場費だけではありません。

予算の内訳例

●会場費
●飲食代
●デリバリー・ケータリング料金
●紙皿・紙コップ・カトラリー
●ゲームや余興の備品・装飾費
●ゴミ処理・清掃関連の費用
●オプション設備の利用料

特に会社の忘年会では、「会場費は安かったのに、飲食やオプションを追加したら予算を超えた」ということがないよう、予約前に総額を見積もることが大切です。

また、レンタルスペースによっては、飲食物の持ち込みが可能でも持ち込み料金がかかったり、ゴミ処理オプションをつけても捨てられないゴミがあったりと細かなルールが設定されている場合があるため、「何が基本料金に含まれていて、何が別料金なのか」まで確認しておきましょう。

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忘年会でレンタルスペースを利用するときの会場選び

忘年会でレンタルスペースを利用するのであれば、参加人数や飲食のスタイルだけでなく、当日の過ごし方までイメージしながら会場を選ぶことが大切です。

ここでは、忘年会の会場選びで特に確認しておきたい以下の内容を押さえていきましょう。

1. 参加人数に合った広さ
2. 集まりやすいアクセス
3. 忘年会に適した飲食条件
4. 調理に対応できるキッチン
5. 忘年会の企画に合った設備

それぞれの項目では事前の確認事項もまとめていますので、これからの会場選びにお役立てください。

【1】参加人数に合った広さ

忘年会の会場選びでは、まず参加人数に対して十分な広さがあるかを確認しましょう。

レンタルスペースの定員は、会場によって「最大収容人数」と「ゆったり利用できる人数」が異なる場合があります。

仮に定員ギリギリで予約すると、テーブルを囲んで食事をしたり、ゲームをしたりする際に窮屈になることもあります。

また、忘年会では料理や飲み物を並べるスペース、荷物置き場、余興や集合写真のための場所なども必要です。

そのため、単に「参加人数が入るか」だけではなく、「食事をしながら歓談や企画ができる余裕があるか」を基準に選ぶとよいでしょう。

【2】集まりやすいアクセス

会社の忘年会では、勤務先や営業先から直接会場へ向かう参加者も多いため、仕事終わりでも集まりやすい場所を選ぶことがポイントです。

最寄駅から徒歩で行けるかだけでなく、複数路線が使える駅か、近くに駐車場があるかなど、参加者に合わせて考えましょう。

【3】忘年会に適した飲食条件

忘年会では、食事や飲み物をどのように準備・提供するかによって、選ぶべき会場が変わります。

会場を選ぶ前に、料理を持ち込むのか、あるいはデリバリーやケータリングを利用するのか、会場内で簡単な調理をするのかなど、あらかじめ飲食スタイルを決めておきましょう。

また、忘年会ではアルコールを用意するケースも多いため、飲酒利用が可能かどうかも確認が必要です。

「飲食可能」という表示だけで判断せず、持ち込み・デリバリー・ケータリング・アルコールなど、自分たちが予定している飲食方法に対応しているかを確認して選びましょう。

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【4】調理に対応できるキッチン

忘年会では、たこ焼きパーティーや鍋パーティーといった調理スタイルの飲み会を企画することもあるでしょう。

なお、施設によってキッチン設備や調理器具の種類など、利用できる範囲は異なります。

たとえ「調理可」であっても、施設ごとの詳細な条件やルールを確認することが大切です。

【5】忘年会の企画に合った設備

写真や動画の上映ならモニターやプロジェクター、司会・ビンゴ・カラオケならマイクやスピーカーなど、忘年会の企画内容に応じて必要な設備のある会場を選びましょう。

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忘年会でレンタルスペースを借りるときの予約時期

忘年会の会場は、参加人数が少ないほど直前でも予約しやすい一方、人数が増えるほど必要な広さや貸切条件を満たす会場が限られるため、早めの予約が重要です。

特に12月の金・土など予約が集中しやすい日程で開催する場合は、人数にかかわらず遅くとも1～2か月前の早めの時期に予約をするようにしましょう。

予約時期のベストタイミング

• ●少人数（10人程度まで）：開催日の1か月前を目安に予約する。
• ●中規模（10～30人程度）：1～2か月前から会場を探して早めに押さえる。
• ●大人数（30人以上）・貸切：2～3か月前から会場を探して早めに確保する。

準備スケジュール

忘年会は、参加人数を確認してから会場を探すよりも、まず開催候補日を決めてから参加者の予定を押さえると準備を進めやすくなります。

レンタルスペースを利用する場合は、参加人数だけでなく「飲食物を持ち込めるか」「アルコールを飲めるか」「プロジェクターや音響設備を使えるか」「ゴミをどう処理するか」といった施設ルールまで確認してから予約しましょう。

忘年会の幹事に役立つイベント運営テンプレート集

ここでは、忘年会の幹事を任された方に役立つよう、当日までの準備リスト、案内メールの例文、当日の進行タイムラインをまとめています。

当日までの準備リスト

準備リストを作成する際は、各準備を時系列でスケジューリングしたり、役割分担や依頼先を決めたりしておくのがおすすめです。

案内メールの例文

社内向けの案内では、件名を見ただけで「何の連絡か」「いつまでに回答するのか」が分かるようにすると、参加者が対応しやすくなります。

案内には、日時・場所・会費・出欠期限・返信方法などを明記するのが基本です。

レンタルスペースを利用する場合は、会場へのアクセスのほか、集合場所、飲食物の扱い、持ち物なども必要に応じて記載すると親切です。

案内メールを送った後は、締切直前に未回答者へリマインドを送り、最終的な参加人数を確定します。

また、メール本文への返信だけで出欠を集めると、回答の形式がばらついたり集計に手間がかかったりするため、人数が多い場合は返信用フォームなどを併用してもよいでしょう。

返信用フォームを使えば、出欠だけでなく20歳以上かどうか（飲酒の可否）やアレルギーなどの情報を同じ形式で集めやすくなります。

当日の進行タイムライン例

レンタルスペースでの忘年会では、居酒屋のようにスタッフが料理を運んだり、終了時間を知らせたりしてくれるとは限りません。

そのため、幹事側で「誰が何を担当するか」をあらかじめ決めておくと、当日の負担を減らせます。

特に、受付・進行・タイムキーパー・片付け担当などを決めておくとスムーズです。

また、レンタルスペースでは、予約時間を過ぎたのに退室できていないと、延長料金が発生したり、次の利用者に影響したりする可能性があります。

仮に22:00に完全退室をするなら、退室直前まで盛り上がるのではなく、21:00頃から片付けなどの撤収作業を始められるようにしましょう。

会場によっては退室までに原状回復が必要な会場も多いため、参加者にもゴミの分別や備品を戻す作業を協力してもらいながら、短時間で撤収できるよう対応することが大切です。

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忘年会でレンタルスペースを利用するときの注意点

忘年会の開催で失敗しないよう、ここではレンタルスペースを利用するときの注意点について解説します。

1. 近隣配慮
2. 火気使用
3. SNS投稿・撮影
4. 商用利用
5. 延長・時間厳守
6. キャンセルポリシー
7. ゴミ処理・片付け

それぞれの項目では事前の確認事項と幹事側の対策もまとめていますので、これからの準備や当日の運営にご活用ください。

【1】近隣配慮

忘年会では、お酒が入ることで普段より話し声が大きくなったり、ゲームや余興で盛り上がったりすることがあります。

たとえ貸切であっても、室内だけでなく、エントランスや廊下、エレベーターなどの共用部にも配慮が必要です。

忘年会でビンゴやゲーム、乾杯、集合写真などを行う場合は、室内で完結できるよう進行を考えておきましょう。

【2】火気使用

忘年会では、たこ焼きパーティーや鍋パーティーなど調理しながらパーティーを楽しむこともあるでしょう。

調理可のスペースでも、使用できる加熱器具は施設によって異なります。

一例として「IHコンロ」や「ホットプレート」は利用できても、「カセットコンロ」などの火気器具は持ち込み禁止というケースもあります。

そのため、「鍋をしたいからカセットコンロを持っていく」という自己判断は避け、予約前に必ず確認しましょう。

【3】SNS投稿・撮影

忘年会では、乾杯シーンや集合写真、ゲームの様子など、思い出として写真や動画で撮影する機会も多くなります。

一方で、複数の参加者が写り込む場合はSNS投稿への注意が必要です。

幹事が「今年の忘年会でした！」とInstagramやXへ集合写真を投稿する場合、参加者の顔や名札、会社名、会場名などが写り込んでいないか確認しておきましょう。

また、施設によっては撮影や動画配信そのものに条件を設けている場合がありますのでご注意ください。

【4】商用利用

会社の忘年会そのものは「通常の社内交流を目的とした利用」であれば商用利用にあたらないことが多いですが、施設の規約によって異なります。

忘年会を会社の広報コンテンツとして撮影したり、YouTubeや企業SNS、採用サイトなどで公開する動画を制作したりする場合は、単なる宴会利用とは扱いが異なる可能性があります。

「社内忘年会の様子を採用広報動画にする」「会社公式YouTubeの企画として忘年会を撮影する」「取引先やスポンサーの商品を紹介する動画を撮影する」といったケースです。

施設によっては商用撮影を別料金・別プランとしている場合もあるため、予約時に「宴会として利用する」だけでなく、撮影・配信・宣伝などを行う予定があるかどうかも整理したうえで伝えておきましょう。

【5】延長・時間厳守

忘年会は、乾杯や歓談、ゲーム、余興、プレゼント交換、集合写真など、プログラムの多さから予定終了時間を過ぎることがあります。

特に忘年会後は二次会や終電などを気にする参加者もいるため、終了時間を意識した進行が大切です。

また、利用時間の中で片付けや原状回復に対応しなければいけない施設もあるため、「宴会が終わってから片付ける」のではなく、終了時間から逆算して進行するようにしましょう。

【6】キャンセルポリシー

忘年会シーズンは、仕事の繁忙期や参加者の体調不良などによって直前に変更やキャンセルが生じる可能性もあります。

施設や参加者とのトラブルを避けるためにも、しっかりとキャンセルポリシーを確認しておきましょう。

【7】ゴミ処理・片付け

レンタルスペースでの忘年会では飲食店と違い、料理の容器や空き缶・ペットボトル、紙皿、割り箸などのゴミを自分たちで処理する必要があります。

さらに、たこ焼きパーティーや鍋パーティーなど調理をした場合は食材の包装、余興を行う場合は景品の包装紙や装飾品なども加わります。

ゴミ処理ルールは施設によって異なるため、それぞれのルールに従って適切に対応しましょう。

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レンタルスペースで忘年会を開催しよう

レンタルスペースは、忘年会の会場としてもおすすめの貸切空間です。

飲食店と比べると食事の準備や片付けなどの負担は増えますが、飲食物の持ち込みや装飾などの自由度が高いというメリットがあります。

忘年会シーズンの12月はレンタルスペースの予約も埋まりやすくなるため、金・土など予約が集中しやすい日程で開催する場合は、なるべく1～2か月前の早めの時期に予約をするようにしましょう。

レンタルスペースを選ぶときは、参加人数に合った広さや集まりやすいアクセス、飲食条件、調理可能なキッチン、企画に必要な設備といったポイントを押さえて候補を絞っていくのもポイントです。

また、忘年会では、近隣配慮や火気使用、ゴミ処理など施設ごとの注意点にも気をつけながら、楽しいパーティーを開催しましょう。

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