チームを強くする！成功する企業が取り入れてるオフサイトミーティングの進め方とは？
目次
オフサイトミーティングとは
あえて気軽に話せるような環境で行ない、自由な発想をアウトプットするという目的で、先進的な企業に近年取り入れられている会議がオフサイトミーティングです。
いつもの会議とは一線を画する新しい場と考えられ、多くの企業が実施し、製品開発や組織体制の改善などに役立てています。今後は、これまでにない柔軟性のある発想を求める企業にとって、オフサイトミーティングは必須とされているほど重要な取り組みです。
オフサイトミーティングのメリット
オフサイトミーティングのメリットは、さまざまな意見を集められるという点です。一般的な会議では、営業部や開発部といったようにいつも同じメンバーで行われることが多く、新しい風が吹かず煮詰まることも少なくはないかと思います。
オフサイトミーティングでは景色を変え、気分を変え、メンバーを変える場合もあります。もちろん取り上げる議題によってある程度参加者を絞る必要はありますが、オフサイトミーティングは柔軟性のある会議です。そういった点で、さまざまな意見を集められるというところが1番のメリットではないでしょうか。
オフサイトミーティングのデメリット
オフサイトミーティングのデメリットはスムーズな議論になりにくい点にあり、主催者の場をまとめるスキルが必要不可欠です。
オフサイトミーティングはあるテーマに対し、それぞれの所感をアウトプットするために行われる会議ですので、意識していなければどんどんと議論が脱線します。
脱線することを見越した計画をたてる必要があるため、高い成果を期待する場合には通常の会議よりも入念に下準備を行わなければなりません。
オフサイトミーティング開催までの流れ
自由さが大きな特徴であるオフサイトミーティングですが、企業の戦略に関わる重要な会議である以上、効果をあげなければなりません。
先ほど紹介した通り脱線することを見越しておく必要があり、下準備にも注意しなければならない点がいくつかあります。
まずは、オフサイトミーティングを開催するまでの流れをしっかりと確認しておきましょう。
会場決め
オフサイトミーティングでもっとも大切とされているのが会場決めです。自由な会議ではありますが、会社の戦略に関わる重要な会議であるため、誰もがストレスを感じないようなスペースを用意しましょう。
話しにくい場所やいつもと変わらないような場所では、十分なアウトプットや自由な発想が生まれなくなってしまうため、オフサイトミーティング本来の目的が達せられなくなります。
会場のポイント
会場はオフサイトミーティングで取り上げる議題にあわせて選びましょう。
例えば、アパレルブランドの新商品開発のためのオフサイトミーティングであれば、オシャレなスペースや視覚的に新しい情報が入ってくるような場所が良いかもしれません。
電機メーカーの設計に関わるオフサイトミーティングであれば、モニター・ホワイトボードなどの設備が充実したスペースを最優先するといったように、必要性を分析した上で会場を決めるようにしましょう。
また、広さも重要です。参加者にあわせた広さでなければ、会場決めの時点でオフサイトミーティングが実りのないものになることが決まってしまいます。オフサイトミーティングの充実ぶりは、参加者同士の距離感がカギといっても過言ではありません。
オフサイトミーティングにおすすめなレンタルスペース
・basement cafe（ベースメントカフェ）
渋谷駅から徒歩5分という抜群の立地にあるレンタルスペースがbasement cafe（ベースメントカフェ）です。
レンタルスペースのなかでも、多くの利用者が魅力的と感じるオシャレな内装でオフサイトミーティングのほどよい空気感を演出できます。プリンターやプロジェクターなどの設備も従事しているレンタルスペースです
場所:東京都渋谷区神泉町8-1 鈴屋ビルB1F basement cafe
アクセス:JR渋谷駅より徒歩5分
・the-C
100人まで収納できるため、企業を超えたオフサイトミーティングを企画する際にチェックしておきたいレンタルスペースです。
会議には似つかわしくない、地下にひっそりと設けられたオシャレスペースで、斬新なアイディアの創造に一役買ってくれるでしょう。受付用テーブルやホワイトボードなどの設備も準備されています。
場所:東京都千代田区内神田１丁目１５‐１０ the C 地下 1 階
アクセス:JR小川駅より徒歩3分
・Wisteria OFFICE
八丁堀レンタルスペースとされているものの、オフィスをまるごと貸し出しているのがWisteria OFFICE 八丁堀です。
オフサイトミーティングを行ないながら、実務も取り入れたいという方にピッタリのレンタルスペースです・自然光の入る開放的なスペースで、これまでになかったような伸び伸びとした会議を現実のものにしてくれるでしょう。
場所:東京都中央区新川2-20-5 NEOビル5・6・7F
アクセス:JR八丁堀駅より徒歩4分
必要なものをリストアップし、準備
会場にもよりますが、オフサイトミーティングだからこそ、必要なものが準備されていない場合もあるでしょう。そのため、必要なものはあらかじめ準備し、入念にチェックしておきましょう。
会議室ならある設備がない場合や、立地的にすぐ調達できる環境じゃない場合も多いので、会議に必要な書類は事前に印刷しておく、共有したいデータは事前に展開しておくなどにいつもの会議とは違う下準備の確認をしっかりしておきましょう。
オフサイトミーティングの進め方
オフサイトミーティングは主導権を参加者に委ねる形式で進められるため、事前にどれだけの情報を共有できているかという事前準備の比重が一般的な会議とは異なります。
通常の会議であれば、部長や課長などのある程度のポジションの管理者が、今後の方針などを一方的に話すため参加者も受動的で構いません。
オフサイトミーティングでは参加者の積極性が必要不可欠であり、その積極性を引き出すために事前の情報共有が欠かせません。
タイムテーブルを決めておく
オフサイトミーティングではタイムテーブルを明確にし、事前に共有しておきましょう。また、必要があれば会場の目につく場所に張り出しておくなどの工夫も有効です。
オフサイトミーティングはタイムテーブルがなければ、ゴールにいきつくまでに必要な時間が非常に長くなってしまいます。
参加者に管理してもらうくらいのイメージをもち、事前にPRをしておくことで無理に議論を遮らずに、「そろそろ次の話に移らないと」と参加者に意識させることができます。
事前に取り扱うテーマを共有
もちろんその場で思いついたアイディアをアウトプットしてもらうことも重要ですが、社会人の発言には少なからず根拠が求められます。そのため、事前に取り扱うテーマについても共有し、タイムテーブルとともにゴールまでの段取りをイメージしてもらうようにしましょう。
また、オフサイトミーティングという形式が、日本企業に馴染みがないという点にも配慮しておきましょう。ミーティングは往々にして相手の意見のダメ出しに注力してしまう参加者がひとりはいます。
そんな方には、オフサイトミーティングのルールもあわせて、共有しておきましょう。
相手が話している時には口を出さない、アウトプットする時間は自由にアイディアを伝えることに注力するといったルールがオフサイトミーティングならではのメリットを浸透させておきましょう。
オフサイトミーティングで扱いたいテーマ
オフサイトミーティングの1番の魅力は自由な意見交換にあるため、その特性を活かせるテーマを扱うことで効果をより発揮します。
テーマによっては、画一的な会議のほうが効果が上がることもありますので、事前にどちらが適切かについても吟味しておきましょう。
おすすめはブレストする時間を大事にするテーマ
オフサイトミーティングで取り上げるべきおすすめのテーマは、多種多様な考え方が存在するものです。そのため、答えがないものを追求するというイメージのテーマを取り扱うようにしましょう。
課題解決や、新規事業の企画など、それぞれの考えを持ち寄るテーマ＝答えがないもの、のほうが、複数の意見があることがよりよいのでそのようなテーマを選びましょう。
「これからの市場動向はどうなるか？」「まわりの友達のトレンド観がどのようなものか」といったように、個々の視点から話せるテーマを選びましょう。
アパレルブランドの製品開発やメーカーのサービス検討会などにオフサイトミーティングを採用する実績もあります。
御社でも、ぜひ取り入れてみてはいかがでしょうか。いつもと違った環境で、新しい発想が浮かぶと思います！
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