送別会で幹事を任された場合の幹事ガイド◎

送別会の幹事を任されたけど、進行の仕方も挨拶も分からない!という方に送別会の流れや挨拶、送別会後のお礼のメールの内容などを紹介致します。幹事を任されたからには、思い出に残る送別会にしましょう!

送別会をやる上でまず決めることは…?

送別会で幹事を任させた場合の幹事ガイド◎

送別会の幹事になったら、まず最初にやらなければいけないことがたくさんありまます。


①日程調整

まずは上司や主賓の日程を確認しましょう!
また職場の人の都合もあるので、複数の候補日を頂きましょう。


②予算・会場決め

予算は居酒屋のコースメニュー等であれば、だいたい3000円~4000円が一般的です。
次に会場決めを決めます。あまりにも人数が多い場合は会場が限られてくるので、早め早めに決めておきましょう。
会場に関しては、行ったことあるお店なら下見はしなくていいですが、初めていくお店の場合は、事前に下見をしておくこともオススメします。
トイレの位置を把握しておくと、当日聞かれても困ることはありません。
またどのようにメニューがあるのかも確認しておきましょう!


③出欠確認

上司、主賓から聞いた候補日を元に開催日を絞り込んだら、職場の人たちに出欠確認を行ってください。
案内方法としてはメールで社内の人たちに送るのが一番手っ取り早い方法です!
メール内には必ず【日時場所費用幹事の連絡先】を記載しましょう。
またタイトルには※要返信と付け返信期限も忘れずに記載してください。
メールを送ってすぐに返信が来ることはまずありません。
だいたい期限日ギリギリになると思います。そのときは催促メールを送ってみましょう。
期限日になっても返信が無い人は、直接声をかけて出欠を聞き出してください(笑)

 

案内状・招待状を送る

全員の出欠確認が出来たら最終案内として案内状を送ります。
送る内容の必須事項は【日時場所会費お店の地図】を記載しておくと分かりやすくていいでしょう。
送られる側には案内状ではなく、招待状を送ってください。
そして案内状で記載した「会費」は招待状には記載しないよう気をつけましょう。
またメールで送りのもいいですが、折角なら封書で直接手渡しの方が気持ちが伝わります。

 

送別会当日の進行方法

送別会で幹事を任させた場合の幹事ガイド◎

司会進行は幹事が行ってもいいですし、またお喋りが上手な方などがいれば司会をお願いしてみましょう。

 

①開会の挨拶

遅れて来る人もいると思いますが、上司や主賓などある程度の人が集まったら時間通りに始めましょう!遅れて来る人達を待っていてもダラダラした空気になってしまうだけ
です!
まず初めの開会の言葉は幹事が行いましょう!司会が別の時は別で幹事の挨拶も用意しておきましょう。

 

②乾杯の挨拶

乾杯の挨拶は職場の中で3番目に偉い上司にお願いしましょう。
もちろん事前に依頼をしておくように!

 

③食事・歓談

乾杯をしたら食事や歓談の時間を30分程度設けあげましょう。

 

④送る側の代表挨拶

一番上の上司または関わりが多かった上司に挨拶を貰いましょう!

 

⑤花束・記念品贈呈

花束・記念品の贈呈は、同僚や部下など一番関わりが多かった人にお願いするのがオススメです。

 

⑥送られる側の挨拶

最も重要なところになるので、タイミングを見計らって主役にスピーチをお願いしましょう。

 

⑦締めの挨拶

上から2番目の上司に締めの挨拶を行って頂きましょう。
一本締めなどでパシっと区切りをつけ終わるといいですね。

 

⑧閉会の挨拶

参加していただいた方々への感謝の言葉を述べ、二次会を準備している場合はしっかり案内をしておきましょう。
またお店の迷惑にならないよう、ダラダラせずに素早く退散してくださいね!

 

送別会後のお礼のメールは?


・送別会が終わった次の日が出勤の場合

朝一番で参加者にメールをお送りしましょう!上司の方々や、主賓には直接挨拶回りをしてください。

・送別会が終わった次の日が休みの場合
こちらも朝一番でメールを送ってください、ただ休みなので直接挨拶回りが出来ないので一度お礼のメールを送って次の出勤日に直接挨拶回りをしましょう。

また上司が出張などで席を外していた場合も一度お礼のメールを送り、戻ってきた際に直接お礼を言いに行きましょう。

送別会が無事終わってホッとしたいところですが、このお礼のメールや挨拶が完了するまでは気を抜かないようにしておいてください!
お礼のメールは出来れば前日に作っておくと次の日の朝苦労することはありません!

 

送別会が出来るレンタルスぺース

居酒屋でも送別会もいいですが、レンタルスペースなら周りを気にせず、会を開くことが出来るのでオススメです♪
大人数で、送別会が出来るスペースを紹介します!


【COFFICE門前仲町】

送別会で幹事を任させた場合の幹事ガイド◎

門前仲町駅前徒歩30秒!300人収容の開放的スペース BBQ・パーティー・各種イベントまで対応可!

東京都江東区門前仲町1-13-12 1階
<アクセス>
都営大江戸線・東京メトロ東西線「門前仲町」駅 3番・6番出口から徒歩約30秒
JR 京葉線「越中島」駅 出口 1から徒歩約11分

 

Lounge-R-Premium【六本木駅徒歩1分】

送別会で幹事を任させた場合の幹事ガイド◎

カラオケ・キッチン付き!ホテルのようなラグジュアリー空間!

東京都港区六本木4-8-9クワトロビル3階
<アクセス>
都営地下鉄大江戸線「六本木駅」6出口より徒歩30秒!

 

WILLER EXPRESS CAFE 2F

送別会で幹事を任させた場合の幹事ガイド◎

都会にありながら、多くの緑に囲まれた癒しのカフェ空間♪

大阪府大阪市 北区大淀中 梅田スカイビルタワーイースト1F 花野棟
<アクセス>
阪急中津駅 徒歩10分
JR大阪駅・阪急梅田駅・谷町線 東梅田駅・四ツ橋線 西梅田駅 徒歩12分

 

心斎橋駅徒歩3分のイベントスペース”ファイブ”心斎橋

送別会で幹事を任させた場合の幹事ガイド◎

心斎橋駅徒歩1分、とても便利でオシャレなイベントスペースとして営業!
大型モニターでカラオケも楽しめ、ダーツを始め遊べるゲーム類も揃っています。

大阪府大阪市 中央区東心斎橋1−19−18 シンサイドビル3F
<アクセス>
地下鉄心斎橋駅 徒歩1分
地下鉄長堀橋駅 徒歩3分

まとめ

幹事となるとやることがたくさんあって大変だと思いますが、
やりきったときの達成感は半端ないと思うので、恐れずに幹事を任されたからには思い出に残る会にしましょう!

 

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