これからレンタルスペースを利用するのであれば、現地で下見をしておきたいものです。
ただ、なにを確認すればいいのか具体的にわからないと下見の意味がありません。
ぜひ、レンタルスペース下見チェックリストとしてまとめた本記事を参考にして、内見の際にご活用ください！
レンタルスペースを下見しておくべき理由
レンタルスペースの下見は、掲載情報だけでは把握できない実態を事前に確認するために有効です。
下見をすることで、広さや室内装飾といった空間に関することはもちろん、設備の状態や仕様、制限事項、管理者の対応姿勢など現地でなければわからないことが把握できます。
予算や用途、当日の利用においてトラブルを回避するためにも、しっかりと下見をしておきましょう。
レンタルスペースの下見チェックリスト15項目
ここでは、レンタルスペースの下見で押さえておきたい項目をピックアップしていますので、ぜひ内見の際のチェックリストとしてご活用ください。
【1】立地・アクセス
●目的：利用者が迷わず到着できるか、利用者の来場に負担がないかを確認します。
●準備物：スマートフォン（地図アプリ）、駅からの徒歩計測用タイマー、アクセス案内文（事前共有）
《確認ポイント》
○会場までのルートのわかりやすさ
○雨天時の動線
○エレベーターや階段の有無
○街灯や治安の印象（夜間利用）
《用途別ポイント》
◎会議：時間厳守で到着できるか。
◎セミナー：最寄り駅から至便であるか。
◎パーティ：終電・二次会への移動しやすさ。
◎撮影：機材の搬入がしやすいか。
◎ワークショップ：利用者層（家族・初心者）に負担がないか。
【2】建物外観・入口の分かりやすさ
●目的：利用者が建物や入口で迷わないかを確認します。
●準備物：カメラ（スマホ可）、建物名・部屋番号メモ、案内文の下書きに使うメモ
《確認ポイント》
○入口が裏側や共用部にないか
○看板設置可否
○オートロックの有無と解錠方法
○写真付き案内が必要かの判断
《用途別ポイント》
◎会議：初めての利用でも迷わない表示なのか。
◎セミナー：人の滞留が起きにくい入口なのか。
◎パーティ：雰囲気を損なわない外観であるか。
◎撮影：外観写り・生活感の有無はどうか。
◎ワークショップ：利用者を不安にさせないか。
【3】室内の広さ・レイアウト
●目的：利用予定人数と用途に対して十分な広さであるかを確認します。
●準備物：想定レイアウト図、利用者人数リスト、メジャー（必要に応じて）
《確認ポイント》
○可動家具の配置自由度
○レイアウト変更の可否
○着席・立席・撮影など用途別の広さ
○実測に近い体感人数
《用途別ポイント》
◎会議：着席人数と机配置はどうか。
◎セミナー：前後の視認性・通路幅はどうか。
◎パーティ：食事スタイルに合った動線であるか。
◎撮影：引き・奥行きの確保ができるか。
◎ワークショップ：作業内容に見合った広さがあるか。
【4】清潔感・衛生状態
●目的：利用者に不快感を与えない環境かを判断します。
●準備物：チェックシート、気になる点を書き留めるメモ
《確認ポイント》
○臭い・カビ・ホコリ
○換気状況・換気方法
○ゴミ箱の数と分別
○前利用者の痕跡
《用途別ポイント》
◎会議：ビジネス利用にふさわしい品位があるか。
◎セミナー：多人数利用後でも清潔さが保たれるか。
◎パーティ：飲食の妨げになる臭いや汚れはないか。
◎撮影：映り込み・使用感などはどうか。
◎ワークショップ：長時間滞在でも快適に過ごせるか。
【5】設備・備品の充実度
●目的：追加レンタルや持ち込みが必要かを把握します。
●準備物：利用予定備品リスト、掲載ページのスクリーンショット
《確認ポイント》
○ホワイトボードの有無
○モニター・プロジェクターの有無
○電源・延長コードの有無
○写真と掲載情報の差異
《用途別ポイント》
◎会議：机・椅子・マイク・モニター
◎セミナー：演台・マイク・プロジェクター
◎パーティ：音響機器・映像機器
◎撮影：背景・備品の写り
◎ワークショップ：道具の保管場所・収納
【6】電源・コンセント位置
●目的：パソコンやプロジェクターなどの機材を利用するときの電源不足に備えます。
●準備物：機材一覧、延長コード（想定）、電源配置メモ
《確認ポイント》
○ブレーカー容量
○タコ足配線の可否
○複数同時使用での安全性
《用途別ポイント》
◎会議：全員分の電源が確保できるか。
◎セミナー：壇上・受付周りの電源はどうか。
◎パーティ：音響・照明用の電源はどうか。
◎撮影：照明・充電が同時に使用できるか。
◎ワークショップ：作業機材分の容量があるか。
【7】Wi-Fi・通信環境
●目的：オンラインでの作業や配信などに支障がないかを確認します。
●準備物：スマートフォン、速度測定アプリ、利用用途メモ
《確認ポイント》
○SSID・パスワードの入力手順
○通信速度・安定性
○同時接続数制限
○携帯回線の電波状況
《用途別ポイント》
◎会議：安定したオンライン接続であるか。
◎セミナー：同時接続の耐性はどれくらいか。
◎パーティ：音響・映像の動作に問題がないか。
◎撮影：ライブ配信可否と通信速度や安定性はどうか。
◎ワークショップ：主催者と利用者での共有が可能か。
【8】音環境（防音・騒音）
●目的：音出しの可否や騒音トラブルを防ぐために確認します。
●準備物：当日の音量イメージ、管理者への質問リスト
《確認ポイント》
○楽器・マイク使用可否
○周辺への音漏れ
○外部騒音（交通・工事）
○時間帯制限の有無
《用途別ポイント》
◎会議：周辺の部屋や外部からの音で集中が途切れないか。
◎セミナー：マイク使用可否や外からの音漏れはどうか。
◎パーティ：どの程度までなら音量が上げられるか。
◎撮影：ノイズ・反響が撮影に影響しないか。
◎ワークショップ：会話・作業音の許容度はどれくらいか。
【9】照明・自然光
●目的：作業・撮影・雰囲気づくりに適しているか判断します。
●準備物：カメラ、撮影・利用イメージ資料
《確認ポイント》
○調光の可否
○窓の位置と遮光
○昼夜での印象差
○撮影目的なら影の出方も確認
《用途別ポイント》
◎会議：資料が見やすい明るさがあるか。
◎セミナー：前方への照度はどれくらいか。
◎パーティ：テーマに合った演出が可能か。
◎撮影：写り込む自然光・影の出方はどうか。
◎ワークショップ：手元が暗くならないか。
【10】空調・温度管理
●目的：利用者の快適性を確認します。
●準備物：管理者への質問リスト、過去の利用者レビュー
《確認ポイント》
○個別調整の可否
○季節ごとの注意点
○音や風向きの影響
○窓開閉の可否
《用途別ポイント》
◎会議：長時間でも快適に過ごせるか。
◎セミナー：利用人数に合った調整ができるか。
◎パーティ：大人数での利用にも対応しているか。
◎撮影：取り込まれる空調音の有無はどうか。
◎ワークショップ：用途に応じた対応・調整ができるか。
【11】トイレ・水回り
●目的：衛生面と利用者満足度を確認します。
●準備物：確認チェックリスト、必要に応じて写真
《確認ポイント》
○トイレの数と男女別の有無
○トイレが共用か専用か
○洗面台や給湯の有無
○キッチン利用条件
《用途別ポイント》
◎会議：会議室からの近さがあるか。
◎セミナー：利用人数に見合った数があるか。
◎パーティ：混雑しない動線になっているか。
◎撮影：別部屋から使用時の音が漏れないか。
◎ワークショップ：手洗い・給水のしやすさはどうか。
【12】利用ルール・制限事項
●目的：当日のトラブルやペナルティを防ぐために確認します。
●準備物：利用規約の印刷または保存、管理者への質問リスト
《確認ポイント》
○喫煙の可否と喫煙所の有無
○飲食や備品の持ち込み制限
○会場装飾の可否と可能範囲
○原状回復の範囲や禁止行為
《用途別ポイント》
◎会議：撮影・録音の可否。
◎セミナー：撮影・録音・配信の可否。
◎パーティ：飲酒可否と持込条件・ケータリング可否。
◎撮影：装飾・原状回復範囲。
◎ワークショップ：材料の持込条件・利用による汚れ対応。
【13】入退室・鍵の受け渡し
●目的：スムーズな入退室のために確認します。
●準備物：当日のタイムスケジュール、連絡先一覧、管理者への質問リスト
《確認ポイント》
○早入り・延長の可否と追加料金
○退出時の施錠手順
○緊急時の問い合わせ先
○当日の遅延時の対応
《用途別ポイント》
◎会議：時間通りに入退室が可能か。
◎セミナー：受付を設置できるか。
◎パーティ：受付場所・搬入経路はどうか。
◎撮影：早朝・深夜の対応はどうか。
◎ワークショップ：作業中に利用者の出入りが管理できるか。
【14】安全面・防災
●目的：万一の事故や災害に備えるために確認します。
●準備物：安全確認メモ、管理者への質問リスト、利用者への注意事項案をまとめるメモ
《確認ポイント》
○避難経路と利用会場からの動線
○消火器の位置と使い方
○地震時の注意事項
○感電・転倒リスクの有無
《用途別ポイント》
◎会議：最低限の安全確認をしておく。
◎セミナー：大人数を想定して確認しておく。
◎パーティ：飲酒時の事故防止も含め確認しておく。
◎撮影：機材の転倒リスクに備えておく。
◎ワークショップ：刃物・熱源の使用に備えておく。
【15】管理者対応・サポート体制
●目的：トラブル時に迅速対応できるかを判断します。
●準備物：管理者への質問リスト、緊急連絡先の保存
《確認ポイント》
○管理者への対応可能時間
○当日立ち会いの有無
○過去の対応事例
○質問への回答スピード
《用途別ポイント》
◎会議：管理者に即時連絡できる体制があるか。
◎セミナー：管理者の当日トラブル対応力はどうか。
◎パーティ：管理者の当日トラブル対応力はどうか。
◎撮影：ニーズに合った対応をしてもらえるか。
◎ワークショップ：管理者の当日トラブル対応力はどうか。
レンタルスペースは下見をしてから利用しよう
レンタルスペースの利用には、広さや室内装飾だけでなく、設備の状態や仕様、制限事項、管理者の対応姿勢など現地でなければわからないことを把握するために下見をするのがおすすめ。
特にセミナーやパーティ、イベントなどを主催する場合は、利便性や機能性を参加者の目線に立って確認することも大切です。
ぜひ、当日トラブルを回避するためにも、本記事で紹介したチェックリストを参考にしながら実際の下見にお役立てください。