送別会・歓迎会をレンタルスペースで開く手順（会場選び・進行・片付け）

パーティー

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レンタルスペースでの送別会・歓迎会を検討している幹事さん必見！

本記事では、送別会・歓迎会にふさわしいレンタルスペースの選び方をご紹介。

幹事さんの仕事がはかどるよう、当日のスケジューリングに役立つ進行テンプレや準備のための実務ツールもまとめています。

送別会・歓迎会でのレンタルスペースの選び方

ここでは、レンタルスペースで送別会・歓迎会を開催する場合の選び方として5つのポイントを解説します。

参加人数と定員のバランス
主役を立てる会場レイアウト
騒音にならない音量と防音
飲食の形式とガイドライン
ゴミ処理と清掃オプション

それぞれのポイントを確認していきましょう。

参加人数と定員のバランス

レンタルスペースにおける最大定員は「快適に過ごせる人数」ではありません。

送別会・歓迎会では、主役が移動して各テーブルを回ったり、主役を盛り上げるための演出でスペースを空けたりする必要がありますので、参加人数の1.2倍〜1.5倍程度の広さ（最大定員）があるスペースを選びましょう。

例えば10名での利用予定であれば、15名程度が収容可能な部屋が理想的です。

各定員での推奨人数

定員	推奨人数
10名	7～8名
20名	14～16名
30名	20～24名
40名	28名～32名
50名	35～40名

以上のように、定員の70～80％程度が目安です。

また、寒い時期はコートやバッグなどの荷物がかさむため、クローゼットや荷物置き場の有無も確認しましょう。

さらに、「立食か着席か」「個食か取り分け食か」といった食事スタイルでも快適に過ごせる広さは変わるため、イベント内容に合わせたキャパを確保することが重要です。

主役を立てる会場レイアウト

送別会・歓迎会には会の「主役」が参加しますので、主役を立てる席位置や動線を考慮しましょう。

一般的に主役や役職者は「上座」といって出入口から離れた中央に配席します。

主役の背後にプロジェクタースクリーンやホワイトボードがあると、主役を際立たせる演出にも効果的です。

○上座
└出入口から離れた場所

○下座
└出入口に近い場所

一方、出入口に近い場所は「下座」となり、幹事や役職者以外の人などが着席します。

ただし、「夜景が見える」「ステージが見やすい」などの理由で出入口側の席が「上座」になることもありますので、スペースの仕様や参加者層に合わせて最適なレイアウトにしましょう。

また、大人数やフォーマル寄りのプログラムで開催する場合は、ステージ・司会台の設置も必要です。

○ステージ
└出入口のない壁側

○司会台
└スペースの角・窓側

ステージは出入口のない壁側に設け、その付近に司会台を設置します。

司会台はスクリーンや音響機器に近い位置だと進行もスムーズです。

スペースに司会台が完備されていない場合は、演台向きのテーブルなどでも代用可。

動線については、入口付近に受付を設け、全員が着席したままでも通行が妨げられない通路を確保しましょう。

会場レイアウトにおける注意点として、たとえ掲載ページに「レイアウト変更可」とあっても原状回復が基本ですので、入室時と同じ状態に戻して退室するようにしましょう。

騒音にならない音量と防音

送別会・歓迎会を盛り上げすぎて周辺から騒音クレームが来ないよう、音量と防音を心がけることが大切です。

○音量の目安
└家庭用テレビの音量（60〜70dB程度）

一般的なレンタルスペースでの許容範囲は60〜70dB程度とされています。

送別会・歓迎会で想定される会話＋BGMが60～70dB程度ですので、大声でのコールや合唱・大音量でのカラオケなどは控えましょう。

ほかにも騒音対策として利用者側で注意したいことがあります。

○夜間利用
└夜間（20時以降）の音量制限を守る。

○マイク利用可
└スピーカーの持ち込み可否はどうか。

○外への音漏れ
└窓を閉めた状態で利用すること。

○盛り上げ
└拍手・歓声は短めにとどめる。

特に夜間20時以降は音量制限が厳しくなるレンタルスペースが多いため要注意。

イベントの規模や内容によっては「防音仕様」「パーティー可」といった条件で選ぶか、一軒家貸切タイプまたはイベント専用ビル内のスペースを優先的に選びましょう。

飲食の形式とガイドライン

送別会・歓迎会における飲食を、どのような形式で準備するかによって対象となるスペースは異なります。

○例：持ち込み
○例：ケータリング
○例：デリバリー

たいていのレンタルスペースでは「飲食持ち込み可」として利用できますが、持ち込める飲食物に条件が付く場合があるため特記事項で詳細を確認しましょう。

また、スペース側にケータリングやデリバリーの提携先があれば利用できますが、利用者側で業者を指定する場合は規約に違反していないか確認する必要があります。

飲食に関するガイドラインとして以下のような項目をチェックしましょう。

○軽食のみ可
○アルコール可否
○提携業者のみ可
○ポット・レンジ使用可否
○冷蔵庫容量・台数

たとえ「飲食可」であっても匂いの強い料理が禁止されている場合や、飲酒不可、調理不可など制限されていることがあります。

さらにポットやレンジ、冷蔵庫などが利用可であったとしても別料金が発生したり、条件があったりするため詳細を確認しましょう。

ゴミ処理と清掃オプション

レンタルスペースを退室する際は片付けをするのが鉄則ですが、その範囲はスペースごとに異なります。

いくつか確認すべき項目を挙げておきましょう。

○ゴミの分別
○ゴミの廃棄方法
○ゴミの廃棄場所
○清掃オプションの有無
○ゴミの持ち帰り
○ゴミ袋指定の有無
○生ゴミの密閉

片付けの範囲は決められたルールに従います。

ただし、有料で清掃オプションを付けたとしても、ゴミの分別や指定場所への廃棄など利用者側で対応しないといけない場合があるため注意しましょう。

また、ゴミ回収の代行サービスを利用した場合でも、利用者側で持ち帰らなければいけない物品もあるため詳細を確認しましょう。

当日の片付けに備えて、利用者側でゴミ袋・段ボール・ガムテープを準備しておくと便利です。

送別会・歓迎会の当日の流れ＆進行テンプレ

レンタルスペースでの送別会・歓迎会がスマートに運営できるよう、当日の流れ＆進行テンプレをご活用ください。

レンタルスペースの利用においては予約時間内に入室から退室までを行う必要があるため、パーティーの所要時間だけでなく準備や片付けの時間も含めてスケジューリングすることがポイントです。

送別会

送別会の当日の流れ＆進行テンプレの一例です。

時間	主な内容
18:30	会場準備
18:50	受付開始
19:00	開会挨拶
19:05	乾杯
19:10	食事・歓談
19:40	余興
19:55	送別の挨拶
20:05	記念品・花束贈呈
20:15	主役の挨拶
20:25	締めの挨拶
20:30	閉会・二次会案内
20:30	片付け開始
21:00	完全撤収

送別会では、送られる主役の席位置ほか、記念品・花束贈呈・各挨拶のタイミングを考慮しながらタイムスケジュールを作成しましょう。

歓迎会

歓迎会の当日の流れ＆進行テンプレの一例です。

時間	主な内容
18:30	会場準備
18:50	受付開始
19:00	開会挨拶
19:05	代表者挨拶
19:10	乾杯
19:15	食事・歓談
19:35	新メンバー紹介・挨拶
19:40	余興
19:55	歓談
20:25	締めの挨拶
20:30	閉会・二次会案内
20:30	片付け開始
21:00	完全撤収

歓迎会では、迎えられるメンバーの席位置ほか、メンバー紹介・各挨拶のタイミングを考慮しながらタイムスケジュールを作成しましょう。

送別会・歓迎会の幹事のための実務ツール集

レンタルスペースでの送別会・歓迎会で幹事をされる方のため、実務に役立つツール集をまとめました。

◎参加者への案内に使えるメール例文
◎チームで運営するための役割分担例
◎スムーズな退室のための撤収タイムライン

ぜひ、必要に応じてご活用ください。

参加者への案内に使えるメール例文

送別会・歓迎会の案内メールを書くときのポイントは以下の通り。

○わかりやすくて目立つ件名
○趣旨を簡潔にまとめた案内文
○箇条書きで詳細をまとめた別記
○出欠の返信期日・返信方法・返信先
○最後に送信者の署名

送別会

件名：【○/○開催】○○さん送別会のお知らせ

お疲れ様です、○○部の○○です。

このたび、長年にわたり部署を支えてくださった○○さんが、ご退職（または異動）されることとなりました。
つきましては、これまでの御尽力に感謝するべく、下記の通り送別会を開催いたします。

今回は、周囲を気にせずゆっくり過ごせるよう、レンタルスペースでのアットホームな会を企画しました。
思い出の映像上映なども予定しておりますので、ご都合がつきましたら、ぜひご参加ください。

■日時：○月○日（曜）19:00〜21:00（受付18:50〜）
■場所：レンタルスペース「○○」（URL：[リンク]）
■会費：○○○○円（当日受付にて承ります）
■出欠回答：○月○日までに、こちらのメールにご返信ください。

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署名
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歓迎会

件名：【○/○開催】新メンバー歓迎会のお知らせ

お疲れ様です、○○部の○○です。

今月より入社された○○さん、○○さんを歓迎し、親睦を深めるための懇親会を開催します！

会場は自由な雰囲気で楽しめる貸切スペースを用意しました。
参加者全員で交流が図れるような企画も準備していますので、ぜひ奮ってご参加ください。

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署名
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チームで運営するための役割分担例

送別会・歓迎会の幹事をチームで運営する場合は、イベント内容に応じた役割分担をしましょう。

役割	主な業務
幹事	会場予約・予算管理・全体統括
司会	進行・演出の盛り上げ
タイムキーパー	時間調整・進行補助
受付	会費徴収・名簿チェック
会計	会費徴収・精算・領収管理・収支報告
音響/映像	マイク・BGM・各種オペレーション
会場準備	設営・レイアウト・装飾など
撤収	片付け・持ち帰り品の整理など

幹事チームの人数に合わせて役割を重複させてもかまいません。

スムーズな退室のための撤収タイムライン

レンタルスペースでは利用時間内での退室が求められますので、分刻みのタイムラインでスムーズに撤収できるようにしましょう。

時間	主な内容
20:45（残り15分）	閉会アナウンス
20:50（残り10分）	ゴミ分別開始（可燃・不燃・缶瓶）
20:55（残り5分）	テーブル拭き・備品確認
20:57（残り3分）	レイアウト原状回復
20:59（残り1分）	忘れ物確認・退室
21:00（残り0分）	チェックアウト

チェックアウトの方法はキーボックスへの返却やアプリでの退室報告などレンタルスペースによって異なります。

利用時間内にチェックアウトを完了させないと延長料金が発生する場合があるため、チェックアウト方法については事前に確認しておきましょう。

チェックポイント

□ すべての電源を切ったか
□ 窓の施錠をしたか
□ 空調を停止させたか
□ ゴミの分別・処理は正しいか
□ 入室時の状態と同じか

レンタルスペースで送別会・歓迎会をしよう

レンタルスペースで送別会・歓迎会を開催する場合は5つのポイントを参考にして選びましょう。

参加人数と定員のバランス
主役を立てる会場レイアウト
騒音にならない音量と防音
飲食の形式とガイドライン
ゴミ処理と清掃オプション

また、運営者とトラブルにならないよう、スペースごとのルールやガイドラインを詳細まで確認することも重要なポイントです。

ぜひ、本記事で紹介した当日のタイムラインや進行テンプレ、実務ツールなども活用しながら、送別会・歓迎会の準備にお役立てください。

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