10月1日の内定式、会場はどう選ぶ？式典＋懇親を1会場で収める準備ガイド

内定式の開催が決まり、これから会場を選ぶのであれば本記事をご活用ください。

特に、式典＋懇親を同一会場で収める場合は、レイアウト変更や飲食ルールなどの条件を確認しながら選ぶことが大切です。

そこで本記事では、内定式の準備ガイドとして、会場の選び方のほか、社外会場を利用するときの注意点について解説。

また、式次第テンプレートやレイアウト転換の手順、備品チェックリスト、内定者への案内文例といった運営に役立つツールも紹介します。

内定式の式典＋懇親を同一会場で開催するときの選択肢

内定式では、社長挨拶や内定証書授与などを行う式典だけでなく、内定者同士また社員との交流を深める懇親をあわせて実施する企業も増えています。

内定式のイベントを式典・懇親の二部制にして同一会場で開催する場合は、イベントに適した設備やレイアウト条件も重要な比較ポイントです。

会場ごとの予算目安（4～5時間利用）

※社内スペースは会場費が発生しない場合もありますが、会場の設営費・備品のレンタル代・懇親用のケータリング・使用後の清掃費などが必要になるケースがあります。
※ホテル宴会場は室料のほか、料理・ドリンク・サービス料・最低保証料金（ミニマムチャージ）が設定される場合があります。
※公共スペース・レンタルスペースともに、地域・曜日・時間帯・設備・シーズンによって料金は変動します。

会場費を比較するときのポイント

内定式では、会場費のほかにも、設備使用料、飲食代、オプション料など、会場ごとに異なる予算総額を検討しながら比較することがポイントです。

また、ホテルであれば飲食付きプラン、レンタルスペースであれば長時間利用割引や法人向けプランなど、施設特有の料金システムが利用できる場合もあります。

式典から懇親まで同一会場で開催する場合は、移動の負担を減らせるだけでなく、一体感を維持したままイベントが進行できるため、運営全体の効率も踏まえて検討しましょう。

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内定式の式典＋懇親を社外会場で開催するときのチェックポイント

内定式の式典＋懇親を社外の同一会場で開催する場合は、以下の項目を踏まえながら選ぶのがおすすめです。

1. 参加者が訪れやすいアクセス
2. 内定式イベントに必要な設備
3. 内定式に適した室内スペース
4. 内定式用にレイアウト変更可
5. 集合写真に適した撮影環境
6. 内定式後の飲食に関する条件

内定者を迎える大切な社内行事となるため、それぞれの項目における事前の確認事項や主催者側の準備について、しっかりと押さえていきましょう。

【1】参加者が訪れやすいアクセス

内定式には、遠方から新幹線や飛行機で参加する内定者がいる場合もあります。

また、人事担当者や役員、運営スタッフも当日早い時間から準備を行うため、参加者全員が訪れやすい立地を選ぶことが重要です。

たとえば主要駅から徒歩圏内で、公共交通機関だけでなくタクシーや自家用車でもアクセスしやすい会場であれば、移動負担を軽減でき、遅刻したり道に迷ったりなどのリスクも抑えられます。

内定式のアクセスに関する事前の確認事項

■ 最寄り駅から徒歩5〜10分程度で到着できるか
■ 新幹線・空港・主要ターミナル駅からアクセスしやすいか
■ タクシー乗り場やバス停が近くにあるか
■ 周辺にコインパーキングがあるか
■ 雨天時でも移動しやすい経路か
■ 初めて訪れる人でも迷いにくい立地か

【2】内定式イベントに必要な設備

内定式では、社長挨拶や内定証書授与、会社紹介動画の上映などを行う企業も多くあります。

当日になって「映像が流れない」「音が聞こえない」といったトラブルが起きないよう、必要な設備や接続方法は事前に確認しておきましょう。

設備に関する事前の確認事項

■ ワイヤレスマイク・有線マイクを利用できるか
■ 大型モニター・スクリーン・プロジェクターの有無
■ HDMI・USB-Cなど接続端子に対応しているか
■ スピーカー・音響設備を利用できるか
■ Wi-Fi環境が整っているか
■ 電源コンセント・延長コードを利用できるか

【3】内定式に適した室内スペース

内定式では、登壇者が話しやすいスペースや内定証書授与を行えるスペースが必要です。

また、役員や登壇者の待機場所となる控室や参加者全員の荷物をまとめて置けるスペースがあると、運営もスムーズになります。

内定式の服装がスーツである場合、懇親でゲームやグループワークを取り入れるときの上着掛けや更衣スペースなどの動線も確保しておきましょう。

室内スペースに関する事前の確認事項

■ 登壇スペースを確保できるか
■ 社長挨拶・証書授与を行える広さがあるか
■ 控室・更衣室または代用可能なスペースはあるか
■ 参加者全員分の荷物置き場を確保できるか
■ スタッフ用の予備スペースを設けられるか

【4】内定式用にレイアウト変更可

式典ではスクール形式やシアター形式で整列できる椅子配置が適していますが、懇親では立食スタイルや島型レイアウトへ変更するケースが一般的です。

短時間でレイアウト転換できる会場であれば、会場を移動せずにそのまま懇親へ移行できます。

レイアウトに関する事前の確認事項

■ 椅子・テーブルを自由に移動できるか
■ スクール形式・シアター形式に対応できるか
■ 立食形式へ変更できる広さがあるか
■ レイアウト変更時間を確保できるか
■ 会場スタッフのサポート有無

【5】集合写真に適した撮影環境

内定式では、採用広報や社内報などに活用するため集合写真を撮影することがあります。

撮影においては参加者全員が収まりやすい引きのあるスペースや写真映えする明るさ、企業ロゴ・スクリーンなどを背景にできる環境があると、記念写真としても印象的に仕上がります。

撮影環境に関する事前の確認事項

■ 全員が並べる奥行きがあるか
■ 背景として使える壁面があるか
■ 企業ロゴやスクリーンを背景にできるか
■ 自然光や照明で明るさを確保できるか
■ 三脚を設置できるスペースがあるか

【6】内定式後の飲食に関する条件

式典終了後の懇親で飲食を提供する場合は、会場ごとのルールに沿って対応することが求められます。

持ち込みのほか、ケータリングやデリバリーなどの可否とともに、追加料金や指定業者などの紹介まで見落とさないようにしましょう。

飲食に関する事前の確認事項

■ 飲食物の持ち込み可否
■ ケータリング利用可否
■ デリバリー利用可否
■ ソフトドリンク・軽食の提供ルール
■ キッチン・冷蔵庫の利用可否
■ ゴミ処理ルール

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内定式で式典・懇親を開催するときに役立つ運営ツール

内定式での式典や懇親に活用できるよう、イベントの運営に役立つツールとして、以下の内容を紹介します。

• ● 当日までの準備
• ● 式次第テンプレート
• ● レイアウト転換例（式典→立食）
• ● 備品チェックリスト
• ● 内定者への案内文例

ぜひ、自社のプログラムに合わせてアレンジしながらご活用ください。

当日までの準備

当日までの準備のポイント

○ 必要に応じて役割分担を決めておく。
○ 時系列で対応できるようスケジューリングしておく。
○ 各準備に必要な作業をピックアップしておく。

式次第テンプレート

内定式では、進行が分かるように「式次第」を作成しておくことがあります。

一般的には箇条書きで項目を列挙しますが、フォーマルな式典の場合は縦書きにして「一、開式の辞」「一、代表者挨拶」といった形の伝統的な書き方がよいでしょう。

式次第作成のポイント

○ 社名・開催年を明記する。
○ やや大きく「式次第」と書く。
○ 縦書きの場合は全項目に「一、」と添える。

レイアウト転換例（式典→立食）

1. 式典終了後、内定者を別室や待機スペースに一時誘導する。
2. 演台・表彰台・司会台・椅子を適切な場所へ移動し、立食スペースを確保する。
3. 飲食や交流がしやすい配置でテーブルを設置し、軽食・ドリンクを準備する。
4. 音響を懇親向けのBGMへ切り替えたら内定者を誘導し、開始アナウンスを行う。

同一会場で式典と懇親を開催する場合は、短時間でレイアウトを変更できるよう、手順や役割分担を共有しておきましょう。

レイアウト転換のポイント

○ 転換作業は10〜15分程度を目安に計画する。
○ スムーズに作業するため役割分担を事前に決めておく。
○ 内定者・運営以外の社内関係者には待機場所を案内する。
○ 飲食物は転換終了に合わせて提供を開始する。
○ BGMで会場の雰囲気を式典から切り替える。

備品チェックリスト

内定式のイベント内容に合わせ、必要な備品を揃えておきましょう。

前日までに不足がないか確認し、当日は担当者ごとにチェックすると漏れがなくなり安心です。

備品準備のポイント

○ 当日の担当者ごとに備品を振り分ける。
○ PC・映像機器は事前に接続確認を行う。
○ マイク・ケーブル類は予備も準備する。
○ 内定証書や配布資料は人数分より少し多めに用意する。
○ 懇親用品は参加人数に合わせて余裕を持って準備する。

内定者への案内文例

内定式の案内では、日時や会場のほか、服装や持ち物、受付時間なども明記しておくと、内定者が不安なく当日を迎えられます。

案内文作成のポイント

○ 受付開始時間と開式時間を明記する。
○ 会場住所・アクセス方法を記載する。
○ 服装・持ち物をわかりやすく案内する。
○ 懇親を行う場合は終了予定時刻も記載する。
○ 問い合わせ先や緊急連絡先を添えておく。

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内定式の式典＋懇親で社外スペースを利用するときの注意点

せっかくの内定式で失敗しないよう、ここでは社外スペースを利用するときの注意点について解説します。

1. 騒音・近隣配慮
2. 延長・時間厳守
3. キャンセルポリシー
4. コンプライアンス
5. ゴミ処理・片付け

それぞれの項目では、主催者側の対策と事前の確認事項をまとめていますので、トラブルのない運営にお役立てください。

【1】騒音・近隣配慮

内定式では、社長挨拶や内定証書授与、懇親など、さまざまな場面で発言や会話、拍手による「音」が発生します。

また、映像やBGMを使用する場合は、音量によって騒音となることもあるため、貸切会場であっても建物内の他利用者や近隣への配慮が必要です。

騒音・近隣配慮に関する主催者側の対策

□ マイク・BGMは適切な音量で利用する。
□ 共用部では立ち止まって談笑しないよう案内する。
□ ドアや窓を開けたまま式典・懇親を行わない。
□ 懇親終了後は時間差で退館し混雑を避ける。
□ 建物周辺では静かに集合・解散する。

騒音・近隣配慮に関する事前の確認事項

■ マイク・音響設備の利用ルール
■ BGM・動画上映時の音量制限
■ 共用部の利用ルール
■ 窓・ドアの開放可否
■ 夜間利用時の注意事項

【2】延長・時間厳守

内定式を式典から懇親まで一貫して開催すると、プログラムの遅れや参加者同士の歓談などで予定より長引くことがあります。

多くの貸切会場では、レイアウトの原状回復や片付けを予約時間内に終える必要があるため、当日の進行管理を徹底しましょう。

延長・時間厳守に関する主催者側の対策

□ タイムキーパーを決めておく。
□ 式典・懇親の進行表を司会者へ共有する。
□ 懇親終了15～30分前から片付けを開始する。
□ レイアウト復旧の担当者を決めておく。
□ 延長が必要な場合は早めに施設へ相談する。

延長・時間厳守に関する事前の確認事項

■ 利用時間・完全退室時間
■ 延長利用の可否
■ 延長料金・追加料金の条件
■ 原状回復の範囲
■ チェックアウト・鍵返却方法

【3】キャンセルポリシー

内定式は企業の採用スケジュールに合わせて開催されるため、参加人数や日程が変更になる可能性もあります。

特に早期予約をする場合は、予約後の変更に備え、施設ごとのキャンセル条件や人数変更のルールを事前に確認しておきましょう。

キャンセルポリシーに関する主催者側の対策

□ 参加予定人数を早めに確定する。
□ 内定者へ出欠確認の期限を設ける。
□ 人数変更が発生した場合は速やかに施設へ連絡する。
□ 中止・延期時の社内連絡体制を整えておく。

キャンセルポリシーに関する事前の確認事項

■ キャンセル料金の発生時期
■ 日程変更の可否
■ 人数変更の期限・条件
■ 悪天候・交通機関の乱れによる対応
■ 緊急時の連絡先

【4】コンプライアンス

内定式では、イベントの様子や集合写真を社内報や採用広報、SNSなどで活用するケースがあります。

写真や動画を公開する際は、必ず内定者本人の同意をもらい、個人情報の取り扱いにも十分配慮しましょう。

また、施設の撮影ルールに沿って対応することも大切です。

コンプライアンスに関する主催者側の対策

□ 写真・動画の利用目的を参加者と施設に説明する。
□ SNSや採用サイト掲載前に必要な同意を参加者と施設から得る。
□ 個人情報が写り込んでいないか確認する。
□ ライブ配信は施設ルールに従って実施する。
□ 商用撮影は事前に施設へ相談しておく。

コンプライアンスに関する事前の確認事項

■ 写真・動画撮影の可否
■ SNS投稿に関する施設ルール
■ ライブ配信の可否
■ 商用利用・採用広報利用の条件
■ 撮影機材の持ち込み条件

【5】ゴミ処理・片付け

内定式後の懇親では、軽食の容器やペットボトル、配布資料など、多くのゴミが発生します。

ゴミ処理・片付けに関するルールは会場によって異なるため、設定された利用規約に従って分別・清掃・備品の復旧まで行いましょう。

ゴミ処理・片付けに関する主催者側の対策

□ ゴミの分別方法を参加者へ案内する。
□ 片付け担当・原状回復担当を決める。
□ テーブル・椅子を式典前の状態へ戻す。
□ 備品・貸出機材の返却漏れを確認する。
□ 利用時間内に清掃・退室を完了する。

ゴミ処理・片付けに関する事前の確認事項

■ ゴミの分別・回収ルール
■ ゴミ袋・清掃用品の有無
■ 原状回復の範囲
■ 備品破損時の補償条件
■ 清掃オプションの有無・内容

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