秋の展示会シーズンに効く、会場近くの商談スペース・控室の押さえ方

展示会を開催する際、商談スペースのほか、スタッフの休憩や打ち合わせのための控室が必要になります。

そこで活用したいのが、会場周辺の貸切レンタルスペースです。

本記事では、展示会の開催に役立つよう、会場近くで商談スペース・控室を押さえる際のポイントや注意点をご紹介。

さらに、展示会での商談を成功させるための運営ガイドとして、「アポ設計」「1日の枠の組み方」「スペース運営者への確認用テンプレート」も掲載していますので、今後の準備にご活用ください。

展示会の商談スペース・控室としてサブ会場を押さえる目的

展示会では、ブース内だけで商談を完結させるのが難しい場合、別の場所に商談スペースを設ける必要があります。

また、場合によってはスタッフの休憩所やカタログ・サンプルなどの一時保管場所も必要になるでしょう。

そのため、「サブ会場」として展示会場近くに貸切スペースを確保しておくと、当日の運営がスムーズです。

主要展示会場別のサブ会場を押さえるポイント

なお、展示会場そのものにも商談室や会議室が用意されている場合がありますが、展示会場内の施設だけで必要な商談枠をすべて確保できるとは限りません。

したがって、「展示会場内の商談スペース」と「会場近くの貸切スペース」を組み合わせれば、予約枠の不足や突発的な商談にも対応しやすくなります。

商談スペース・控室にレンタルスペースがおすすめな理由

展示会場の商談スペース・控室としてレンタルスペースがおすすめな理由には、以下のようなものがあります。

1. 1時間単位など短時間でも予約しやすい
2. 無人運営なら利用コストを抑えやすい
3. 用途に応じて柔軟に活用しやすい

それぞれのメリットを簡潔に紹介します。

1時間単位など短時間でも予約しやすい

レンタルスペースの予約サービスでは、1時間単位の時間レンタルに対応しているケースがあります。

また、1日単位で借りられるスペースもあり、物件によって利用できるプランが異なります。

そのため、展示会当日のアポに合わせて必要な時間だけ利用することも可能です。

もちろん、条件が合えば1日だけでなく2〜3日間など会期にわたって利用できる物件もあります。

無人運営なら利用コストを抑えやすい

レンタルスペースによっては、スタッフが常駐しない無人運営を採用しています。

そのため、手厚いサービスが受けられるホテルやレストラン、コンベンションセンターなどと比べるとコストが抑えやすいかもしれません。

スタッフによるサービスを必要としない商談であれば、コストを抑えたシンプルな利用ができます。

ただし、すべてのレンタルスペースが「無人＝安い」というわけではありません。

立地、広さ、設備、曜日、時間帯、最低利用時間などによって料金は変わるため、1時間あたりの料金だけでなく、展示会期間中の総額で比較しましょう。

用途に応じて柔軟に活用しやすい

レンタルスペースには、会議室だけでなく、コワーキング個室、ラウンジ風スペースなどさまざまなタイプがあります。

そのため、商談やスタッフ休憩、備品の保管など用途に応じた柔軟な活用ができるのも魅力です。

レンタルスペース活用例

• ○ 来場者との個別商談

• ○ 重要顧客との打ち合わせ

• ○ 販売スタッフの休憩

• ○ カタログやサンプルの一時保管

• ○ 展示会終了後の社内ミーティング

このように当日の状況に応じて使い分けられます。

ただし、商用利用、荷物保管、飲食、撮影などの可否はスペースごとに異なるため、予約前に対象となる物件の利用規約を確認しておきましょう。

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商談スペース・控室に利用するレンタルスペースの予算目安

※実際の料金は地域、規模、立地、設備、曜日・時間帯、最低利用時間、利用プランなどによって異なります。
※1日貸切の時間数や3日間利用時の割引条件もスペースによって異なるため、予約前にご確認ください。

上記は、展示会場周辺でサブ会場としてレンタルスペースを利用する場合の概算目安です。あくまでも予算枠を設定する際の参考値としてご利用ください。

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商談スペース・控室に利用するレンタルスペースの押さえ方

ここでは、展示会場近くで商談スペース・控室としてレンタルスペースを押さえるときのポイントを紹介します。

1. 展示会場からのアクセス
2. 適切な広さとレイアウト
3. 室内の静かさと機密性
4. 用途に応じた機材・設備
5. 荷物の一時保管の可否
6. 利用時間延長のしやすさ
7. 当日・短時間予約の可否
8. 飲食の提供や持ち込み

それぞれの項目では事前の確認事項や主催者側の準備についてもまとめていますので、これから物件を選ぶ際の参考にしてください。

【1】展示会場からのアクセス

展示会場周辺でレンタルスペースを押さえる場合は、距離や所要時間だけでなく、「来場者が迷わず到着できるか」まで確認しましょう。

特に重要な顧客との商談では、移動に時間がかかる会場より、展示会場からアクセスしやすい場所を優先するのもポイントです。

【2】適切な広さとレイアウト

レンタルスペースは、単純に「最大○名」という定員だけで選ばないことがポイントです。

商談スペースとして利用する場合は、顧客、営業担当、技術担当など、商談に参加する人数を想定し、さらにカタログやサンプルを広げるスペース、パソコンを置く場所なども考慮しましょう。

たとえば、2～4名程度の商談なら個室型の会議室でも十分ですが、顧客側の参加者が多い場合や、製品デモを行う場合は、テーブル周辺に余裕のあるスペースが適しています。

また、スタッフの休憩や資料整理、控室などとして使用する場合も必要な広さが変わるため、上記の表を参考に用途に合った広さを検討しましょう。

【3】室内の静かさと機密性

展示会の商談では、製品価格、導入条件、契約内容など、ブース内では話しにくい情報を共有することがあります。

特に、価格交渉や重要顧客との商談では、オープンスペースよりも、扉を閉めて会話できる完全個室タイプが向いています。

一方で、「防音」と表示されていても、すべての音が遮断されるとは限りません。

施設側が示す防音・遮音に関する説明や利用条件を確認し、できるだけ実際の環境を下見して判断することが大切です。

【4】用途に応じた機材・設備

商談スペースとして利用する場合は、オンラインデモやプレゼンなどに使用するホワイトボードやモニター、Wi-Fi、電源などが必要になります。

スタッフ休憩のための控室であれば、Wi-Fiのほか、電子レンジや電気ケトルなどがあると便利です。

特にWi-Fiは「利用できる」というだけでなく、複数のスタッフや顧客が同時に接続する場合を想定しておきましょう。

【5】荷物の一時保管の可否

レンタルスペースにカタログやパンフレット、製品サンプル、営業資料、スタッフのバッグなどを保管したい場合は、一時保管の可否を確認しましょう。

ただし「利用時間中に荷物を置いておけるか」と「利用時間終了後も置きっぱなしにできるか」は別です。

【6】利用時間延長のしやすさ

商談スペースとして利用する場合は、予定時間内に商談が終わらないケースもあります。

また、スタッフ控室として利用する場合も、ミーティングや顧客との通話などが長引くこともあるでしょう。

そのため、延長利用の可否だけでなく、スマートフォンなどからその場で延長手続きができるかも確認しておきましょう。

【7】当日・短時間予約の可否

展示会では、事前に予定していた商談だけでなく、ブースで初めて接した来場客から「もう少し詳しく話を聞きたい」と言われることがあります。

こうした突発的な商談に備えるなら、会期中に利用できる補助的な商談スペースも別に確保しておくとよいでしょう。

あらかじめ確保しておくメインの商談スペースとは別に、短時間で予約できるスペースを候補として持っておけば、急な商談にも対応しやすくなります。

【8】飲食提供や持ち込み

商談時に顧客に飲食を提供したり、スタッフ休憩時に飲食を持ち込んだりする場合は、施設ごとのルールに沿って対応することが求められます。

たとえば「飲食は可能だが軽食とペットボトル飲料のみ」など、飲食に関するルールはレンタルスペースによって異なるため、事前に詳細を確認しておきましょう。

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展示会での商談を成功させるための運営ガイド

ここでは、展示会での商談を成功させるための運営ガイドとして、「アポ設計」「1日の枠の組み方」「スペース運営者への確認用テンプレート」をまとめています。

ぜひ、自社の展示会で活用できる内容をアレンジしながら、実際のイベントに向けた企画や準備にお役立てください。

商談機会を増やす「アポ設計」の2大アプローチ

展示会での商談は、「会期前にアポを設定しておく方法」と「会期中に新規の来場者を商談へ導く方法」の2つに分けられます。

この2パターンを組み合わせることで、事前に確定している商談と、展示会ならではの新しい商談の両方に対応できます。

展示会当日における「1日の枠の組み方」のイメージ

商談スペースを1日単位で確保するなら、予約時間を漫然と使うのではなく、あらかじめ時間枠を設定しておくと効率的に運営できます。

たとえば1時間の枠なら、45分を商談、15分を成約処理・入れ替え・片付け・次の商談準備などに充てます。

すべての枠を商談で埋めてしまうのではなく、休憩や資料整理、打ち合わせなどに使える時間も考慮しておくと、展示会当日の運営を円滑に進められます。

また、展示会では、予定外の商談やブースでの対応が発生するため、すべての商談枠を事前アポで埋めないことです。

いくらか余白を残しておくと、貴重な商談機会にも対応しやすくなります。

1日の運営をスムーズにするポイント

○ 会期前アポは時間帯をあらかじめ確定する。
○ 当日の案内用に空き枠を残しておく。
○ 商談と商談の間にインターバル（合間）を設定する。
○ スタッフの休憩・昼食時間も並行して確保する。
○ 商談終了後の資料整理や次の準備時間を確保する。
○ 延長が発生した場合に備えて、予約枠に余裕を持たせる。

レンタルスペース予約時の事前確認用テンプレート

展示会のサブ会場としてレンタルスペースを予約する際は、「空いているか」「何人入れるか」だけでなく、実際の運用内容に沿って確認しておくことが大切です。

特に連続利用や法人利用では、一般的なイベント利用とは異なる条件や制限が発生する可能性があるため、事前に詳しい利用規約を確認しておきましょう。

また、スペース運営者に問い合わせる際は、「展示会で使います」だけでなく、「○名の営業スタッフと顧客が利用し、商談・資料説明・スタッフの一時休憩に使用します」など、実際の利用方法を具体的に伝えたうえで相談するのがおすすめです。

レンタルスペース予約時の事前確認ポイント

○ 確認したい内容をピックアップして事前にまとめておく。
○ 実際の利用方法を伝えたうえで、確認したい内容を明確に尋ねる。
○ スペースの概要や特記事項、利用規約を確認したうえで、必要な事項を追加で確認する。

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商談スペース・控室にレンタルスペースを利用するときの注意点

レンタルスペースの利用で失敗しないよう、ここでは気をつけておきたい注意点を紹介します。

1. スペースへの入退室方法
2. 商談相手の案内・誘導
3. 商談の機密情報・資料管理
4. 商談枠の重複・予約管理
5. 顧客用・スタッフ用の使い分け
6. ゴミ処理・片付け・撤収のルール

それぞれの項目でまとめた、主催者側の対策と事前の確認事項もあわせてご参照ください。

【1】スペースへの入退室方法

展示会期間中は、営業担当者やスタッフが短時間で入れ替わるため、レンタルスペースへの入室方法を全員が把握しておく必要があります。

特に無人運営のスペースでは、スマートロックやキーボックスなど、施設によって入室方法が異なるため、担当者だけでなく案内スタッフにも共有しておきましょう。

入退室に関する事前の確認事項

■ スマートロック・キーボックス・鍵などの入室方法
■ 受付やスタッフへの入室手続きの有無
■ 予約時間より前に入室できるか
■ 商談相手を含めた入室方法・入室手順
■ 退室時の施錠・鍵の返却方法
■ 入退室トラブルが発生した場合の緊急連絡先

入退室に関する主催者側の対策

□ 商談担当者に入室方法を共有する。
□ 退室時の施錠・鍵の返却担当者を決めておく。
□ 初回利用時は時間に余裕を持ってスペースに到着する。

【2】商談相手の案内・誘導

展示会場からレンタルスペースへ商談相手を案内する場合は、住所だけを伝えるのではなく、実際に迷わず到着できる情報も用意しておきましょう。

特に展示会場周辺は、駅や展示ホールの出入口が複数あることもあり、迷いやすいため、展示会場からのルートや目印を事前に確認したうえで伝えておくことが大切です。

案内・誘導に関する事前の確認事項

■ 建物名・スペース名・住所
■ 建物入口やエレベーターの場所
■ 商談相手が迷いやすいポイント
■ 道順を案内する際に利用できる目印

案内・誘導に関する主催者側の対策

□ 商談相手へ建物名・住所・スペース名・入室方法を事前に伝える。
□ 必要に応じて地図や写真などを使って案内する。
□ 担当者の連絡先を商談相手へ共有しておく。
□ 商談当日に案内担当者が連絡を取れる状態にしておく。

【3】商談の機密情報・資料管理

商談スペースやスタッフ控室では、価格表、提案資料、顧客情報など、外部へ漏らしたくない情報を扱う機会もあります。

レンタルスペースでは、退室直後に別の利用者が入室することもあるため、資料やホワイトボードの内容を残したまま退室しないよう注意しましょう。

また、モニターやパソコンを使用した場合は、アカウントやクラウドサービスからログアウトすることも重要です。

機密情報・資料管理に関する事前の確認事項

■ 前後の利用者との入れ替わり方法
■ 荷物や資料を一時的に置ける場所
■ Wi-Fi利用時の接続条件

機密情報・資料管理に関する主催者側の対策

□ 商談終了後に価格表や顧客資料を回収する。
□ ホワイトボードの記載内容を消去する。
□ モニターに表示した資料を閉じる。
□ パソコンやクラウドサービスからログアウトする。
□ 貴重品や機密資料をスペースに置きっぱなしにしない。
□ 商談相手が退室した後、室内を最終チェックする。

【4】顧客用・スタッフ用の使い分け

同じレンタルスペースを商談スペースとスタッフ控室として活用する場合は、在室時の使い分けを考慮しながら利用しましょう。

たとえば商談中にスタッフが出入したり、スタッフの話し声が商談室に漏れたりすると、営業担当者も顧客も集中できません。

使い分けに関する事前の確認事項

■ 利用人数に応じた適切な広さ
■ 荷物やスタッフ用品を置ける場所
■ 飲食物の持ち込み可否
■ 商談中のスタッフの出入りに関するルール
■ 休憩利用時の飲食・ゴミ処理のルール

使い分けに関する主催者側の対策

□ 商談用と休憩用の利用時間を分ける。
□ 商談中はスタッフの出入りを控えるよう共有する。
□ スタッフの荷物をまとめて管理する。
□ 休憩時の飲食ルールを決めておく。
□ 商談における機密情報の管理を徹底する。

【5】ゴミ処理・片付け・撤収のルール

ブースから持ち込んだカタログや包装材、商談時の飲食ゴミなどは、利用者が廃棄したり持ち帰ったりするのが、レンタルスペースにおける基本です。

また、退室時は次の利用者がすぐに使えるよう、資料や備品を回収し、室内を入室時の状態に戻しておくことも忘れないようにしましょう。

ゴミ処理・片付け・撤収に関する事前の確認事項

■ ゴミの分別・処理方法
■ 展示会ブースから持ち込んだゴミの処理可否
■ カタログ・包装材・飲食ゴミの持ち込み条件
■ ゴミ袋・清掃用品の有無
■ 清掃オプションの有無
■ 机・椅子などの原状回復ルール
■ 備品・設備を元の状態へ戻す範囲

ゴミ処理・片付け・撤収に関する主催者側の対策

□ ルールに従って適切に対応する。
□ 室内を最終チェックしてから退室する。

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用途に応じた柔軟な活用ができるほか、1時間単位など短時間からでも予約しやすく、空きがあれば当日の急な予約にも対応できます。

ただし、スペースごとに利用条件や利用規約が異なるため、実際の用途に適した物件なのかを確認することがポイントです。

また、アクセスやキャパだけでなく、室内環境や設備、機密性などの条件も見極めながら、商談スペース・控室に最適なスペースを見つけましょう。

ぜひ、本記事で紹介した利用時の注意点や運営ガイドも参考にして、これからの企画や準備にご活用ください。

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