幹事って面倒で大変ですよね。失敗するとがっかりされたり、怒られたり・・・。
飲み会が成功するか否かは幹事にかかっていると言っても過言ではありません。
でも心配無用です！
スマート幹事とダメ幹事の違いを知っていれば安心です。
幹事をスマートにこなして、一目置かれるチャンスです。
１.最初にやることはこれ！「予算」「日程」「人数」の確認
お店を確定させるために必須な条件はこの3つ。
全部が決まっている場合は、お店選びは簡単ですが、
どれかが欠けることで、候補が複数になってしまいます。
予算は参加者の人数やお店によって変わるもの。会社の経費などの場合は心配いりませんが、
プライベートで集まる場合は、参加する側もおおよその予算感を想像しています。
思ったより高いと、幹事のお店選びが悪いという人も少なくないので注意が必要です！
２.大変な日程調整もスマートにこなす！ツール利用のすすめ
空いている日程が全員で一致している場合は問題なし。
ただ、日程の調整が必要な場合がほとんどではないでしょうか？
そんなとき、スマートな幹事はツールを活用しています。
スケジュール調整に便利なツールはこれ。
調整丸 https://chosei.gnavi.co.jp/
使い方はとっても簡単！
イベントの内容と候補日を登録すると、簡単にイベントページが作成されます。
ここまでで所要時間約2分。
後は、URLと締め切りを参加者に通知して回答をもらうだけ。
ただ、ここで注意する点がひとつ！
このような便利ツールは、参加者やその出欠が丸わかりです。
出欠席を他の人に知られたくない参加者がいる場合は配慮して下さいね。
３.細かい気配りで差が出る！お店選びのポイント
全員の希望を通すことは難しいので、どこにポイントを置くかを判断しましょう。
・参加者の好き嫌い
主役だったり、上司だったりの好きな物を選んでみる。
または嫌いなものだけは避ける配慮、これ基本です！
・アレルギーへの配慮
甲殻類や卵などのアレルギーを持っている人もいます。
そこも配慮できているのがスマート幹事。
・飲める人、飲めない人
飲める人と飲めない人の割合、把握していますか？
飲み放題を頼むためには、コース料理を頼む必要があるなど制限もあり、
かえって飲み放題よりも、アラカルトで注文する方がコスパが良いことも。
・女性への配慮
冬場などで女性がブーツを履いている場合、座敷席は意外と靴の脱ぎ履きが手間になります。
逆に子連れの参加者が多い場合は、座敷があるほうが喜ばれる傾向もあります。
・下見も重要
大人数での宴会などの場合、やっておきたいのが下見！
電話では大人数も入れますと言われたので安心していたら、
実際は狭くてキツキツなんてことも。
会社の忘年会など、重要な任務の場合は、事前に利用してみるのが理想ですね。
日頃のコミュニケーションで情報を押さえておくのもスマート幹事のなせる技。
同窓会や結婚式の二次会など、好き嫌いがわからない場合は、色々なジャンルの料理があるお店を選ぶのがオススメです！
４.準備の最終段階！参加者へのメールでの案内
場所が決まったら、参加者の皆さんへの案内です。
メールでお知らせするのが一番手っ取り早い方法ですが、
年配の人には地図を印刷して配るのも喜ばれます。
スマホやパソコンが使える方には、
お店の地図のページのURLと開始時間を送ってあげればよいでしょう。
参加費が必要な飲み会については、
お金の集金方法なども事前に告知してあげることで、
問い合わせや当日の改修回収の手間が省けます。
さらにできるスマート幹事は、開催の2日前ぐらいに、
改めて当日の時間や場所を伝えるリマインドメールをしています。
ちょっとした配慮をすることで参加者からの印象はぐっと良くなります。
５.まとめ
いかがでしたでしょうか？
スマートな幹事は、ほんの少しだけ押さえているポイントがありますよね。
参加してもらう人が全員楽しめる飲み会が理想ですが、なかなか難しいものです。
次回は、当日にスマート幹事がしていることにスポットを当ててみたいと思います。
これをするだけで、参加者の満足度がアップ！さて、そのポイントとは？
お楽しみに。