【サークルの幹事必見】追いコンのやり方とサプライズを成功させるための大事なポイント！
目次
【卒業シーズン到来！先輩を送る大切な追いコンの幹事を任された！】
お世話になった先輩に感謝の気持ちを込めて素敵な追いコンにしたいが、どんな事をすれば喜んでくれるだろうかと幹事を任された人は頭を抱えこむ時期がきたのではないでしょうか。
そんな後輩の方々に読んでほしい、追いコン幹事のおさえておくポイントをまとめました。
〈忘れられない追いコンの要素とは〉
どのような追いコンにするか考える時に気にしてほしいのが、忘れられない追いコンにするための要素とはなんだろう、ということです。
ただの飲み会ではありませんので普段とは違った要素を取り入れなければなりません。
予算や時間、会場を選ぶにも一苦労でとても大変な作業です。しかし一番の悩みはやはりアイデアです。
プレゼントを用意したり、動画で先輩へのメッセージを残してみたり、フラッシュモブのようなサプライズを仕掛けるのも面白いと思います。
どのように仕切っていけばいいのか、順を追って確認していきましょう。
【日程を決めて、連絡しよう】
〈日程の決め方〉
日程を決めるには候補日を何日も出して一番参加者が多い日に決めるのが良いでしょう。候補日は多ければ良いですが余りにも遠い日程を組んでもそこまでの予定がわかる人も少ないのでできれば１ヶ月以内、長くても２ヶ月以内ぐらいの期間で日程調整をしましょう。
しかし、数人の飲み会であれば日程調整も楽ですが、追いコンともなると、参加人数はかなり多くなるでしょう。そんな人数の日程調整をしようと思えばかなり大変な作業です。
そこで日程調整に便利なアプリを使って全員の出欠状況が一発でわかるアプリを使うことをおすすめします。日程調整アプリの『調整さん』が便利です。
ログインせずに利用できて、PCとスマホどちらでも使えますし、これで全員の出欠がひと目でわかります。
使い方は日程の予定日を入力後、イベント名、会場などの情報を入力すればそのイベントのURLが作成されます。そのURLを伝えてあとは各自URLから希望の曜日を選んでもらうだけです。
〈連絡をしよう〉
連絡相手は後輩・同期・先輩・OBとたくさん連絡しなければならない人がいますので、全員に電話で連絡していたら時間がかかってしまいます。
LINEのグループ機能を使えば一回入力するだけで全員にメッセージを送ることができますので、是非活用するべきです。グループラインでは何人が既読したかもひと目で分かりますので、全員が見てないときは、もう一度メッセージを送って目を通してもらうようにしましょう。
【貸切できる場所を探そう！】
日程が決まったら、貸切できる場所を探しましょう。
エリアと業態をわけて、ご紹介します！
〈貸切できる飲食店〉
渋谷エリア
引用元：Icon （アイコン） – 渋谷/ラウンジ [食べログ]
渋谷貸切パーティICON(アイコン)
JR渋谷駅徒歩５分、飲み放題貸切プラン２５００円～
イベント事に便利なプロジェクターの貸出や、DJブースも無料で使えて、最大１８０人までの貸切が可能です。
DJブースがあるフロアと、テーブルエリアが分かれているので、ゆっくり話すこともできます。
引用元：Cheese Dish Factory 渋谷モディ店 【Hot Pepperグルメ】
Cheese Dish Factory 渋谷モディ店
山手線渋谷駅より徒歩３分、眺望の良い店内で50名から貸切ができます。店内は落ち着いた雰囲気なので大人な雰囲気の追いコンにはピッタリです。
〈カラオケ〉
新宿エリア
カラオケ パセラ 新宿本店
新宿役所隣 アルタから３分 専属スタッフが下見から相談、パーティ当日までしっかりサポートしてくれます。パセラ名物ハニトーにメッセージを添えて大切な先輩へメッセージを送ることも可能です。
水道橋エリア
引用元：シャバダバダ 【Hot Pepperグルメ】
シャバダバダ
JR飯田橋駅徒歩１分 ２５名から５０名までの貸切可能。ソファやミラーボール完備で盛り上がる事間違いなし。
２時間歌って飲み放題コースや３０名から貸切コース２時間飲み放題プランなどもあります。
〈貸切できるスペース〉
飲食店を貸切るほど人数が集まらない！というサークルには、レンタルスペースがおすすめです。
レンタルスペースとは？
イベントスペースや、パーティースペースなど、主に箱貸しがメインで借りられるスペースのこと。
レンタルスペース専門の検索サイトもございます！レンタルスペース検索サイト「スぺなび」
渋谷エリアだとこのようなスペースがあります☆
カラオケと変わらない設備で、カラオケよりも安く長く楽しめます♪
【渋谷駅徒歩4分】Lounge-R 渋谷
合わせて頼むと便利！ケータリングサービス
ケータリングとは様々な商品を出前することです。以前からあったそばや寿司、ピザなどもケータリングの一種ですが、目の前で調理してくれたり暖かいものを食べられることを指したりします。
オススメのケータリングサービスは『みんなのシェフ』です。キッチンやレンタルスペースに出張しその場で調理温かいお料理を提供してくれます。シェフの派遣や設置・引き取りまですべて０円で素敵なパーティを行うことができます。
【当日までにやらなければいけないこととは】
〈段取りと役割分担〉
イベント当日の主な役割分担は『運営』と『進行』です。運営はイベント会場に来場してきた人をスムーズに快適に過ごしてもらえるようにするのが役割です。
進行はイベントのプログラムをスムーズに進める事が役割です。
タイムスケジュール
進行を任された人はしっかりとタイムスケジュールを決め何時何分からこのイベントをし、何分で終わらせて、次のイベントは何時何分からとスムーズに行くように時間配分などを考えましょう。
役割分担をリストアップ
役割分担には細かく分けると運営のマニュアルを作成してもらうスタッフや、当日の受付スタッフ、イベント会場の様子に応じて誘導をしてくれるスタッフなど様々な役割分担があります。
しっかりと連携が取れていないとグダグダな追いコンになってしまいますので、当日までに運営を手伝ってくれるスタッフや後と綿密な計画をしておきましょう。
スピーチ
スピーチをお願いする人には事前に依頼しておきましょう。当日いきなりお願いするのは失礼です。事前に依頼をしておいて時間もはっきりと伝えておきましょう。
スピーチの時間は３分程度が良いでしょう。当日は気分も盛り上がってきて３分と言っていたのに５分も６分も話してしまう人もいますので短めにお伝えしておきましょう。
〈出し物やプレゼントの準備〉
最後に出し物やプレゼントの準備もしっかりしておきましょう。出し物は例えばダンスサークルであれば下級生全員でのダンスやフラッシュモブ、演劇サークルなら短いお芝居をしてみるのもいいかもしれません。漫才や、コントなども出し物としてはオーソドックスですね。
またお世話になった先輩へのプレゼントも用意しておきましょう。事前に先輩の好きなものや好みのものなどをさりげなく聞いておきプレゼントすると喜んでもらえるでしょう。
先輩の人数が多い場合などはそのサークルにちなんだオリジナルグッズをプレゼントとして贈ると喜ばれます。
【まとめ】
幹事は色々決めゴトや後輩・スタッフとの連携など大変な事ばかりですが、あまり緊張しすぎてガチガチになってしまってもいけません。
追いコン成功への秘訣は送る側も送られる側も一緒に楽しめることが一番大切です。頑張ってください！！
合わせて読みたい！
参照：喜ばせよう！先輩思いの後輩が追いコンで贈っているサプライズアイデア7つ
参照：[イベント運営] 当日の役割分担 – 「運営」と「進行」って？
レンタルスペース・貸し会議室検索サイト【スペなび】
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