内定者懇親会・サマーインターン会場の選び方（座談会・ワークショップ・懇親まで）

内定者懇親会・サマーインターンといった採用イベントには、どのような会場が適しているのでしょうか。

内定候補者を迎える重要なイベントだからこそ、用途に合った適切な会場を選びたいものです。

そこで本記事では、初めて採用イベントを運営される方にもご活用いただけるよう、内定者懇親会・サマーインターンの会場選びについて解説。

さらに、当日の進行に役立つタイムライン例やアイスブレイク案のほか、外部会場を利用する場合の注意点についても紹介します。

内定者懇親会・サマーインターンが開催される会場例

内定者懇親会やサマーインターン、内定者の顔合わせイベントでは、企業説明や自己紹介のほか、座談会やグループワーク、交流会などを行うことがあるため、複数のプログラムが同時に併設できる会場が適しています。

社外会場を利用する場合の予算目安

社外の会場を利用する場合は、予算相場を参考にしながらイベント全体の予算を組みましょう。

ポイント

• ●貸会議室はコストを抑えながら、ワークショップやグループワークが開催できる。
• ●多目的スペースは用途に合わせたイベント性の高いプログラムが企画できる。
• ●ホテル宴会場は重役の同席などフォーマルな場にも向くが、費用は高くなる傾向がある。

尚、会場費には飲食代・設備利用料などは含まれませんので、会場ごとに料金やシステムをご確認ください。

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内定者懇親会・サマーインターンに適した会場の選び方

内定者懇親会やサマーインターン、内定者の顔合わせイベントでは、座談会・ワークショップ・内定者同士の交流などを同時に実施する場合があります。

そのため、できるだけ同じ会場でイベントが完結できるよう、ここでは同空間での開催を前提にした選び方を紹介します。

1. 参加者が訪れやすいアクセスか
2. 参加人数に適した広さがあるか
3. 企業ブランディングに合っているか
4. 必要な設備は揃っているか
5. 会場内レイアウトは変更可能か
6. 会場内の機密性が守られるか

各条件のポイントのほか、事前の確認事項や運営者側の準備も参考にしながら、自社のイベントに適した会場を選びましょう。

【1】参加者が訪れやすいアクセスか

社内であっても初めて訪問する場合がありますし、社外であれば土地勘のない内定者への配慮も必要です。

また、アクセスは参加率にも影響しますので、遠方からの来場まで想定した訪れやすさで会場を選びましょう。

アクセスに関する事前の確認事項

■ 最寄駅からの距離
■ 利用可能な路線数
■ 会場までの案内表示
■ エレベーターの有無
■ 周辺施設や待機スペース

アクセスに関する運営者側の準備

□ アクセスマップを作成する。
□ 集合案内を事前に送付する。
□ 当日は誘導係を配置しておく。

【2】参加人数に適した広さがあるか

どのような会場でも、狭すぎると圧迫感が出たり動線が悪くなったりします。

一方で広すぎると、参加者同士の積極的な交流が起きにくくなります。

また、座談会やグループワーク・ワークショップを行う場合は、着席人数だけでなく、イベント内容に合わせた必要スペースも考慮しましょう。

広さに関する事前の確認事項

■ 推奨利用人数
■ 最大収容人数
■ テーブル配置可能範囲
■ 共用スペースの有無
■ 荷物置き場の有無

広さに関する運営者側の準備

□ 参加予定人数を把握する。
□ プログラムに合わせた広さを設定する。

【3】企業ブランディングに合っているか

内定者懇親会やサマーインターンでは、企業文化や職場環境を伝える場でもあるため、自社イメージに合った空間を選びましょう。

たとえば、ラウンジスペースでカジュアルに過ごせる雰囲気にしたり、テラス付きの邸宅スペースでラグジュアリーなイメージにしたり。

内定者への印象につながる演出も有効です。

企業ブランディングに関する事前の確認事項

■ 内装デザイン
■ 家具や備品のセンス
■ 照明環境・自然光
■ 会場写真との相違有無
■ 自社ブランドとの親和性

企業ブランディングに関する運営者側の準備

□ イベントコンセプトを整理する。
□ 会場装飾の方向性・内容を決める。
□ 投影資料や掲示物を準備しておく。

【4】必要な設備は揃っているか

採用イベントで座談会・ワークショップ・懇親会など複数の企画を実施する場合、すべてのプログラムに必要な設備をリストアップしましょう。

もし会場に揃っていない場合は、不足分を運営者側で持ち込むことも検討しながら、その可否や条件についても合わせて確認します。

設備に関する事前の確認事項

■ Wi-Fi環境
■ プロジェクターの有無
■ スクリーンの有無
■ HDMI接続対応状況
■ マイクや音響設備
■ 電源コンセント数
■ ホワイトボードの有無

設備に関する運営者側の準備

□ 機材の接続テストを実施する。
□ ケーブル・電源の予備を持参する。
□ 機材担当者を決めておく。

【5】会場内レイアウトは変更可能か

内定者懇親会やサマーインターンで座談会・グループワークなどを併設する場合、各プログラムごとにレイアウト変更できることが条件となります。

また、受付→着席→進行→退室の一連の流れが円滑になるよう、運営者・参加者ともにスムーズな動線を確保することも重要です。

座談会のレイアウト例

社員と学生である参加者が近い距離で交流できるフレキシブル型や対面形式がおすすめです。

ワークショップのレイアウト例

グループごとのディスカッションが行いやすい島型（アイランド形式）が適しています。

懇親会のレイアウト例

自由な交流を促進するため、参加者が移動しやすい立食形式にするのもよいでしょう。

レイアウトに関する事前の確認事項

■ レイアウト変更可否
■ テーブルや椅子の数量
■ レイアウト変更時間
■ 会場内動線
■ 備品移動ルール
■ 原状回復ルール

レイアウトに関する運営者側の準備

□ レイアウト図面を作成する。
□ 進行に合わせた動線を設計する。
□ レイアウト変更担当を決める。
□ 事前リハーサルを実施する。

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【6】会場内の機密性が守られるか

内定者や内定候補者を対象としたイベントとはいえ、参加者の個人情報のほかにも、企業戦略や事業内容、採用方針など機密性の高い情報を扱いますので、会場のセキュリティにも着目しましょう。

特に、施設内に共有スペースが混在する会場を利用する場合は、外部利用者への情報漏えいリスクにも対策が必要です。

機密性に関する事前の確認事項

■ 貸切利用可否
■ 完全個室仕様
■ 防音性・防音対策
■ 共用部との距離感
■ 入退室管理方法

機密性に関する運営者側の準備

□ 個人情報の管理体制を整備する。
□ 配布資料の回収方法を決める。
□ 参加者への注意事項を共有する。
□ 関係者以外の入室防止策を講じる。

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内定者懇親会・サマーインターンの当日タイムライン例

内定者懇親会は、座談会や交流などのコミュニケーションを目的としたもの。

サマーインターンは、業界・企業への理解を深めたり、職業体験をしてもらうのが目的です。

採用イベントの内容や目的に合わせたタイムラインで、当日はスムーズかつ有意義に進行しましょう。

採用イベントの開始後におすすめなアイスブレイク3選

もし、採用イベントで参加者の緊張をほぐすためにアイスブレイクを取り入れるなら、自己紹介とともに行える簡単なものを企画しましょう。

1. 漢字一文字で自己アピール
2. 自己紹介「実は○○です」
3. わたしに起きたGood＆New

ここでは、よくあるアイスブレイクの中から、内定者懇親会・サマーインターンにおすすめなものを3つ紹介します。

漢字一文字で自己アピール

内定者に、自己紹介として漢字一文字で自己アピールしてもらいます。

プロフィールやエントリーシートだけではわからない人柄がわかるのがポイントです。

漢字一文字で自己アピールの手順

1. 「自分を漢字一文字で表すと○です」と発表してもらう。
2. 学生生活・将来像などテーマを決めてもよい。
3. その理由も合わせて発表してもらう。
4. ホワイトボードや大きな紙を使ってもよい。

自己紹介「実は○○です」

通常の自己紹介の後、内定者に「実は」な自分をカミングアウトしてもらいます。

自己紹介「実は○○です」の手順

1. 「実は○○です」と発表してもらう。
2. 3つの「実は」で2つウソを入れてもらいクイズ形式にするのもおもしろい。

わたしに起きたGood＆New

内定者に起きた「Good（よいこと）」「New（新しいこと）」を発表してもらいます。

わたしに起きたGood＆Newの手順

1. 24時間・1週間・1か月などの期間を設けて発表してもらう。
2. Good＆Newそれぞれを3択のクイズ形式にしてもおもしろい。

採用イベントで社外会場を利用するときの注意点

内定者懇親会やサマーインターン、内定者の顔合わせといった採用イベントで社外会場を利用する場合は、マナーやガイドラインに沿った運営が求められます。

1. 騒音・音漏れ
2. 延長利用・時間厳守
3. コンプライアンス
4. キャンセルポリシー
5. 飲食の提供
6. ゴミ処理・清掃

自社開催とは異なる運営であることに留意しながら、ミスやトラブルを回避しましょう。

【1】騒音・音漏れ

採用イベントでは自己紹介や企業説明、座談会、懇親会などで参加者・運営者ともに発言の機会があります。

また、アイスブレイクやグループワークなどを行う場合は、話し声のほかに拍手が起きたり、作業音が発生したりします。

たとえ貸切利用であっても、会場内の音量が外へ漏れると騒音クレームとなるため近隣への配慮を心がけましょう。

騒音・音漏れに関する対策

□ 音響設備の事前リハーサルを実施する。
□ 会場の外から会場内の音量を確認する。
□ 当日の音量管理をスタッフ間で共有する。

騒音・音漏れに関する事前確認

■ 音響設備の利用可否・条件
■ 隣接会場や共用スペースとの距離感
■ 会場の音量ルールや利用規約
■ 夜間における利用条件や制限

【2】延長利用・時間厳守

採用イベントにおいては、プログラムの遅れや参加者同士の交流の盛り上がりで、大幅に予定時間を過ぎることがあります。

一般的に、会場を借りる場合は時間単位あるいは指定枠単位で予約するため、終了時刻を超えると追加料金が発生する場合があります。

当日になって慌てないよう、会場準備から撤収作業までのスケジュール管理を徹底し、時間に余裕を持った運営に努めましょう。

延長利用・時間厳守に関する対策

□ 当日の進行表を作成・共有する。
□ 各プログラムの所要時間を設定する。
□ 片付けを含めてスケジュールを組む。

延長利用・時間厳守に関する事前確認

■ 利用時間の範囲
■ 延長利用の可否・条件
■ 追加料金の対象基準
■ 原状回復に必要な時間

【3】コンプライアンス

採用イベントでは、写真撮影やSNS投稿に関連したコンプライアンスの遵守と参加者への周知が大切です。

会場ルールを守ることに加え、個人情報や企業情報の取り扱いについて、参加者と共有する必要があります。

コンプライアンスに関する対策

□ 撮影ルールを事前共有する。
□ SNS投稿ガイドラインを案内する。
□ 個人情報が映り込まないよう配慮する。
□ 広報利用時の同意取得を行う。

コンプライアンスに関する事前確認

■ 会場内の撮影可否・条件
■ 商用利用の可否・条件
■ SNS投稿に関する会場ルール
■ 配信や録画に関する利用規約

【4】キャンセルポリシー

各企業が採用イベントを実施する時期は重なりやすいため、早めに会場を予約する場合は、万が一の変更や中止に備えてキャンセルポリシーを把握しておきましょう。

また、開催日ギリギリに直前予約をした場合でも、通常の予約とは異なるキャンセル制限がないかを確認することも見落とせないポイントです。

キャンセルポリシーに関する対策

□ 社内決裁後に予約を確定する。
□ 参加人数を早めに把握する。
□ 変更時の連絡担当者を決めておく。

キャンセルポリシーに関する事前確認

■ キャンセル料金の発生時期
■ 日程変更の可否・可能期日
■ 会場変更の可否・可能期日
■ 悪天候時の対応・緊急連絡先

【5】飲食の提供

採用イベントに飲食をともなう懇親会や交流会を併設する場合は、会場ごとの飲食ルールに沿って提供しましょう。

たとえば「飲食可」「飲食の持ち込み可」「調理可」などと記載されていても、可能な範囲が会場によって異なるためです。

特にアルコール提供や会場内での調理がある場合は、こまかな条件まで確認しておきましょう。

飲食の提供に関する対策

□ 参加人数に合わせて発注する。
□ アレルギー情報を事前確認する。
□ 配膳や片付け担当を決めておく。

飲食の提供に関する事前確認

■ 飲食持ち込みの可否・条件
■ ケータリング利用の可否・条件
■ アルコール提供の可否・条件
■ 搬入や受け取りのルール

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【6】ゴミ処理・清掃

貸会議室や多目的スペースなどを借りた場合は、利用者がゴミ処理・清掃を行うケースもあります。

特に飲食関連のゴミは、分別や持ち帰りなどのルールがあるため注意が必要です。

ゴミ処理・清掃に関する対策

□ 指定のゴミ袋を用意しておく。
□ 分別方法を運営側で共有する。
□ 利用時間内に清掃を完了させる。

ゴミ処理・清掃に関する事前確認

■ ゴミ処理ルール
■ 分別方法の指定
■ 清掃義務の範囲
■ 原状回復の条件

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内定者懇親会やサマーインターン、内定者の顔合わせといった採用イベントを成功させるには、用途に合わせた会場選びがカギとなります。

一般的には、社内スペースのほか、貸会議室や多目的スペース、ホテル宴会場などの社外会場が利用されています。

いずれの会場であっても、「訪れやすいアクセス」「人数に適した広さ」「企業ブランディングとの親和性」「イベントに必要な設備」「レイアウト変更の可否」「会場内の機密性」を条件に、自社イベントに合った会場を選びましょう。

また、社外会場を活用する場合は、会場ごとのルールやガイドラインに沿って、マナーよく利用することも大切です。

ぜひ、本記事を参考にしながら、採用イベントの企画や準備にお役立てください。

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