会議の生産性UP！効率の良いアジェンダの書き方
会議とはみんなの時間を使って結論を出すための大切な時間です。
その会議の成功を握っているのは「アジェンダ」と言っても過言ではありません。
アジェンダを正しく理解して、正しく運用することで、会議の質が上がります。
今回は、アジェンダとは何か、アジェンダの正しい運用方法をまとめてみました。
目次
アジェンダについて
1. アジェンダとは？
会議の生産性UPのため、外せないのが「アジェンダ」です。
「アジェンダ」とは、会議の目的や議題、当日のスケジュール、参加メンバー等を記載したもの。
基本的には会議の主催者が作成します。
2. アジェンダの必要性とは？
アジェンダを作成し、事前に関連メンバーへ配布またはメール送信しておくことで、
あらかじめ会議についての情報や議論内容を全員で共有できます。
当日に会議内容等を説明する時間の無駄が省け、各自準備をして会議に入れるため、
会議の進行がスムーズになるという利点があります。
3. レジュメとの違いは？
「アジェンダ」と「レジュメ」、どちらも会議で使われる資料ですが、意味が異なります。
アジェンダ： 議事日程、議題
レジュメ ： 要約、概要
「アジェンダ」は、会議の事前に配られる、議題内容をまとめた資料であり、
「レジュメ」は、会議でプレゼンテーターが話す内容をまとめた資料のことです。
この記事では「アジェンダ」に焦点を当てて記述していきます。
アジェンダの書き方
1. テンプレートを活用し、効率的に作成しよう！
もしあるなら、それをベースにテンプレートとして使えばOK。
無いようであれば、今後のために作成しておくことをおすすめします。
インターネット上にもテンプレートをダウンロードできるサイトが色々ありますので、
そういったツールを利用するのも効率的です。
アジェンダ作成の際、次に挙げる項目は必須で入れておきましょう。
・会議の日時
・当日のスケジュール
・場所
・参加メンバー
・議題
・必要資料
・備考
スケジュールはできるだけ分単位で記載しておくのがベストです。
そうすることによって、参加メンバーに時間を意識させることができるので、
決められた時間内で効率よく会議を進めやすくなります。
また、事前に目を通しておいて欲しいデータや資料があれば添付しましょう。
当日に一から確認してもらうより、格段に時間の節約になります。
2. 事前に情報を共有しよう！
アジェンダの作成が終わったら、会議の前に配布・メール送信するなどして、
メンバー間で情報を共有しましょう。
参加メンバーはもちろん、当日出席しない関係者にも共有しておくことで、
会議後の伝達もスムーズになります。
まとめ
それぞれが貴重な時間を割いて参加する会議ですから、少しでも効率よく進めたいもの。
会議時間の短縮・生産性UPのため、アジェンダを有効活用しましょう！
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