セミナーの案内メールの例文と最適なメール送付のタイミングは

セミナーを開催することは決まったけれど、参加者にはいつ、どのように伝えれば良いのでしょうか? 今回はメールで案内するときの、効果的なメールタイトルや、本文の例文をまとめてご紹介します。

参加者を集める必要があるセミナーの案内メール

セミナーの案内はメールが最適

案内を出す方法は様々ですが、一番メインになるのはやはりメール(メルマガ)になるでしょう。
メールは作成に時間がかかるものの、一度に多くの方に届けることができるので、トータルで一番時間と労力がかかりません。
ただし、開封してもらえるか、開封してもらった後に読んでもらえるかという2つのハードルがあります。
適切な文章を選んで送りましょう。
※セミナーに申し込んでもらえるかについては、セミナー内容が影響するため、今回は触れませんので、ご了承下さい。

参加者を集める必要があるセミナーの案内メールを送る時期

参加者を募集するということになると、当然ですが参加する日程のスケジュールを抑えていただく必要があります。
タイミング的には、1ヶ月前にはご案内を送り終わっている状態が理想です。

参加者を集める必要があるセミナーの案内メールのタイトル

参加者を集める必要がある場合は、メールを開封してもらうことが、最初のハードルです。
まずは、タイトルを見た時点で、目に留まることが重要なのはわかりますよね。
多くのメールの中で、読み飛ばされることのクリックされなければなりません。

では、実際にどのようなメールがクリックされやすいかを考えていきましょう。
ここで一つ注意したいのが、メールのタイトルの文字数です。
メールソフトにはよりますが、メールのタイトルが何文字まで表示されるかを意識する必要があります。
スマートフォンでGmailを使っていたとすると、だいたい16文字くらいまででしょうか。
他のメールソフトのことも考えて、最初の14~16文字で大事なことを伝えて、開封してもらうことを目指しましょう。

◇良い例
(例1)
【無料 ◯◯◯セミナー】飲食店の集客が・・・

※無料のセミナーの場合は、無料ということは伝えたほうが良いでしょう!
 「今だけ無料」など、特別感を出すのもアリです。

(例2)
【限定◯名 ◯◯◯セミナー】飲食店の集客が・・・

※限定や緊急など、急いだほうが特典があるような言葉に影響される人は多いです!

(例3)
【◯◯◯セミナー】△△△△登壇 飲食店の集客が・・・

※知名度が高い方などが登壇される場合は、アピールするべきです。

◆悪い例
(例1)
【3/4(月)開催 ◯◯◯セミナー】・・・

※興味を持ってもらう前の段階で、日程のお知らせに文字数は使いたくありません。
 日程を書く場合はタイトルの後半または、メールの本文に書きましょう。


セミナーでどんな悩みを解決できるかを、メールのタイトルの限られた文字数でお伝えするのは難しいです。
それであれば、何のセミナーの案内なのか、メールを受け取る人がどんなことを気にするのか(費用面なのか)を意識してタイトルを作るといいでしょう。

セミナーの詳しい内容(何に困っている人に対して、どのように解決できるのか)等は、メールの本文で記載するようにしましょう。

参加者を集める必要があるセミナーの案内メールの例文

株式会社△△△
◯◯◯◯様

株式会社□□□□□の◯◯です。

◯◯について悩みを持たれている方を対象とした、◯◯◯セミナーを開催いたします。

当日は、弊社の◇◇◇◇が登壇し、◯◯◯の基本的な部分から、問題を解決するため具体的な手法について、実際の成功事例をご紹介しながら解説いたします。

<対象>
・◯◯の運用がうまく行かず悩んでいる方
・◯◯についての最新の情報を知りたい方
・◯◯のコストを下げたいと考えている方

<日時>
3月4日(月)15:00~16:30(受付開始14:30)
3月5日(火)13:00~14:30(受付開始12:30)
※ご都合の良い日にご参加下さい。

<会場>
セミナールームAAA
住所
東京都渋谷区◯◯◯
http://www.sample.jp/access

<費用>
無料

<申込み方法>
参加をご希望の方は、以下の申込みフォームからご応募ください。
http://www.sample.jp/seminer

<セミナーに関するお問い合わせ>
ご不明点などがございましたら、以下からお問い合わせください。
http://www.sample.jp/contact


上に記載した内容が網羅されていれば、基本的にはOKではないでしょうか。

やはり大事なのは、メールを受け取る人の立場に立つことです。
まずは、どういった悩みを持った人を対象にしているセミナーであることをなるべく具体的に書くことを忘れないようにしましょう。

自分が持っている悩みがあり、それを解決する方法を知ることができるのでは?という思いをもって、初めてセミナーに参加しようと考えます。
実際に悩みを持っていない人に来てもらっては、参加する側も、セミナー開催する側も良いことは一つもありません。

参加が決定している人に送るリマインドメール

リマインドメールを送りましょう

セミナーの申込みがあってからセミナー開催までは少し時間が経ってしまうことがあります。
有料セミナーの場合はもちろんのこと、無料であってもせっかく参加いただける方には、参加の前にリマインドメールを送ってあげると良いでしょう。

リマインドメールは、1周間前から前日にお送りするのが良いでしょう。

参加が決定している人に送るリマインドメールのタイトル

参加日が迫っていることをご案内するメールになりますので、
具体的な日付を記載することとセミナーの内容を記載して、思い出せるようにしましょう。

(例1)
【3/4(月)◯◯◯セミナー参加のリマインド】

(例2)
【確認 ◯◯◯セミナー開催まで、あと◯日】


参加が決定している人に送るリマインドメールの例文

株式会社△△△
◯◯◯◯様

株式会社□□□□□の◯◯です。

3/4(月)の◯◯セミナーまで、あと3日になりました。

改めて、当日のご案内をさせていただきます。

<日時>
3月4日(月)15:00~16:30(受付開始14:30)

<会場>
セミナールームAAA
住所
東京都渋谷区◯◯◯
http://www.sample.jp/access

<当日のタイムスケジュール>
15:00~ご挨拶
15:10~弊社◯◯による解説
16:00~実際の成功事例のご紹介
16:15~質疑応答

<持ち物>
名刺を1枚お持ち下さい。

<セミナーに関するお問い合わせ>
ご不明点などがございましたら、以下からお問い合わせください。
http://www.sample.jp/contact

では当日、お会いできることを楽しみにしております。


参加されることが決まっていますので、リマインドメールを送る目的としては、日時や会場をあらためてお知らせすること。
当日の参加にあたって必要なことがあればお知らせすることになります。

当日に質疑応答の時間を確保していたとしても、その場では中々思いつかないものです。
質問があれば、事前に募集していくのも一つの手です。

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まとめ

いかがでしたか?

時間をかけて準備をするセミナー、多くの人に参加してもらいたいですね。
集客にかける時間や費用がない場合は、多くの人に案内できるメールが一番効率的なことが多いですので、是非取り組んでほしいと思います。
また、メールの文章を少し変えるだけで、反響がかわったりしますので、メールの内容も改善を重ねていくのをおすすめします。

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