効率の良い会議の進め方とは?無駄をなくすコツを教えます!

生産性の高い有意義な会議をしたいという悩みを抱えている人は多いのではないでしょうか。 ちょっとしたポイントを抑えるだけで、会議の成果が上がってくるものです。 前日までの準備や、当日に実施することなど、意味のある会議を開くために知っておいたほうが良いことをまとめました。

仕事を進めていく上で、会議は必要不可欠なものです。
しかし、こんな不満を抱いたことはありませんか?

「無駄に長い」
「結局結論が出なかった」
「開催時間のタイミングが悪く、他の仕事が滞る」

貴重な時間を割いて行う会議ですから、生産性の高い有意義な時間にしたいですよね。
そこで、今回は「効率の良い会議の進め方」のコツをお伝えします。
ちょっとした工夫で、会議の無駄を省くことができますよ。


◆準備編

会議は準備が大事!

1. 会議の目的を明確にしよう!

まずはじめに決めるべきことは、
「何のためにその会議を開催するのか?」ということ。
そもそも会議とは、何かしらの意思決定を行うための場です。
今回の会議の議題、決定したいことや集めたい意見などを具体的に共有し、
目的を明確にした上で段取りを進めましょう。

2. メンバーを厳選しよう!

議論内容に関係する部署のメンバーに出席してもらうのは当然なのですが、
あの人も、この人も・・・とリストアップしているうちに、大人数になるのはよくあること。
しかしそうなると、意見が出すぎて収拾がつかなくなったり、
ただ出席しているだけで発言せず、時間の無駄になっているメンバーがいたりと、
会議を効率良く進めるためにはあまり好ましくありません。
必須なのは「主催者・決定権を持っている人・議論内容に関わる部署の担当者」です。
間接的に関係している人や発言をしないと思われる人はメンバーには加えず、
会議後に内容を共有すればOKです。

3. 開催日時にも気を配ろう!

参加メンバーが決まったら、会議の日時設定に入ります。
何かと忙しい週初めや休み明けは避けるのが望ましいでしょう。
昼休み直後の時間帯も、食後の満腹感で集中力が落ちるため避けたほうが無難です。
できれば集中力が高まるとされている午前中がオススメ。
参加メンバーの都合を考慮して決めましょう。
どうしても全員が参加できる日程がない場合は、会議の開催を先延ばしにするより、
参加メンバーの中で優先順位をつけ、調整して開催したほうが効率がいい場合も。

4. アジェンダを作ろう!

効率の良い会議の進め方にあたり、外せないのが「アジェンダ」です。
「アジェンダ」とは、会議の目的や当日のスケジュール、参加メンバー等を記載したもの。
会議の主催者が作成し、事前に関連メンバーへ配布またはメール送信しておくことで、
あらかじめ会議についての情報や議論内容を全員で共有できるため、
会議当日に説明する時間の無駄が省け、会議の進行がスムーズになるという利点が。
ここでポイントになるのが、スケジュールをできるだけ分単位で記載しておくこと。
そうすることによって、参加メンバーに時間を意識させることができるので、
決められた時間内で効率よく会議を進めやすくなります。


◆当日編

会議の進行役をきめましょう!

1. ファシリテーター(会議の進行役)をセッティングしよう!

ファシリテーター(会議の進行役)は、スムーズな会議の進め方において重要なポジション。
先入観を持たず、あくまでも中立的な立場を心がけて進行をサポートすることが
ファシリテーターに求められる役割です。
議論が脱線しそうなときに軌道修正をしたり、参加メンバーからの意見をまとめたりと、
ある程度のスキルも必要となりますので、適任者を見極めた上でセッティングしましょう。

2. 時間を意識しよう! タイマーを使う

議論が白熱すると、ついつい会議の予定時間をオーバーしてしまったり、
逆に結論が出ない場合は、ダラダラと時間だけが無駄に過ぎてしまうなんてことも。
ですが、会議をスケジュール通り進行することは、効率の良さの必須条件とも言えます。
できるだけ、アジェンダで事前に共有してあるスケジュールに沿って進めましょう。
タイマーを使用してより一層時間への意識を高めるのも、会議の進め方としてはオススメ。
繰り返し行うことで、自然に時間の感覚も身についてきますよ。

3. 結論を出し、次の行動を導き出そう!

はじめに決めた「何のためにその会議を開催するのか?」の答えを導き出すこと、
また、導き出された結論に対して今後どのように行動していくべきかを明確にすること、
その2つが達成できてこそ、効率の良い会議と言えるのではないでしょうか。
問題解決・アイデア集め・意思決定など、会議の目的や種類によって、
最終的な結果のアウトプットはそれぞれ違ったものになるため、
求められている答えに合わせて会議の進め方やまとめ方を変えることが必要です。

4. 議事録を作成しよう! その他ツール・アプリ

議事録を作成するにあたり、毎回決まったテンプレートを用意しておくとスムーズです。
会議の日時・場所・参加メンバー・議題・結果の他、誰がいつまでに何をするのか等を
項目として入れ込んでおきましょう。
ボイスレコーダーで会議内容を録音しておくと、うっかり聞き逃してしまった場合にも
後から確認できるので安心です。


◆アイデア編 ~会議のマンネリ化を防ぐには?~

スタンディングミーティング
会議の効率を上げるためのコツとしてよく言われるのが、いつもと違うことを取り入れること。
その代表例を紹介します。

【スタンディングミーティング】

大手企業でも採用されている会議の進め方で、椅子を撤去し、立った状態で行う方法です。
長時間立ちっぱなしにならないよう、短時間で会議を終わらせようという意識が働き、
自然と効率の良い会議ができるようになるとか。

【いつもと違う雰囲気のスペースで開催】

会議室っぽくない雰囲気のレンタルスペースを貸し切って会議を行う方法です。
堅苦しくない場所を選ぶことでリラックスできたり開放的な気持ちになり、
いつもより発言が弾む効果が期待されます。
アイデア出しや意見収集を目的とした会議にオススメの進め方です。


◆オススメの会議室紹介

【関東エリア・少人数】

<スタンダードな会議室>


みんなの会議室 渋谷宮益坂2-2
みんなの会議室 渋谷宮益坂2-2
会議室の詳細を確認


ハイバックチェア会議室2
【淡路町B7徒歩5秒/8名】有人受付!ハイバックチェア会議室2
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秋葉原駅前会議室 ミーティングルームB
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<会議室っぽくないスペース>


三軒茶屋ドードーの空 1階
三軒茶屋ドードーの空 1階
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OHANA
OHANA
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【関東エリア・大人数】

<スタンダードな会議室>


みんなの会議室 東京駅前3階
みんなの会議室 東京駅前3階
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KoNA水道橋
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CAISPASE
CAISPASE
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<会議室っぽくないスペース>


かいりはなれ
かいりはなれ
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Mace 南青山
Mace 南青山
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【関西エリア・少人数】

<スタンダードな会議室>


ラミ南森町
ラミ南森町
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【大阪・堀江】レンタルスペース ACTBE Horie 会議室B
【大阪・堀江】レンタルスペース ACTBE Horie 会議室B
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スペース3
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<会議室っぽくないスペース>


レンタルスペース まるちゃ
レンタルスペース まるちゃ
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<なんば24h>レンタルスペースlien(リアン)ルームB
レンタルスペースlien(リアン)ルームB
会議室の詳細を確認

【関西エリア・大人数】

<スタンダードな会議室>


最大360人まで収容可能なホールスペース
ホール9A/50人~最大360人まで収容可能なホールスペース
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大阪 梅田 東梅田 駅近 徒歩6分 80名収容格安レンタルスペース貸会議室
大阪 梅田 東梅田 駅近 徒歩6分 80名収容格安レンタルスペース貸会議室
会議室の詳細を確認


大阪長堀貸会議室 6F B会議室
大阪長堀貸会議室 6F B会議室
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<会議室っぽくないスペース>


多目的レンタルスペースEden
最大80名着席、200名収容可能スペース。多目的レンタルスペースEden
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LINE-UP STORE
LINE-UP STORE for WORKSHOP/ SEMINAR / PHOTO
会議室の詳細を確認


まとめ

いかがでしたでしょうか。
会議をより良く効率的にする進め方をご紹介しました。
準備をしっかり行い、当日はスムーズな進行を目指しましょう!

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初めてでも安心!わかりやすい議事録の書き方


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