議事録とは、会議の内容・結果を記載した文書です。
会議の参加者はもちろん、参加しなかった人も、会議の内容を確認するのに役立ちます。
会社で行われる会議では、議事録作成の担当に新入社員が指名されることも多いはず。
「議事録なんて書いたことがないから、どうやったらいいかわからない・・・」
こんな心配を解決すべく、議事録の書き方のコツとテクニックをご紹介します。

 
 

議事録の必要性・役割をおさらい！

そもそも議事録は何のために作成するのか？
これを意識するだけでも、議事録の完成度に差が出てきます。

議事録を作成する最大の理由は「確認」と「共有」のためです。

会議に参加したメンバー及び関係者に対し、会議の流れと決定事項を伝え、共有する。
また、後日になって「言った言わない」の争いを防ぐためにも重要な記録となります。

とはいえ、会議の流れをただそのまま文章にするだけでは、
長文すぎて分かりづらいものになってしまうため、簡潔にまとめることを心がけましょう。

 
 

議事録の書き方のコツとテクニック

1.　テンプレートを用意しよう！

まず、会社で以前に作成した議事録があるかどうかを確認しましょう。
もしあるなら、それをベースにテンプレートとして使えばOK。
無いようであれば、今後のために作成しておくことをおすすめします。

テンプレート作成の際、次に挙げる項目は必須で入れておきましょう

・会議の日時
・場所
・参加メンバー
・議題
・決定事項や結論
・備考（誰がいつまでに何をするのか等）
・次回の会議の日程（次回の開催が決まっている場合）

これ以外にも、会議の内容によって追加すべき項目があればその都度記載します。

2.「5W1H」を意識して、簡潔にまとめよう！

読み手に伝わる文章を書くためのポイントは「5W1H」。
When：いつ
Where：どこで
Who：誰が
What：何を
How：どのように
これを意識して作成することで、読みやすくわかりやすい議事録になるはずです。

また、議事録は「ですます」調を避け、「だ・である」調で統一したほうが、
無駄に文章が長くならずに読みやすいです。
できるだけ箇条書きにするのも効果的、見た目にもスッキリした議事録になります。

3.　ボイスレコーダーを活用しよう！

議事録作成のために、ボイスレコーダーで会議内容を録音しておくことをおすすめします。
会議中うっかり聞き逃してしまったり、再度確認したい発言があったときにも、
後から確認できるので安心です。
専用のものでなくても、スマホのアプリでも対応可能です。
アプリによっては、録音した会話内容を自動的に文字に起こす機能も。
ただし精度が高くないものもあるため、少人数の会議の場合や補助的に使う程度にとどめましょう。

 
 

まとめ

議事録の作成、誰でもはじめは戸惑うものですが、慣れれば自分なりのコツが掴めるはず。
苦手意識を持たず、まずはチャレンジしてみることが大切です！

 

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投稿日：2019年12月31日
更新日：2022年12月2日 by hikita

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