【会議の効率化】4つのポイントでデキるビジネスマンに！
「働き方改革」が叫ばれる昨今、
これまでのダラダラ長引く会議から脱却して会議を効率化したい、生産性を上げたい、というのはどの企業にとっても重要な課題ですよね。
でも実際、
会議がスムーズに進まなくて困っている。
もっと会議を効率よく進めたい。
会議の責任者になったけど会議の進行方法がよくわからない。
･･･なんてお悩みの方も多いのでは？
今回はそんな方のために、会議が効率よく進むカンタンな４つのポイントを紹介します！
①会議の効率的な進め方を知る！
②会議用便利グッズを活用する！
③会議を効率化する便利なツール3選！
④会議室にこだわってみる！
それでは、順番に見ていきましょう。
目次
①会議の効率的な進め方を知る！
会議の進行具合は方法によって大きく異なります。
効率よく会議を進めるためにまずは会議の進行方法を一緒に見直してみましょう。
≪効率良く会議を進めるための心得≫
•事前に必ずアジェンダ（課題）を用意する。
•参加者を厳選する。
•議事録はそのプロジェクトに詳しい人がとる。
•何のための会議か、目的を参加者全員で共有する。
•時間通りに始め時間通りに終えられるよう、時間のマネジメントを徹底する。
•会議中、参加者は携帯電話やPCを操作しないで議題に集中する。
•会議が終わったら、決まったToDoを確認する
会議の目的を明確にするために、簡単でいいので、議題の内容、各議題にかける時間などの流れをまとめたアジェンダは前もって参加者に共有しておきましょう。
また、参加者はなるべく議題に直接かかわる少人数で、というのもポイント。
人数が多いと、様々な意見が交錯し、議論が錯綜するため、よい結論が生まれないと考えられるためです。
それに1時間の会議で、4人でよいところを8人参加すると、4時間分の労働時間が無駄になってしまいますよね。
これはAppleやAmazonといった超有名企業では徹底されているようです。
内容を知っておいてもらいたい人には、あとで議事録を共有すればOKです。
進行役は、アジェンダの時間設定に沿ってタイムマネジメントをしながら会議を進め、終了後はToDoの確認・共有も必須です！
参照元：はてなニュース
②会議用便利グッズを活用する！
会議で利用するものといったら皆さんは何を想像しますか？
ホワイトボードやプロジェクターなどが真っ先に思い浮かぶ方もいるのではないでしょうか。
会議を効率よく進めるためには、その他、思いついたことをその場でどんどん書き込め、自由に付け貼りのできる付箋は是非活用したいアイテムです。
今はホワイトボードに貼ったときに遠くからでも見えるように、会議用のB5サイズほどの大きい付箋もありますよ。
会議終了後に付箋のついたホワイトボードをデジタルカメラで撮影しておけばそのまま議事録にもなります。
また、会議時間延長防止のために ストップウォッチやタイマーなどを活用することも有効です。
Googleの会議では、大きなタイマーやその日の目標などをスクリーンに映し出すという方法を取っているんだそうです。
進行役の人やタイムキーパーだけが時間を意識するのではなく、参加者全員が嫌でもタイマーが視界に入るようにするのです。
それによって参加者全員が残りの時間を意識し、集中して議論に参加し、時間内に会議の目的を達成しようと努力することが出来るようになります。
参照元：lifehacker
③会議を効率化する便利な無料ツール3選
会議を効率化するために、アプリやツールを利用する企業も増えています。
無料で利用できるものもたくさんあるので、試しに使ってみてはいかがでしょう？
■SIGN
ブラウザ上で完結できる、議事録作成・共有ツールです。
「アジェンダを提示し、議事録を書きながら会議を行い、終了後に共有する」
という一連の作業がシンプルにシステム化されています。
見やすい議事録を手軽に作成することができるので、議事録の取り方のスキルアップにもつながります。
「重要」「宿題」「決定」などの印をつけるられるので、
後で見返したときにタスク等をすぐに把握することができる点もオススメポイントです。
■NOTE
Microsoft社が提供している、デジタルノートアプリです。
テキストはもちろん、画像や図形・表などさまざまな情報を記録することができる、幅広く活用可能なツールです。
テンプレートがあるので手軽に議事録を作成したり、PDF化したり、簡単に共有できる点もオススメポイントです。
また、入力した情報はMicrosoftのクラウドストレージであるOneDriveへ自動保存されるので、ファイル保存が必要ありません。
■CamScanner
撮影した写真を画像として保存するだけでなく、PDF化することができます。
OCR認識機能（画像内の文字をテキストデータとして認識）がこのカメラアプリの特徴です。
文字を画像の一部としてではなく、「文字」として保存できるので、画像内の小さい文字も、拡大して鮮明に見ることができますよ。
撮影した画像の余分な背景を自動で削除、保存した画像の向きや傾き、明るさも調節可能。
会議で使ったホワイトボードを撮影したり、外出先でメモや看板をパパッと撮影したりするのにオススメです。
参照元：Ferret、日刊SPA
④会議室にこだわってみる！
最後にポイントとなるのは、会議の場所を変えてみることです。
いつも同じ机といすの置いてある会社の会議室だとなかなか良いアイディアも浮かびにくいという方も多いのでは。
会議を開くにあたって、会議場所を会議室ではなく、会議室っぽくない雰囲気の場所を利用してみるのはいかがでしょうか？
いつもと違う場所で会議を開いてみることで、気分転換にもなり新鮮な気持ちで新しいアイディアもきっと浮かびやすくなるはずです！
ここではいくつかそのような例を紹介します！！
≪会議室っぽくない会議室の利用例≫
まずは三軒茶屋にあるこちらのレンタルスペースです。
こちらは三軒茶屋駅から徒歩9分のところにある、紫のウベパンケーキで話題の「ワイズカフェ」をレンタルスペースとして利用できます。
20名くらいまでの少人数であれば広すぎずちょうどよいと思います。
▼三軒茶屋 カフェ&バルY’s スペース
おしゃれなカフェのようですね。
ここで会議が開かれるとは誰も思わないでしょう。
ところが少し机の配置などをかえるだけで・・・
あっという間に会議のできる空間に早変わり。
ここなら新しい案もたくさん浮かびそうですね。
ソファーもあるのでリラックスして会議をすることができます。
コピー機やプロジェクターもあるので情報や新しい案の共有だってカンタンにできちゃいます。
そして・・・
こちらはレンタルスペース付属のキッチンです。
包丁やまな板から電子レンジに冷蔵庫、炊飯器、フライパン、コーヒーメーカーなどなど調理器具は完璧！
会議が終わった後には、近くにコンビニやスーパーもあるのでこのように付属のキッチンスペースを利用してランチパーティーだってカンタンにできちゃいます。
おはしやグラス、お皿なども人数分あるので特にランチ用に準備する必要もありません。
会議主催者としても楽ちんでうれしいですね。きっと会議参加者にも喜んでもらえるはず！！
さらに・・・それさえ面倒だと感じる方は
ケータリングサービスを利用すれば、会議後に移動をせずにリーズナブルに食事会の開催ができます。
ケータリングサービスなら準備はもちろん片付けいらずでとっても楽ちんです！
詳しくはまた後ほど紹介します。
次のスペースはテレビや雑誌でも取り上げられる人気のスペースです。
▼池尻セレクトハウス
パーティーなどで利用されることの多い非日常感のあるおしゃれな内装ですが、
ホワイトボードやプロジェクターなど会議に必要な備品が揃っているので、
会議室っぽくない会議室としても使われています。
キッチンもついているので、会議のあとそのまま懇親会をしたい場合などにぴったりです。
続いてはこちら。
▼渋谷桜丘町 508
渋谷駅南口から徒歩６分のところにあるシンプルなレンタルスペースです。
ホワイトボード、プロジェクターがついていてwifiもあり、白を貴重とした明るいフローリングのスペースなので少人数で集中して案を練り上げるのに最適です！
リーズナブルな点も利用しやすくていいですね。
次は品川駅から徒歩1分のレンタルスペースです。
▼【品川駅徒歩1分】貸し会議室
品川駅に直結しているので、雨の日でも濡れずに行くことができます。
アクセスがいいのがうれしいですね。
プロジェクター、プリンター、無線ＬＡＮ、フィグラボード（スクリーン兼ホワイトボード）など
会議に必要な備品も充実しているので効率よく会議も行えそうです。
また、飲み物やお弁当等の手配もお願いすることもできるので会議の準備に集中することができます。
最後に紹介するのは東京駅から徒歩1分のスペースです。
▼TokyoGardenTerrace
キッチンつきでゆったりとした雰囲気のスペースなので、企画案の試作をしたりお茶を楽しみながら新しいアイデアを考えるのにも向いていると思います。
もちろん会議以外にもママ会や女子会としても利用されているのでプライベートで会社の同僚や友人と利用するのもありです！
まとめ
いかがでしたか？
会議を効率的に進めたいとき、やれることって意外とたくさんありますよね。
是非参考にしてみてください！
スペなびには通常の会議室はもちろん会議室っぽくない会議室として利用できるレンタルスペースがたくさん掲載されています。
会議・女子会・ママ会・パーティーなどのレンタルスペースが格安で借りられる！レンタルスペース検索サイト【スペなび】
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※情報はあくまで記事執筆時のものです。
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