【外出先でのテレビ会議】どこでやる？おすすめの場所をご紹介
テレワークの普及に伴って、対面会議からテレビ会議やオンラインMTGへと変わってきました。
コスト削減や時間の有効活用など、大きなメリットがあるため、今後のスタンダードになっていくことも考えられます。
しかし、テレワークやテレビ会議をする場所がないというのが現状の課題でもあります。
今回は、テレビ会議を行うには、どんな場所を選べば良いのか、どのようなマナーを守れば良いのかということを解説していきます。
テレビ会議の様々な名称
コロナ渦でテレワークが広まる中で、オンライン上で行う会議のことを指す、様々な言葉が生まれました。
・テレビ会議
・ビデオ会議
・オンラインミーティング
・オンライン会議
・リモート会議
・web会議
・Zoom会議
・テレカン（テレカンファレンス/テレフォンカンファレンス/テレビカンファレンス）
・ビデカン（ビデオカンファレンス）
使用する機器などによって、厳密には名称は変わってきますが、どれもほぼ同じ意味で使われることが多い言葉です。
テレビ会議のマナー
テレビ会議においても、ビジネスマナーを守るという点では、直接対面で行う会議と変わりはありませんが、テレビ会議ならではの気遣いが必要な場面も。
自宅で行うか、外出先で行うかに関わらず、押さえておきたいポイントです。
相手に対して失礼に当たらないように、マナーを確認しておきましょう。
マイク・イヤホンの接続を確認しておく
会議が始まってから、音が聞こえないなどのトラブルにならないように、事前にマイクとイヤホンのテストをしておきましょう。
聞こえやすいマイクを利用する
パソコンの種類によっては、パソコンに内蔵されているマイクだと、相手に音声が聞こえにくい場合があります。
テレビ会議で音声が乱れることは、他の全員にストレスを与え、会議の効率が落ちてしまう原因にもなります。
マイク付きイヤホンなどを利用して、できるだけ雑音が入らず、自分の声がクリアに聞こえるように配慮しましょう。
ラフすぎる服装に注意
リモートでの会議だからといって、ラフすぎる服装はNG。
相手を不快にさせることのない服装で会議に臨みましょう。
カメラに映る範囲は決まっていますので、上半身だけ服装を整える場合には、下半身が画面に映らないようにカメラの角度に注意しましょう。
背景に気を配る
会議メンバーの背景に、生活感のあるものが映り込んだり、家族やペットが映り込んだりすると、会議に集中できなくなってしまうため、避けたいものです。
できるだけシンプルな背景で仕事を行えるように気を配りましょう。
シンプルな背景の場所がないという方は、バーチャル背景を使うのもおすすめです。
ネット環境を確認しておく
ネット環境のチェックも忘れずに。
テレビ会議は、ある程度の通信速度がないと、スムーズに通信が行えない場合があります。
他の業務が滞りなく行えても、テレビ会議になると音がぶつ切りになってしまうということもありますので、事前に確認しておくようにしましょう。
顔が明るく映るように配慮する
対面で会う時よりも、カメラを通して会議を行う時には暗く見える場合があります。
特に、背景から光が差して逆光になっている場合には、顔が暗く映ってしまいます。
ただでさえ、カメラだと表情が伝わりにくいので、相手に明るい印象を与えるための工夫も必要です。
顔の正面から光が入るように、デスクの位置を調整したり、自然光が取り入れられない場合にはスタンドライトを用意したりするのも一つの方法です。
会議に入れるかチェックしておく
テレビ会議の場合、事前に会議のURLが送られてくると思います。
会議直前になって、会議に入れないということがないように、事前に入室できるかを確認しておきましょう。
会議開始前に入室する
テレビ会議であっても、対面と同じように、会議の開始前に入室することもマナーの一つです。
リモートだからと時間にルーズになることがないよう気をつけましょう。
発言しない際にはミュート機能を使う
テレビ会議の場合、対面と違って、発言者が話している間に他の人の声や雑音が入ってしまうと、発言者の言葉を聞き取ることができません。
発言者の音声を傾聴するためにも、自分が発言する時以外は、ミュート機能を利用するようにしましょう。
タイムラグを考慮する
対面での会議と違って、リモートで行う会議においては、どうしてもタイムラグが発生してしまいます。
他の人の発言後間をとらずに話し出してしまうと、他の人と会話がぶつかってしまうことがあります。
誰かが話し終えた後には、気持ち長めに間をとって話し出すと良いですね。
プライバシー、セキュリティーに配慮する
会議を行う場合、周りの環境に配慮することが必要です。
自宅など、他の人がいない場所で行う場合は良いですが、不特定多数の人が集まる場所での会議はおすすめできません。
プライバシーとセキュリティーを守れる場所を選ぶようにしましょう。
外出先でのテレビ会議の場所の選び方
外出先でのテレビ会議の場所選びに困っているという方も多いと思います。
テレビ会議を行う際に、おすすめの場所と、避けたほうがよい場所があります。
会議の相手や会議の内容などによっても、どこでできるかは変わってきますが、一通り確認してみてくださいね！
コワーキングスペース
コワーキングスペースなどの不特定多数の人が出入りする場所では、雑音がマイクに入りやすくなり、また、会議の内容が周りに聞こえてしまう恐れもあります。
個室を使える場合には良いですが、それ以外の場合には、あまりテレビ会議にはおすすめではありません。
カフェ
カフェで仕事をしているという方も多いと思いますが、カフェは本来、仕事のための場所ではなく、コーヒーや軽食などを飲食してそれぞれの時間を過ごす場所です。
会議となると、相手に声を届けようとして、つい声を張ってしまいがちになります。
カフェに来ているお客さんの中には、静かに時間を過ごしたい人もいるので、迷惑だと感じる人もいるのです。
また、店員さんに注意されてしまう場合も。
気軽に入れるカフェですが、会議に使うのは得策ではありません。
カラオケ
テレワークやテレビ会議を行う場所として人気のカラオケ。
コロナウイルスの影響もあって、テレワークプランなどがカラオケでも登場しています。
壁がシンプルであったり、防音機能があったりと、テレビ会議を行いやすい環境が整っています。ネット環境が整っていることや、電源が使えるという点も嬉しいですよね。
レンタルスペース
安心してテレビ会議を行う場所としておすすめなのが、レンタルスペース。
スタイリッシュな場所やおしゃれな場所まで、お気に入りの場所を見つけて作業することができます。
仕事をする人用に整えられたスペースがあるのも嬉しいポイント。
ネットや電源環境も整っており、作業しやすい机や椅子も揃えられているので、仕事もはかどります。
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外出時のテレワークに、いつでも安心して臨みたいという方は、ぜひチェックしてみてくださいね！
快適でスムーズなテレビ会議を！
今回は、テレビ会議を行う際のマナーや場所などについて解説してきました。
自分が快適な状態で会議に臨むことは、相手に好印象を与えることにも繋がります。
テレビ会議のマナーや場所などに配慮して、参加メンバーが気持ち良く、スムーズに会議を進められるようにしましょう！
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