【テレワークの課題】在宅ワークのデメリットやその解決策をご紹介
コロナウイルスの影響で一般的となったテレワーク。
しかし、デメリットや課題を感じている方も多いのではないでしょうか？
今回は、テレワークのデメリットや課題と、それに対する解決策をお伝えしていきます。
テレワークのデメリット・課題
①社内のコミュニケーションの減少
テレワークにおいて一番の課題と感じている方も多いのが、社員同士のコミュニケーションの問題です。
これまで、オフィスという同じ空間で仕事を共有してきたケースが多い日本企業。
テレワークで、社員同士が顔を合わせて会話をすることができないということに、不安やストレスを感じる方も多いようです。
また、雑談をしにくいという雰囲気にストレスを感じているという方も。
②商談機会の減少
対面のコミュニケーションが前提であった営業活動も、在宅勤務やテレワークの影響を受けています。
実際に顔を合わせての商談から、オンラインでの商談にシフトしたことで、実際にやりにくさを感じているという方も多いのではないでしょうか。
③勤怠管理が難しい
オフィスに全員が出勤するわけではないので、社員の業務開始時間や終了時間などの就労状況を把握するのが難しいというのも課題の一つです。
④オンとオフの切り替えの難しさ
テレワークでいつでもどこでも仕事ができるが故に、仕事とプライベートの境が曖昧になってしまうということも。
退勤時間を過ぎても仕事をしてしまうなどのサービス残業により、生活に負担がかかってしまうという場合もあります。
⑤正当な評価が難しい
社員同士で働きぶりが見えにくい分、正当な評価をすることが難しくなります。
特に新入社員が、上司がきちんと自分の働きぶりを見てくれて評価してくれているのか不安を感じてしまうということも。
⑥運動不足になる可能性
在宅勤務によって体重が増加したという方も、実は多いのではないでしょうか。
通勤していれば少なからず歩行することになるので、ちょうど良い運動になっていたという方も多いと思います。
しかしテレワークとなれば、家から一歩も外に出ることがないという日も多くなります。
本来であれば社員一人一人の問題でもありますが、会社側でも何か対策ができると、社員たちの意識向上に繋がります。
⑦情報漏洩のリスク
会社側がテレワークの導入に慎重になる理由の一つが、情報漏洩のリスクが高まることにあります。
これまでは会社内で仕事をしていたために、社内の情報を外部に持ち出すということが少なかった会社も、テレワークによって一人一人が情報を持つようになることで漏洩のリスクが当然高まります。
社員の使用するパソコンや携帯端末のセキュリティーはもちろん、情報管理のルール徹底も必要です。
⑧そもそも在宅ワークが難しい
特に子育て世代の家庭では、自宅で仕事をする在宅ワークが難しいという場合があります。
子供が小さい場合や、パートナーの理解が得られれない場合には社員にとってさらにストレスとなってしまうため、会社として何らかの対策やサポートが必要になるのです。
課題の解決策
①テレビ会議やチャットツールの導入
社員同士のコミュニケーションを円滑に行うために、いつでもweb場でコミュニケーションをとれるシステムを整えておくことはとても重要です。
社員全員が入るテレビ会議ツールであったり、あまり大勢だと発言しにくいという場合には少人数グループや部署ごとにしたり。
時間帯でどの会議ツールに入るのかを決めるのも良いですね。
②オンライン商談ならではの強みを生かす
これまで対面で行ってきた商談をいきなりweb越しに行うということに抵抗や不安を感じている方も多いと思います。
しかし実は、オンライン商談だからこその強みを生かすこともできるのです。
オンライン商談のメリットは、顧客側が“話を聞いてみよう”と気軽にアポを受けてくれやすいということ。
新規顧客開拓のチャンスが広がるということでもあります。
ただし、アポは取りやすくても、その分温度感の低い相手が増えるという点は事前に考慮しておきましょう。
資料共有システムや、回線の接続状況などは定期的にチェックしておき、円滑なやりとりが常に行えるようにしておくことも大切です。
③始業と終業時に一工夫を
出勤したあとすぐと退勤時に10分程度、部署やグループごとにフランクなオンラインMTGを行うというのも一つの方法です。
始業と終業に一区切りつけられるので、始業と終業の管理やオンオフのスムーズな切り替えに繋がります。
朝は今日一日のスケジュールを確認して、夜はその日の簡単な振り返りを行うなど、一人一人発言できる場を設けるとコニュニケーションの促進にも効果的。
また、他にも勤怠管理ツールなどの導入するという方法もあります。
④テレワークの労働時間に関するルールの徹底
テレワークによって、社員がサービス残業をすることがないよう、社内でルールを徹底することが大切です。
勤怠管理と合わせて、社員のタスク量の管理や仕事の進捗状況などを各リーダーが把握し、チームで助け合える体制を整えておくことが、社員一人一人が安心して働くことができる環境づくりに繋がります。
⑤労働の長さではなく、仕事の成果を評価する
仕事の過程が見えにくいテレワークでは、社員の評価に課題を感じているという方がとても多いです。
評価をするポイントとしては、どれだけ長い時間仕事をしたかではなく、仕事の成果を評価するというのが一つのポイントです。
かといって、時間をないがしろにするというのではなく、一つのタスクに対する目標時間を設定し、それに対してどうだったかというフィードバックを行うのも一つの方法になります。
⑥自由参加で運動する機会を設ける
始業前の時間を使って、自由参加で運動できる機会を設けるのも一つの方法です。
運動の内容は、自宅にいながらできる、ヨガやストレッチ、簡単な筋トレなどもおすすめです。
一人だとなかなか続けられない方も、誰かと一緒ならやってみたいと思う方もいるかもしれません。
“運動しなきゃとは思っているけどなかなか…”という社員も多いので、曜日を決めて開催してみるというのも良いですね。
社員同士のコミュニケーション促進にも役立ちます。
⑦セキュリティー対策とルールの徹底
社内のセキュリティーポリシーやマニュアルを一度見直し、社員が徹底できるようにすることが大切です。
その上で、ウイルス対策ソフトの状態や、パスワード管理などを定期的に見直したり周知したりするということも重要。
また、会社の機密データなどは、暗号化したり使用前にパスワード入力が可能なものにしたりという対策も整えましょう。
USBでデータを持ち歩くのではなく、クラウドなどにデータを保存しておくよう徹底することで、USBの紛失などのリスクを減らすことができます。
もしもUSBやハードディスクなどでデータを取り扱う場合にも、必ずパスワードを設定しておきましょう。
⑧自宅以外の場所でテレワークを行う
在宅での勤務が難しい場合には、自宅以外の場所でテレワークを行う必要があります。
カフェやコワーキングスペース、レンタルオフィス、サテライトオフィスなど。
場所利用に係るお金を、通勤手当がなくなる分の手当として支給する制度なども検討すると社員もより安心して働くことができます。
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