フリーアドレスとは?メリット・デメリット・失敗要因・便利グッズなどをご紹介

働き方改革を支える一つのスタイルとして浸透してきている、フリーアドレス。 新しい働き方の推進は、新型コロナウイルスの影響でも一気に加速しています。 今回は、フリーアドレスのメリット、デメリット、また、成功させるためのポイントについて解説していきます。

新たなオフィスの在り方として広まってきているフリーアドレス。
フリーアドレスには、どのようなメリットやデメリットがあるのか、導入を考えている方に向けて、失敗要因や成功のポイントなどについて解説していきます。

フリーアドレスとは?

フリーアドレスとは、これまでのオフィスのように、それぞれ個人が専用の席を持って仕事をするのではなく、オフィスに共用の机や椅子が用意されていて、それぞれが好きな座席を選んで仕事ができるスタイルです。

フリーアドレスのメリット

パソコンの前で遠くを眺めている女性

まずは、フリーアドレスのメリットからご紹介していきます。

スペースを有効的に活用できる

フリーアドレスでは、全員分の席を用意しません。
共用の机や椅子に、出社社員のみが座るので、スペースを無駄にすることなく活用することができます。
余ったスペースをコミュニケーションエリアにするなど、別の価値を生み出すことができるのです。

コストの削減

社員一人一人に机や椅子、ロッカーなどを用意するのは、企業にとって大きなコストとなります。
フリーアドレスの場合、社員一人一人専用の席を用意する必要がないため、コストの削減につながるのです。

コミュケーションの活性化

固定席の場合、コミュニケーションをとる人が席が近い人に偏りがちになります。
フリーアドレスの場合、毎回隣の人が変わるので、部署やチームの垣根を超えてコミュニケーションをとることができるのです。
様々な人と関わることで、新たな気づきやアイデアも生まれやすくなり、作業効率のアップにも繋がります。

オフィス環境の美化

自分の席が決められていると、自分の席だからということで、たくさんの物を置いてしまったり、整理整頓しないまま帰宅してしまったりということがあります。
自分の場所なので、掃除は後回しでも大丈夫という心理が働くのです。
フリーアドレスの場合には、毎日違う場所で仕事をするようになるため、席に荷物を置いて帰ることもできませんし、毎回綺麗にして帰宅しなければなりません。
共用の机であるという意識が働き、オフィス環境を綺麗に保つことができます。

働き方の多様性の推進

これまでのスタンダードな働き方としては、毎日決められたオフィスに出勤して、決められた座席で仕事を行うスタイルでした。
しかし、フリーアドレスの場合には、オフィスに縛られる必要はありません。
複数拠点を持っている場合であれば、自宅に近い場所や営業先に近い場所で効率的に仕事を行うこともでき、多様な働き方を実現できます。
社員の満足度や、生産性の向上にも効果的です。

フリーアドレスのデメリット・失敗要因

パソコンをのぞき込んでいる女性

フリーアドレス導入を成功させるためには、メリットだけでなく、デメリットを確認しておくことも大切。
失敗要因から、成功へのヒントを探しましょう。

誰がどこにいるか分かりにくい

メールやチャットのコミュニケーションで済む場合には問題ありませんが、直接会ってコニュニケーションをとりたい場合には不便さを感じることがあります。

セキュリティーの課題

これまでは、自分のデスクに保管していた資料などを置いておくことができなくなるため、資料の流出や紛失が起きやすくなるというデメリットもあります。
紙媒体での資料は無くし、ペーパーレス化を先に進めておくのも、フリーアドレス導入のためには大切です。

結局座席が固定されてしまう

せっかくフリーアドレスを導入しても、仲の良い社員同士が近くで仕事をすることになったり、結局毎日同じ席で仕事をするようになってしまったりということも起こり得ます。
曜日を決めて、何曜日はくじ引きで席を決めるなど、社員同士の新たなコミュニケーションが生まれるような工夫を考えることも必要です。

帰属意識、チーム力の低下

常に同じ席や同じ環境で働くことが、会社への帰属意識を生み出している一つの要因でもあります。
固定の席がないことで、部署やチームに属しているという感覚が薄れやすくなることも。

マネジメント機能の低下

フリーアドレスになると、部署やチーム同士が近くの席で仕事をすることが減ってしまいます。
上司が部下の様子を見る機会が少なくなるため、これまで通りのマネジメントでは、うまくいかない場合が出てきます。
新しいマネジメントの施策や、週に数回は部署やグループことに仕事をする日を作るなどの工夫をしてみるのも良いですね。

環境整備の初期コストがかかる

通常の働き方からフリーアドレスに切り替える際に、導入のための初期コストがかかります。
例えば、
・ネットワークの無線LAN化
・勤怠管理の方法の確立
・レイアウト変更にかかる工事費
・フリーアドレス実施に伴うパソコンなどのICT機器の整備
などです。

会社によって、すでにネット環境などが整っていて、フリーアドレスに移行しやすいという場合には、初期コストがそこまでかからないこともあります。

フリーアドレス推進の便利グッズ

キーボードと鉛筆とパスケース

フリーアドレスを進める上で、便利なグッズをご紹介していきます。

文房具などをまとめられる整理グッズ

付箋などの細々とした仕事道具などを一つにまとめて持ち運ぶことができるケースなどが人気。
パソコン一つで仕事が完結する場合もありますが、仕事によっては、文房具などが必要になる 方も多いと思います。
これまでデスクの机に入れておけたものを持ち歩かなければならなくなるため、持ち運び可能な文房具ケースが人気です。
書類が一緒に収納できるタイプや、立てて置ける省スペースタイプのものもおすすめです。

パソコンバッグ

パソコンケーブルや、コードなどが一つにまめられる、収納力の高いパソコンバッグがとても便利です。

持ち運びホワイトボード

いつでもどこでも打ち合わせを行えたり、アイディアをメモできたりと、仕事の効率化のために便利です。

ケーブルキーパー

パソコンに様々なケーブルを繋いでいると、ごちゃごちゃして、見た目も気分も良くありません。
ケーブルキーパーでスッキリとパソコン周りを整えることで、仕事もさらに捗ります。

フリーアドレスを成功させるポイント

パソコンを見ている女性

フリーアドレスを成功させるために、導入する際に覚えておきたいポイントをご紹介していきます。

導入目的を明確にしておく

フリーアドレスには、様々なメリットがありますが、どうしてフリーアドレスを導入するのかを明確にしておくことがとても重要です。
時代の流れだから、他の企業が行っているから、なんとなく導入するのでは、社員を納得させることはできません。
コミュニケーションの充実、コストの削減、働き方改革、スペースの有効活用など、何のために行うのかを明確に示し、社員の理解を得ることが大切です。

社員の共感を得る

社員の中には、新しい取り組みを行うことに抵抗がある人や、反発をする人も出てきます。
フリーアドレスを導入する背景や、どうして必要なのかということをしっかりと理解してもらうことが大切です。
社員に納得感を持ってもらうことが、フリーアドレスの成功の一つの鍵になります。

フリーアドレスを行える環境を整備する

ストレスなく、フリーアドレスを実施できる環境を整えることも重要です。
集中して作業できるような個別ブースや、会話のルールを設定するのも良いでしょう。
また、安定したネット環境の整備も重要なポイントです。

帰属意識を保てるような取り組みを工夫する

モバイルロッカーを用意して、そこに社員全員の名前があるだけでも、帰属意識の創出に繋がります。
各々の会社に合った方法で、帰属意識を保てるような工夫をすることが大切です。

それぞれの会社に合ったオフィスの在り方を

フリーアドレスを導入することによって、オフィスの在り方の自由度も広がります。

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