結婚式二次会の幹事必見！「二次会準備」でやることマニュアルと必携スケジュールとは
目次
しっかり計画を立てるのが結婚式二次会の成功の秘訣
結婚式の二次会の感じを任されることになったら、もっとも困るのがスケジューリングではないでしょうか。
やりなれている人ならいざ知らず、初めての人だと思った以上に時間が足りなくなったり、逆に早めに準備をしすぎて季節感に合わない内容になってしまったりと悩ましい問題がつきものです。
そこでまずは、どのように計画を立てればよいのか、そのスケジュールの面から見ていきましょう。
準備スタートは二次会の規模や時期に合わせて決めよう
結婚式の二次会を幹事として準備するのは、幹事を友人に任せるにしろ新郎新婦がやるにしろ、誰にとっても大変なものです。
スマートな準備のためには、スケジュールを把握しておくことがスタート地点です。
新郎新婦と幹事が密に連携を取り、やることをしっかり押さえていれば、怖いことはありません。
二次会の会場探しに加えて、ゲームはどんなものか、誰を呼ぶか、映像は流すかなど、多くの準備が必要です。
結婚式の二次会は、結婚式同様に早めの準備が肝心です。
二次会の場合は、結婚式場が景品やプチギフトを準備してくれるわけではないので、手配に時間かかることがあります。
また、ブライダルシーズンに被っている場合は二次会向けの会場をキープすることが大変になることも考えられます。
二次会の規模と時期を考えて、できる限りゆとりをもって準備の開始時期を決めましょう。
4か月前くらいからスタートするのがベスト
では、どのくらいの時期から結婚式二次会の準備をすればよいのでしょうか。
一つの目安として、｢幹事が忙しい｣場合は4か月前から。
「準備に時間を割きやすい」なら3か月前からはじめることが多いようです。
新郎新婦側が幹事を友人に頼む際は、できるだけ結婚式の半年前くらいにオファーを出し始めるようにします。
忙しい人の場合、断られる可能性もありますし、もっと早く言ってくれたら準備ができたという声も聞かれます。
また、後述しますが、幹事はグループで行うのが鉄則です。
1人からOKをもらっても、あと複数人声をかけねばなりませんから、早めにスタートしたほうが無難です。
二次会に呼びたい人数が多い場合、準備に時間がかかります。
演出の手配もしなくてはなりませんから、幹事を任されたなら、準備がギリギリにならないように余裕をもってスケジューリングしましょう。
万が一、新郎新婦側が幹事の声掛けをギリギリまでできなかった場合、幹事に丸投げせず、ふたりも協力して準備を行うようにしてください。
幹事の仕事にはどんなものがあるの？
スケジューリングが分かったところで、どのような印象を持ったでしょうか。
「そんなに前から？」と思った人もいるかもしれません。
ここからは、結婚式二次会の感じが担わなければならない仕事内容を紹介していきます。
友人同士の飲み会の幹事と同じように考えていると、思った以上に山積みの仕事に頭を抱えてしまうかもしれません。
まずは、どのような仕事をこれから行わなければならないのかをしっかり理解しておきましょう。
幹事の仕事の一例
二次会の会場側や業者との交渉を行うのが、基本的な二次会幹事の仕事です。
ほかにも二次会の進行・演出を考えてタイムスケジュールを組んだり、ゲストの人数を把握して会全体の予算立てをするのも、二次会幹事の仕事です。
予算が立ったらそこから小道具やギフトのオーダー、会場飾りつけの買い出しを行い、必要であれば音響設備、プロジェクターなど演出の機材の手配も幹事が行います。
信頼できる幹事グループを結成しよう
二次会と言えど、多くの人が集まり新たな門出を祝う結婚式の幹事の仕事は膨大です。
この仕事を、一人で行うことは到底できません。
そのため、幹事は必ずグループで行う必要があります。
幹事のグループ集めについても、いくつか注意するとよい点がありますので、そこも合わせて確認しておきましょう。
必ず幹事は3人以上のグループにする
幹事の仕事は実に膨大で、ひとりでは到底こなせません。
幹事リーダーを決めたら、3名から4名の「幹事グループ」を結成しましょう。
2名だとなかなか仕事のやりくりが難しいですし、5人以上いても打ち合わせの日程が合いにくく、リーダーが仕事を振るのがやりにくくなってしまいます。
適材適所に人員を配置することも忘れてはいけません。
ひとりひとり、できることや得意なことは違います。
例えば金銭管理が得意だけれど遊びの企画は苦手だったり、スケジュール管理はできるけれど外へ交渉に行くような仕事は苦手だったり。
効率よく仕事ができる人数の幹事グループで、二次会の成功までスクラムを組んで準備にあたりましょう。
結婚式の二次会幹事をするときに大切なこと
やり方やスケジュールなどのノウハウが分かっても、それを使いこなせなくては意味がありませんよね。
最後に紹介するのが、結婚式の二次会の幹事をする際に大切なポイントです。
小さなことではありますが、それをしっかり行うことで、幹事グループのつながりが密接になります。
そうすることで、二次会の運営もスムーズになり、結果的に会の成功を収めることができるのです。
マニュアル化したり明文化したりして必ず共有する
決まったことや、当日の進行スケジュールなどは必ず明文化しておきます。
口頭で伝えただけでは伝わらないことも多く、忘れてしまうこともあるためです。
口頭で伝えたうえで、紙に書いたりメールを送ったりして、視認できる情報を共有しましょう。
連絡を怠ると準備が滞るので、連絡はまめに行うようにするのが大事です。
誰かだけが負担が多くならないようにする
何よりも重要なのが、誰か一人に負担が偏らないようにすることです。
幹事リーダーは仕事を割り振る役目を持っていますが、それに加えて、今だれがどのくらいの仕事を抱えているのかも把握しなくてはなりません。
誰か一人が負担が増えていると、その分仕事の能率が下がり、結果的に準備が間に合わなくなってしまいます。
これは、仕事をするときと同じことなのです。
加えて、新郎新婦も幹事にお任せしきりではいけません。
会全体の雰囲気や、予算などはふたりから事前に幹事さんへお伝えし、困ったことがあれば相談してほしいと伝えておきましょう。
幹事さんは、新郎新婦の新しい門出を祝うために「善意で引き受けてくれている第三者」であることを忘れずにいましょうね。
二次会の幹事はしっかりスケジュールを組むことで成功させよう
いかがでしたか？
想像していた通りの仕事内容だったでしょうか。
それとも、想像以上に大変な仕事だったでしょうか。
幹事は大変ではありますが、それでも買いが成功したときの達成感は何事にも代えがたいものがあります。
友人のこれからの未来に幸せがあるように思いを込めて会を運営すれば、少しくらいのミスも気にならないものです。
気にしすぎてピリピリするほうが、ゲストも新郎新婦も嫌な気持ちになってしまいますよ。
笑顔を忘れず、当日スムーズに動けるよう、しっかり準備を重ねて臨んでくださいね！
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