レンタルオフィスとは? 知っておきたいメリットとデメリットについて

一言で「オフィス」と言っても、いろいろな形態のオフィスがあります。起業を考えている人、事務所の縮小を考えているなどオフィスについて悩んでいる皆様に知ってほしいレンタルオフィスのメリットやデメリットについてご紹介します。

会社設立や個人事業をスタートする際に、どこに事務所を置くのか考える必要がありますよね。

ただ、賃貸でオフィスを構えるとなると、事業がうまくいかなかった場合などにはそれなりにリスクも生じます。

オフィスを構えたいけど場所や形態はどうしようと悩んでいる方のために、開業前に知っておくべきレンタルオフィスについてとレンタルオフィスのメリットデメリットを簡単にまとめてみました。

レンタルオフィスってなに?

オフィスにはさまざまな形態があること、みなさんご存知でしょうか?

いろいろなオフィスの形態が存在していて、事業内容や規模によってそれに合ったオフィス形態を選択することができる便利な世の中でもあるんです。

たくさんの選択肢があって便利とはいえ、選択肢が多すぎて悩んでしまう方も多いかと思います。

そのなかでも今回は、レンタルオフィスに着目してお話をします!

(rental office)とは、業務に必要なイス・机・執務空間・情報機器等を備えたオフィスを、自前で賃貸借契約を結んでビルオーナーなどから事務所を借りるよりも低いイニシャルコストで借りる事ができる貸事務所の総称。提供サービス、課金方法等の違いでいろいろなタイプに分類できる。低いイニシャルコストで事務所を借りる事ができるため、起業オフィスとしての利用も多い。

引用元:ウィキペディア

この説明のように、すでにオフィスとしての設備が揃っている空間のことを指します。

レンタルオフィスと賃貸オフィス、言葉が似ているので想像するイメージに違いがつかない方もいるでしょう。

、賃貸オフィスともにビルのワンフロアや一角を借りるという点では一緒ですが、このふたつが全く異なる点が1点あります。

それは、オフィスを借りた時点で業務に必要な備品が揃っているかどうかという点です。

レンタルオフィスの場合、使用を開始したその日から業務を始めることができる最低限の備品が揃っているのが特徴です。

逆に賃貸オフィスの場合は、それらの備品については全て自分たちで事前に準備をする必要があります。もちろん入居したその日から業務を開始するというのも、残念ながら考えにくいです。

また、レンタルオフィスによっては受付対応サービスや会議室の利用も可能なため、賃貸オフィスを利用する場合と差異なく業務を進めることが可能です。

いろいろなオフィス①-バーチャルオフィス

レンタルオフィスよりももっと簡易的なバーチャルオフィスというものがあります。

バーチャルオフィスとは、実際に賃貸やレンタルでオフィスを構えない形態を指します。

開業をする際に使う住所や電話番号だけを借りるというのがバーチャルオフィスです。

オフィスとしてスペース以外の機能(電話番号の利用、会議室、郵便物の受け取り等)は必要だけど、オフィスとしてスペースを借りる必要のない人にぴったりなのがバーチャルオフィスです。

オフィスを構えるための初期費用が抑えられたり、一等地の住所で登記ができたりするメリットがありますが、多数の会社が同じ住所で登記をしていたり、法人口座の開設が難しいなどのデメリットもあります。

いろいろなオフィス②-(コワーキングスペース)

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最近よくシェアオフィス(コワーキングスペース)という言葉を耳にする方も多いのではないでしょうか。

(コワーキングスペース)とは、ひとつのスペースを複数人でシェアするオフィスのことを言います。

シェアオフィスにもさまざまな形があり、簡易的にスペースが仕切られている場合もあれば完全にオープンなスペースの場合もあります。

そのため賃貸オフィスなどと比べると完全にプライバシーが守られるとは言えないので注意が必要です。

レンタルオフィスのメリット

それでは、気になるレンタルオフィスを利用することで得られるメリットやデメリットをご紹介します。

賃貸オフィスやその他のオフィス形態に比べてレンタルオフィスにはどんな良い点や悪い点があるのか、見比べてみてくださいね。

 

仕事に必要な最低限が揃っている

レンタルオフィスの1番のメリットといえば、オフィスの使用開始日からすぐに業務を始められることです。

レンタルオフィスには基本的な備品がそろっているため、備品の準備や内装工事の必要がありません。

すでにインターネット環境も整っている場合がほとんどなので、個人的に必要な機材を持ち込むだけで業務をスタートすることが可能です。

コストが安い

レンタルオフィスは、オフィス開設時の費用を抑えることができるという点でも魅力的なんです。

さきほど書いたとおり、オフィスの工事や備品を用意するためにかかる費用もレンタルオフィスなら既に環境が整っているおかげで費用がかかりません。

さらに賃貸オフィスの場合は、一般的に家賃の1年分程度を保証金として支払うケースが多いのですが、レンタルオフィスの場合は3カ月程度の保証金で済みます。

オフィスをかまえる際の費用を少しでも抑えたいと考えているのなら、レンタルオフィスを借りるという選択肢が◎です。

ビジネス街にオフィスを持てる

レンタルオフィスとは? 知っておきたいメリットとデメリットについて

レンタルオフィスを利用することで、ビジネス街一等地にオフィスをかまえることも可能です。

レンタルオフィスは基本的に便利な立地(駅が近い、都市の中心部)に位置している場合が多く、賃貸でオフィスをかまえたいが家賃が高すぎて厳しい立地であっても、レンタルオフィスなら事務所をかまえることができます。

さらにアクセスが良いというのも重要な点で、通勤や営業先や取引先に出かけるにも、アクセスが良いことで効率よく業務が進みます。

設備のレンタル可能

実際にオフィスをかまえるとなると、業務を円滑に進めるためにも豊富な設備が必要になることはすぐに想像できます。

コピー機やプリンターなど、もし個人事業主のあなた1人が用意するとなると手間もお金もかかってしまいますよね。

レンタルオフィスを利用すれば、必要な設備をレンタルして利用することができるんです。

レンタルオフィスによってそのシステムは様々ですが、レンタル料の毎月精算ができたり、使い方に合わせた設備のレンタルが可能です。

レンタルオフィスのデメリット

メリットがあるならもちろんデメリットも……。

レンタルオフィスのデメリットをいくつか紹介するので、メリットと合わせてご確認ください。

会議室が取れない可能性も……

レンタルオフィス併設の会議室スペースがあったとしても、会議室の数が少ない場合や時間帯によっては会議室の予約が取れないなんて可能性もあります。

急な会議や打ち合わせで会議室を使用したいと思っても、予約ができなければ困りますし他に会議ができるスペースを探さないといけません。

レンタルオフィスを検討するのなら、普段使うスペースや機材の設備だけでなく、会議室の予約状況や部屋数などしっかりと確認をする必要があります。

備品を替えることができない

レンタルオフィスはすでに備品が揃っているのが魅力的ですが、あくまでレンタルしているものですので、その備品を勝手に変えることはできません。

内装の変更も備品の入れ替えなどもできないため、自分好みの内装や空間で仕事をしたいと思っている方には不向きかもしれません。

プライバシーの確保が難しい

レンタルオフィスとは? 知っておきたいメリットとデメリットについて

レンタルオフィスはひとつのフロアを簡易的に区切っている場合が多いので、となりあっているオフィスとの距離が非常に近いです。

話し声や電話をするとき、どれだけ気を使っていたとしても他の事務所の人に声が聞こえてしまうこともあります。

構造上の問題なので防ぎようのないことですが、聞かれたくない内容の話をするときはわざわざオフィスを出て外で話す必要も考えられます。

いきなりオフィスを構えるのは不安な人へ

ここまでレンタルオフィスについてのメリットとデメリットをご紹介しました。

レンタルオフィスとはどのようなものか気になっていたみなさんの参考になっていたら嬉しいです。

レンタルオフィスは賃貸オフィスに比べてコストが抑えられて一等地のアドレスで事務所を構えることができて便利ですよね。

とはいえ、やはりいきなりどこかにオフィスをかまえるのはハードルが高いと思う方や、良い点も悪い点も把握したうえで、レンタルオフィスではなくシェアオフィスで充分という方もいるのではないでしょうか


まとめ

オフィスにはいろいろな形態がありますが、なかでも会社設立や開業する方におすすめのレンタルオフィスについてまとめてみました。
いろいろな形態のオフィスのメリットやデメリットなどを比較して、業務に合ったオフィスを見つけてくださいね♪

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