会議アプリはここまで進化した! WEB会議の有効性と無料なのに使えるアプリ特集

PCやタブレットを用いた『Web会議』は、最近では無料で使える高性能なツールの台頭で一般的なものになっています。いまや面接もスカイプで行う時代となりました。今回は、Web会議とテレビ会議の違いや、おすすめのアプリを紹介します。自社に合ったツールを選択して、効率的な会議を行いましょう!

WEB会議の有効性とは

Web会議の有効性

まず最初に、WEB会議がどんなものなのか、通常の会議と比べてどんな利点があるのかを見ていきましょう。
使用用途に合わせてWEBか通常の会議かを選ぶようにしましょうね!

「テレビ会議」と「Web会議」の違いは

まずは、「テレビ会議」と「Web会議」の違いを見ていきましょう。

「テレビ会議」はカメラなどの専用機材とディスプレイを会議室などに設置して行います。
基本的には同じ機材を設置して、拠点同士を結んで会議を行います。機材がしっかりしているので高画質・高音質で会議ができます。
大手の会社で支社同士が導入していればいいですが、一から機材を導入しなくてはならない場合は難しいでしょう。

一方、「Web会議」なら、アプリを導入している電子機器があれば場所を選ばないため、自分だけではなく接続相手はどこにいてもいいのが利点です。
テレビ会議よりも多少画像・音声の品質や通信速度は劣りますが、普通に話す分にはあまり不具合がありません。

会議室を取る手間いらず!

会議室には限りがありますから、予約を取るのに手間取ることもあります。
急な会議の予定が決まっても、空いていなくて外に出なくてはいけなかったり、騒がしいところに集まらないといけなかったりして面倒ですよね。

WEB会議ならば、会議室を取る必要がありません。
基本的には、アプリケーションで会議室を作ると『部屋』のURLが発行されます。
それを相手に送り、URLにアクセスするだけでOK!こういった面倒な手間から解放されるのです。

上限人数の定めによっては大型の会議も会議室レスで可能

Web会議が少人数で行うものだというのはもはや古いイメージです。
「Skype」「Googleハングアウト」は無料のものなら25人まで参加可能です。
Skype有料版の『for business』やGoogleハングアウトの音声のみなら100人を超える人が参加可能です。

少人数の会議だけではなく、大型の会議も対応できるのです!

Web会議に必要な設備は少なく済む

PCやタブレット等があれば、無料のアプリをインストールするだけですぐに開始できます。
性能がいいものを選びたければ、有料のものをダウンロードしてもいいでしょう。
アプリの価格はそれほど高くはなく、300~1000円ほどで購入することができます。

社外の人との打ち合わせに有料アプリを使用すると、相手方に迷惑をかける可能性もあるので、有料のものを使う際は相手も持っている場合か、社内会議のみにとどめておくのが無難でしょう。

進化し続けるWeb会議サービスを使ってみよう

Web会議サービスを使う

WEB会議サービスの良さが分かったところで、実際にWEBで会議を行ってみましょう!
最初のうちは接続にとまどったりしようが分からなくて困ることもあるかもしれませんので、チーム内で試してみるのがおすすめです♪

WEB会議は社内にいても活用できる

Web会議を使うのは、何も社外にいる相手とだけではありません。
社内ミーティングもWEBで行うことができます。
仮に一人が出先でも、在宅勤務でも会社に出向く必要がないというのは大きいでしょう。

ビジネス用会議ツールとして人気の高い「チャットワーク」、「Slack」、「Chime Meetings」などは内容をデータとして残して即座にメンバーへ共有できるので、社内や部内のコミュニケーションツールとしても非常に有効なのです。

手書き資料だって共有できる!

「画面共有」はほとんどのWeb会議アプリケーションに実装されています。
タブレットPCやペンタブレットなどでペン入力に対応していれば、さっとその場で手書きし、画面を共有することができるのです。

「Zoom」「BizMeeβ」「V-SESSION」なら、共有した画面にマーカーを引いたり、自由に文字や図形、コメントを書ける「ホワイトボード」機能も便利に使うことができるでしょう。
オンラインホワイトボードに特化したサービスもあるため、WEB会議アプリと併用して使ってもいいですね♪

無料で使えるWeb会議システム

無料Web会議システム

いきなり有料のものを導入するのに躊躇するようならば、まずは無料のシステムから利用してみるのもおすすめですよ!
ここからは、実際に無料でWEB会議ができるアプリケーション・システムを3つ紹介します☆

WEB会議の老舗!【Skype】

今やパソコンを購入すると最初から入っていることも多いSkypeは、やはりどんなアプリケーションが生まれても、WEB会議の最大手と言えるでしょう。

Skypeでは、無料でも最大10人までのグループ通話が可能です。
操作性が単純なので、初めての人でも取り入れやすいのもポイントです。
ビデオ通話を行いながらメッセージやファイルのやり取りができます。
もちろん、画面共有も可能なので、「まだどんな機能に特化したWEB会議がいいのか分からない」と言う人のWEB会議スタートアップにぴったりです。

無料版でも多くの機能が利用できる!【zoom】

zoomはアメリカ発のビデオ通話 ツールです。
日本語にももちろん対応しており、無料版でも多くの機能が利用できます。
まずはたくさんの機能を試してみたいという人にオススメですよ。

グループ通話の場合は40分という制限はありますが、2人の通話ならば無制限で行うことができます。
前述した便利なホワイトボード機能や画面共有機能に加え、相手のキーボードやマウスのコントロールができる『リモートコントロール』も行えます。
無料ながら録画機能もついているので、議事録を取るのも便利です!

会員登録不要!URLを送るだけでWeb会議ができる!【appear.in】

WEB面接などでつかわれることの多いappear.in。
最大の特徴は、利用にあたっての登録がいらないということです。
自由にルーム名を打ち込んで URLを発行し、相手にそのURLを送信すればよいだけです。
最大8人までのグループ通話ができるので、プロジェクトチームの緊急の会議などで有効活用されるでしょう。

パソコンからだけではなく、スマートフォンからでもアクセスできます。
それほど容量も必要ないので、手軽にWEB会議を行えるのです♪

ちなみに、InternetExplorerにはまだ未対応です。
ブラウザは、GoogleChrome、Firefox、Opera、Vivaldiを使用しましょう。

ファイルの共有や録画も無料でできる!Web会議システムを使いこなそう

「Web会議」は日々進化しつづけています。
完全無料でも機能が多く、バラエティ豊かなシステムが多数開発されているのです。

Web会議ツールを選ぶときは、いくつか試してチームや自分の望む機能があるもの、使用用途に合うものを探しましょう。
移動の手間をかけずにやり取りができるWeb会議は、ビジネスのスピードを高めてくれるはず。
今後ますますの発展が想像される「Web会議」サービスから目が離せませんね!

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