セミナーを開催する前に確認しておきたい、スケジュール準備や費用と段取り
目次
セミナー開催に準備や段取りが必須な理由とは
セミナーが成功するのは、なにも講師と会場と参加者がいればいいというわけではありません。
リスクマネジメント、つまり準備をしっかり行うことが、成功への第一歩と言えるのです。
ただなんとなくの準備をしたり適当な告知をしてしまうと、人が集まらなかったり、何か問題が起きた時にトラブルを引き起こしてしまう原因になります。
成功どころか、行ったセミナーで自社に傷をつけてしまう可能性だってあるのです。
成功するセミナーのための準備は6つのステップで確認せよ！
セミナーを開催するにあたって、6つのステップを通じて準備をしていきましょう。
このステップを確実に経ていくことで、初めての開催でもしっかりと準備をすることができますよ。
どんなメリットを生み出したいのか考える
セミナーを開催することによって、自分たちにどのようなメリットがあるのかを考えます。
そしてセミナーは、そのメリットに応じた開催方法をセレクトする必要があるのです。
会社の知名度を上げるのが目的の場合と、チケット代金で収益を上げたい場合では、行うセミナーの内容が違ってきますよね。
それに伴って、準備も変わってきます。まずはじめに、自分たちのメリットと、セミナーの目的をはっきりさせましょう。
セミナーのテーマを定める
ステップ1で決めた目的・メリットをもとにして、セミナーの内容を決めます。
メリットを最大限得られるような内容を考えてください。
ここでは、細かな内容までは決めなくて大丈夫です。大まかなテーマだけ決まっていれば、この段階の準備としてはOKです。
具体的な内容を定める
テーマが決まったら、ステップ1のメリットと照らし合わせながら、セミナーの募集人数、参加料、日程、会場など、具体的な点を考えていきましょう。
ここで大事なのは、集客をイメージすることです。せっかくセミナーを打っても赤字では仕方ありません。黒字になりそうなラインを考えながら、場所や人数を選定するのが大事です。
初めてでわからなければ、既存のイベントや、似たようなテーマのイベントを調べ、それを参考にしながら考えてください。
この段階で、講師は内部から選定するか、外部に頼むかも決めておく必要があります。
どちらの場合にしろ、さきに講演を行う人のスケジュールを押さえておく必要があるためです。
すべて決まったら、告知をしよう
具体的な内容が決まったら、いよいよ告知を打ちましょう。
告知をするということは、予約も開始されるということです。特別な事情がない限り、告知と予約開始は同時に行うのがベストです。
チケットの申込み方法やそれに使用するツール、キャンセル方法、問い合わせ先も必ず決めて告知の文面・ポスターなどに入れておきましょう。
このような準備は、遅くとも開催の1ヵ月前には行います。もう少し早くてもいいくらいです。
外部から講師を招く場合、必ず「何日に告知をします」と伝えておくようにします。急に解禁になると、先方も困ってしまいますからね。
ここまで来てからでOK！内容を細かく詰める
告知をしたら、実際のイベント内容を詰めていきましょう！
ここまでは準備の期間としてしっかり時間を取った分、内容を詰めるための時間を取っておく必要があります。
当日どのように動くか、何時に何を行うかなどの具体的な内容はもちろん、資料や備品の準備も始めます。
参加者一覧は最後のほうで問題ありません。むしろ、当日動ける人員確保のほうが先です。外部講師を呼ぶ際の休憩場所や、楽屋のようなところも確保しておきましょう。
イベント直前のリマインドで伝え漏れをなくす
いよいよ当日が近くなってきたら、リマインドを行います。
まず第一のリマインドは、セミナーの参加者に対してです。
応募したことを忘れていたり、確認しようと思ったけれどメールがなくなってしまった方もいるかと思います。その方に向けて、日時を再連絡するリマインドメールを送りましょう。
もう一つのリマインドは、当日セミナーにかかわる人員に対してです。講師の方への事前のご挨拶や、受付に携わってくれる社員など「明日はよろしくお願いします」という一文を送っておくだけで、当日のモチベーションアップの効果が期待できます。
セミナーを開催する時に何にお金がかかるか合わせて把握しよう
準備をするにあたり、セミナー開催には、たくさんの「金銭」が発生することがわかると思います。
ここでは、準備段階で必要になる費用について見ていきます。
こちらを見誤ると、せっかく満席になってたのに、j結果的には赤字になってしまうこともありえますので、しっかりチェックしてくださいね。
企画提案作成費・広告費
まず大きく大事なのが、企画を作成する費用と、チラシやDM（ダイレクトメール）、プレスリリースなどの告知を行う費用です。
行おうとしているセミナーに関する専門家がいない場合、基本的にはセミナー会社に相談することとなります。ここを節約するのは難しく、せっかくセミナーを開いても物足りないものとなってしまうと、失敗に終わることが多いためです。
コンサルティング料として10万円～100万円ほどかかる可能性もあるので、予算を伝えてその枠内で収まるようにしましょう。
広告費に関しても、あまり出し渋るのはお勧めしません。うまく活用すれば集客に大きく繋がりますから、けちけちせず、しっかり告知をしましょう。
人件費・会場費
もう一つ大事なのが、人件費と会場費会です。
会場によっては、込の場合もありますが、プロジェクターや音響装置などの付帯設備代が別にかかる場合もあります。会社内で行う場合は利用料がかかりませんが、大きなホールで行ったり、ホテルの会議室で行う際は必ずかかる費用なので、予算を見て会場を決めましょう。30名規模なら10万円前後、50名規模なら20万円前後、100名規模になると50万円を超えるところもあります。
安いからと言ってあまりに狭いところや、汚いところ・古いところだと参加者のストレスになってしまいますから、余裕を持って選んでください。
そして、忘れてはならないのが人件費です。たくさんの費用が掛かりますが、人件費も値切ってはいけません。
講師だけではなく、セミナーの運営スタッフの賃金や交通費も忘れずに予算計上しましょう。
お弁当代も人件費となります。上手にやりくりし、予算の段階で赤字にならないように気を付けてくださいね。
チームで成功を目指す！皆で協力して準備を進めよう
セミナーは、しっかりした準備と費用管理で成功させることができます。
ひとりでは到底できないことですから、チームでスクラムを組んで準備に当たりましょう。頑張ってきた分、成功すると主催者側にはかかった費用以上の見返りが得られる場です。
チームで一丸となり、セミナー成功を目指して頑張ってください！
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