会議の生産性は向上できる!ミーティングの無駄な時間を改善するための7つのルール

時間ばかりかかって何も決まらない、結局何の話がしたかったか分からないなど、生産性が低い会議に悩まされていませんか?そんな生産性の低い会議を改善するためのルールを7つ紹介します。日々、面倒な会議に悩まされている方は、ぜひ会社で実践してみてはいかがでしょうか。

ミーティングの無駄な時間を改善するための7つのルール

ミーティングの無駄をなくそう

それでは早速、会議やミーティングで無駄な時間を過ごさないために知っておくべき7つのルールについて見ていきます。
重要なのは、会議に出来るだけ時間をかけず、本来の仕事にどれだけ時間を割り当てることができるか。
特別難しいことや、金銭的負担のかかるものはありませんから、ぜひ今日から実践してみてくださいね。

ルール1.会議時間を定めてだらけさせない!最大50分を目安にしよう

まずは、最初から会議時間自体を短く設定することが大事です。長く話し合えばいい意見が出るとは限りませんから、30分~50分程度の時間設定とし、会議そのものに意識を集中させましょう。
スケジュールを押さえるときは、前の予定が押してしまう可能性もかんがみて、1時間で取っておくのが安全策です。やむを得ない場合以外は集合時間を必ず守るよう声をけて下さい。

後述する進行役が時間の管理をし、だらだらと一つの課題について話し合うのはやめましょう。
ミーティングの参加者全員が時間を意識することで、生産性が向上しますよ!

ルール2.資料とアジェンダを事前に共有!確認時間のロスをなくす

時間を短くするためには、会議に必要な情報をかならず「会議前」に共有するようにします。そうすることで、会議中に議題に専念することができますよ。
ギリギリに資料を配ると、情報共有の時間がかかってしまいます。そのぶん、会議に避ける時間が少なくなります。

さらに、参加メンバーが事前に情報を知っておくことで、アイデアを考える時間が生まれたり、そのアイデアについて準備をしたりもできます。
ちなみに、ルール4で詳しく紹介しますが、ゴールも併せて参加メンバーと共有しておくと話し合いがスムーズに進み、ベターです。

ルール3.参加メンバーは大勢にしない!マストメンバーに絞る

参加メンバーが大勢いると、どうしても意志決定までに時間がかかってしまい、デメリットが増えるだけです。参加しているほうのメンバーでも、「どうして自分が呼ばれているんだろう?」と言う気持ちでいることがほとんどのため、会議に対するモチベーションも低くなってしまいます。

会議に際しては、本当に必要なメンバーのみを呼ぶようにします。意思決定があまりに少ない人数では不安な場合は、可能であれば参加して欲しいメンバーを呼ぶようにします。そうすることで、よりスピーディーに会議を終えることが可能ですし、会議へのモチベーションも上がりやすくなります。

また、必ず意志決定権限者(上司など)も入れるようにしましょう。そうすることで、会議の場ですぐに意志決定が可能ですから、会議をやる意義を強く感じられます。
参加する必要を感じられない会議に招集された場合は、呼ばれた理由をリーダーに聞くか、欠席することも重要です。

ルール4.会議のゴールをは曖昧にせず、終着点を明確にする

会議のゴールを設定しよう
必ず、会議におけるゴールを明確にしてください。会議のゴールが明確になっていれば、参加メンバーとの意思統一をはかりやすくなります。ゴール設定は、参加メンバーが準備をしやすいよう、アジェンダを決めるときに最初に決めておきましょう。

ゴールが明確ではない会議は、せっかく行っても忌のない時間になりがちです。そして、自己満足的な結果となってしまいやすいのです。
たとえば、「企画アイデアを20個出す」「社内イベントの案を5つ考える」という具合に、具体的な数やはっきりとした目的を設定します。そうすると、50分の会議の間に「何をどれだけやればいいか」が明確になりますから、有意義な会議となりやすいのです。最後のまとめに、誰が何をいつまでするのかを決めておくのも、次への会議へのいい橋渡しとなります。

ルール5.進行役不在は厳禁!誰が進めるか決めておく

仮に同期のみが行う会議だとしても、必ずリーダー役となる人を決めなくてはなりません。ほかにも、タイムキーパー、議事録担当など、役割を事前に決めておきましょう。
役割はその場で決めず、事前にを決めることで、各自が責任を果たす意識が生まれます。結果的に、会議進行のスピードのアップにつながります。

進行役は、会議中に話が脱線した場合に、速やかに話を基にに戻すよう心がけます。タイムキーパーと司会は兼任してもOKですが、別のほうがやりやすい場合は別途立ててももちろん大丈夫です。
議事録の作成は会議と並行して行うようにしましょう。会議の最後に内容の読み上げを行い、その日のうちに提出するようにすればスムーズな流れとなり、よいでしょう。

ルール6.会議生産性向上ツールを利用して効率的に進める

生産性向上のためには、情報を探したり、余計な確認時間を撮ったり、コミュニケーション取る時間をできる限り短縮するのが大事です。そこでルール6として紹介するのは、生産性を向上させるツールです。
大事なのは、あまり専門的なツールを背伸びして使わないことです。そうしてしまうと、結局はツールを使うための時間がかかってしまいますので、意味がありません。

チームの情報を1箇所にまとめておきたければ、「Stock(ストック)」が便利です。余計な機能は一切ないシンプルなツールなので、ITの専門知識がなくても大丈夫です。会議の議事録やマニュアルもstockに残しておけますし、自分のタスクだけでなく、メンバーのタスクも一覧で見られるので余計な手間がかかりません。
「Evernote(エバーノート)」はメモを情報としてはクラウドに保存しておけるノートアプリです。情報を1つのノートにまとめておくことで共有できるのが便利な点です。タスク管理はできませんが、ノートにチェックリストを加えておくことで疑似的なタスク管理もできます。

ルール7.できる限り楽しく会議を進行しよう!

最後に、一番大事なことをご紹介します。それは、できるだけ楽しく会議をするということです。
楽しいと言っても、雑談をするのが正解ではありません。ポジティブに会議に取り組むことが大事なのです。

難しい課題や、ネガティブな問題を解決する会議だと、どうしても空気が重く、そして暗くなります。できるだけ明るく、ポジティブな意見を出すように心がけましょう。そうすることで、いい結果を生み出すことができるのです!

ムダな会議ほど無意味な時間はない!生産性向上のため工夫しよう

無駄な会議はやめよう

会議を効率的にするにもさまざまな手段があるというのが分かっていただけたと思います。ただ、ルールができたからといって、これらを全てをすぐに実践するというのは難しいでしょう。
新たな仕組みと言うのは浸透しにくく、すぐにルールを全員が守れるわけではありません。できるところから始めていくようにしましょう。ルールの浸透は、日々の努力が大事です!会議全体での生産性を向上させるため、少しずつ試してみて下さいね!

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