キックオフミーティングの意味と進め方とは？目的を知りより良いミーティングにしよう
目次
キックオフミーティングとは
キックオフミーティングの意味から確認します。
キックオフとは、サッカー用語で試合開始を意味するボールを蹴りだした瞬間のことです。
ミーティングと組み合わせることにより、プロジェクトなどを始める『開始』という意味合いをが生まれ、ゴールへ一致団結して取り組むために必要なミーティングのことを指します。
プロジェクトを始動させるミーティングがどんなものか考えましょう。
プロジェクトの具体的な目標や目的を共有し、どんなメンバーがどんな役割を担うかを確認しなくてはなりませんよね。
協力体制や、どんなゴールに向かって進むのかもメンバー全員が周知していなければなりません。
このように、プロジェクトに参加しているメンバー全員が一致団結してゴールへ邁進できるように準備するミーティングを、キックオフミーティングと呼ぶのです。
キックオフイベントとは違うの？
キックオフミーティングに似た言葉に、『キックオフイベント』というものがあります。
これはどちらかと言えば、年度や四半期始めなど、節目に行うことが多いです。
プロジェクトを始動させる『準備』として行うミーティングとは異なり、『すでに指導してから』行うイベントなのです。
メンバーが同じ方向へ向き、仕事に打ち込むようにするという点では、キックオフミーティングと同じような意味合いがありますが、もっとフランクです。
キックオフイベントを行なうことで社員の心を新鮮な気持ちにさせ、単調になりがちな会社での日々へ刺激を与えます。
つまり、決起会に近いものがあるのです。
キックオフミーティングの進め方のポイント
キックオフミーティングは質の高い仕事をする上で欠かせません。
そのためには、キックオフミーティングを進めるにあたり何が大切かを理解しなくてはなりません。
では、どのようにミーティングを進めればよいのでしょうか。ポイントを確認しつつ、スムーズな進行を目指しましょう！
ポイント1 プロジェクトに参加する全員が参加する
最も重要なのは、『全員参加』ということです。キックオフミーティングは、顔合わせの飲み会ではありません。
参加者全員へ情報の共有を行ったり、ゴールに向かう道筋を共通理解をさせることがキックオフミーティングの最大の目的なので、全員参加は欠かせないポイントです。
リーダーはスケジュール調整を行い、全員が参加できる日程を組みましょう。
ミーティングの意味を理解していない人もいるかもしれないので、キックオフミーティングの重要性をメンバーへ伝え、必ず参加してもらうようにしてください。
ポイント2 自己紹介をさせる
キックオフミーティングは、スムーズなコミュニケーションを促進させるため、どのようなメンバーがいるのかを理解させることも重要な役割です。
リーダーが参加者を紹介せず、メンバー自身に『自己紹介』を必ず行わせましょう。
緊張してうまく話せない人もいたり、かかる時間が長すぎたり短すぎたりすると、バランスが悪いので、予め指示しておくことが必要です。
持ち時間をひとり1分などと決め、簡潔な自己紹介を行います。
いくつか事前に項目を決めておいたり、さきにリーダーがメンバーに周知しておいて、自己紹介の内容を考えてもらいましょう。
ポイント3 意見を引き出す
キックオフミーティングを進めるにあたり、一方的に情報を伝達するだけでは足りません。
このミーティングでは、プロジェクト参加者へ情報の共有を行うことも大切です。
質問の機会を設けるだけではなく、参加差の意見を引き出す必要があります。
参加者から質問を生み出させるのではなく、リーダーが引き出すという認識でいたほうがミーティングの進行はスムーズになります。
リーダーは、メンバーの発言を促すようにメンバー全員に対して何らかの質問を尋ねましょう。
質問は、「何かありませんか」という漠然なものではなく、「今回のプロジェクトのテーマについてどうアプローチすればいいと思いますか」など、できるだけ具体的な質問をしてください。
そうすることで、メンバー間の共通理解を醸成することができます。
ポイント4 プロジェクトのゴールの共有
キックオフミーティングの進め方最後のポイントは、参加メンバーにゴールとなるビジョンを具体的に共有することです。
キックオフミーティングは、『プロジェクトの初めての会議』のようなものなので、『このプロジェクトの最後』がどうなるのかをイメージすることが大事です。
最終地点に向かって何をどのように進めていくか、全体のスケジュールの調整や進捗の確認方法、そしてこのプロジェクトのゴールの確認と決定を行います。
活動の管理がしやすくなるだけではなく、同じ方向を向かせることができるのです。
キックオフミーティングの目的を知ろう
キックオフミーティングの進め方のポイントが分かったら、最後にミーティングを行う『目的』を理解しておきましょう。
目的を理解しないままミーティングを行っても、成果は上がりにくいもの。
キックオフミーティングを進める上で何が目的なのかを理解するだけで、ミーティングの効果は大きく変わってくるはずですよ！
目的その1 プロジェクトの方向性を明確にする
キックオフミーティングの第一目的は、『プロジェクトの方向性を明確に理解すること』です。
進め方のポイントでも書きましたが、最終的に何を目指しているかというゴールを共有することが大切なのです。
そして、プロジェクトに関わるメンバーがどのような役割を持っているのかを理解することも、方向性を決めるのに非常に大切な目的です。
チームの思考だけではなくクライアントの意見も共有し、参加者の役割分担を確認しましょう。
それをふまえて、このプロジェクトでどんな成果を上げたいか、各メンバーが何を成し遂げようとし、どんな行動をするのかを話し合います。
そうすれば、開始直後から全員が明らかな道筋を進むことができるのです。
目的その2 節目を作る
キックオフイベントに似たような目的を、キックオフミーティングが持つこともあります。
なんの始まりの合図もなく開始したプロジェクトは、どうしても「始めるぞ！」という団結感に欠け、進捗が遅くなり、どことなく締まりのないものになってしまいがちです。
キックオフミーティングでひとつの『始まり』の節目を作って、参加しているメンバー全員に新しいことを行うのだという認識を深める目的で行われることもあります。
キックオフミーティングで士気を高める
最初のミーティングであるキックオフミーティングの成功は、果てはプロジェクトの成功につながります。
参加者の意識を高めたり、プロジェクトに対する共通理解を深めたりするのにとても大切な機会なのです。
万全の準備を行い、目的を持ったキックオフミーティングを行い、チーム全体へポジティブな印象を与えましょう。
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