ワークショップを開催したい!開き方や準備方法のポイント、会場選びの方法まで紹介

ワークショップを開催しようと思っても、なかなかどうやったらいいか分からず手を付けられなかったり、準備方法が分からなかったりと挑戦しにくい人もいますよね。そこで今回は、はじめてのワークショップ開催でもスムーズに進められるよう、ワークショップを開く基本のキから、実際の進め方まにいたるまで徹底解説していきます!

ワークショップの開き方のポイント

ワークショップ開催のポイント

最初に、ワークショップを開くときに気を付けるポイントをご紹介します。
準備に入るより以前の、開催のために考えておくべきことから学んでいきましょう。
ここがしっかりしていると、これ以降の準備や開催がぐんと楽になりますよ!

参加型・体験ができるイベントにしよう

ワークショップを開催するにあたってとても重要なことがあります。
それが、体験型にするということです。

ワークショップはセミナーなどと異なり、一方的に講師が講義をする形式では面白くありません。
議論に参加したり、実際にモノを作ったりして自分も一緒に体験できる場にする必要があります。

例えばハンドメイド系のワークショップなら、講師であるあなたが一人で物を作っても面白くないですよね。
講師と一緒に、参加者も同じようなものを作れなくてはワークショップの意味がありません。
講義型のワークショップなら、講義を聴くだけではなく時間内で議論をし、グループなりの答えを見つける必要があります。

テーマに合わせた場所選びをしよう

場所の選定も、準備をする以前に大切です。

人に対して大きすぎる場所を選んでしまうのもあまり芳しくありませんが、それ以上にテーマを決めてから場所・教室や講師を押さえることが大切です。
テーマにそぐわない場所を選んでしまうと、ワークショップ自体がイマイチになってしまう可能性もあります。

上記で例に挙げたハンドメイド系のワークショップなら、机が広い場所を選ばないと物がおけず、壊したりこぼしたりと満足にハンドメイドを楽しめません。
大きな机があり、そこへ参加者が座るようなレンタルスペースにするといいですね。

レイアウトだけではなく、場所の雰囲気も重要です。
まじめな議題に対するワークショップなのに、会議室がポップな内装だったり可愛すぎたりすると、気が散ってしまいますよね。
人数設定は後程でもいいですが、テーマに合った候補をいくつか選定しておくこともポイントです。

参加者のゴールは明確にして

ワークショップを行うにあたって、大切なことがあります。
それが、ゴールの存在です。

ゴールとは、お客様にとってのものだけではありません。主催者とっても大切なものです。
ワークショップを開催する時は、必ずあなたにとっての結末を準備しておきましょう。
そしてそのゴールを参加者へ共有し、みんなでそこを目指してゆきます。

逆に言えば、あなたにとってのゴールが決まっていない場合、参加者も漠然としたゴールしか目指すことが出来ず、達成感のないワークショップになってしまいがちです。

また、ゴールの存在は集客にも効果的です。
こんないいことがありますよ、こんなことができますよと具体的に宣伝できるためです。

誰と一緒に主催するかも考えよう

個人でワークショップを開くのが大変な場合は、グループないし複数の主催者でワークショップを行う場合もあります。
企画は主催者の知識と経験、そしてアイデアが大切です。
誰と一緒にそのワークショップを行うかも、成功のカギとなることを忘れてはいけません。

パターン1 メインの主催者とアシスタントの二大体制の場合

複数の運営側のうち、メインとなる主催者が一名、ほかはアシスタントという場合がまず考えられます。
この場合のメイン主催者は、ワークショップ経験者で会ったり、開く会の知識にたけた人でなくてはなりません。
資料なども基本的にメイン主催者が準備し、当日はメインの講師となり参加者へ教えます。
それをアシスタントが手伝う形式を取ります。

アシスタントの人は当日運営や遅れている人のヘルプ、資材の発注などの裏方作業を行います。
初めてワークショップを開く、将来的に自分のワークショップを開きたいという人はアシスタントからはじめて、ワークショップの流れを学ぶのもおすすめです!

パターン2 特定のスキルに長けている講師を呼ぶ場合

ワークショップを開くにあたって、必ず自分が何らかのスキルを持っていなくても大丈夫なのです。
例えば、ハーバリウムを作るワークショップを開くとします。
主催者は宣伝力があり、アシスタントはそれを支える。
そして、ワークショップで教える部分はその道のプロである先生を呼んでやってもらうのも手でしょう。

また逆に自分が専門的なスキルを持っているけど宣伝スキルがない場合は、アドバイザーとして広告宣伝のプロとタッグを組むのがいいでしょう。
自分に足りないスキルを持っている人といっしょにやることで、よりよいワークショップとなるはずです!

参加費用の金額設定を考えよう

ワークショップの参加費用とは

計画の大まかな流れが出来たら、次に参加費用の金額設定を考えましょう。

適正な価格を検討する

正直に言えば無料ワークショップにしてたくさんの人に来てもらいたいですが、資材代などもありますから、参加費のことはどうしても考えねばなりません。
その金額設定が法外に高かったり、また安すぎたりしてもワークショップはうまくいきませんから、適正な価格を設定しましょう。

初めは赤字であっても、利益がなくてもワークショップを開催することに意味があり、そこから学べることがあります。
それが財産となるので、初回は売上よりも経験を大事にしましょう。
幾らか慣れてきたら、少しずつ値上げをしていきます。最終的には、自分が思うよりも少し高めに設定します。

これはその後の話ですが、値段だけが上がって行うことが変わらないと参加者には不満が募ります。
ですから、内容のグレードアップも都度行っていかなくてはなりません。

ワークショップの詳細な設定を決めよう

ワークショップの設定

ここまで決まったら、具体的なワークショップの設定を決めていきましょう。
ここまで決めれば、あとは開催するだけ!準備は大変ですが、しっかり最後まで詰めていきましょうね♪

開催する日と時間の設定

参加してくれる層にもよりますが、ほとんどの場合は土日がいいでしょう。
主婦向けのワークショップなら、平日昼間を選ぶのもいいですね。

時間は夜か昼化だけではなく、どれくらいの長さになるかを合わせて考えたいところです。
行うワークショップによってですが、1日に複数回行う場合は3時間くらいから始めるのがちょうどいいでしょう。
1回のみで濃密な時間を過ごしたいなら、参加者さんの負担を考えて半日ていどがおすすめです!

募集人数

次に考えるのは、募集人数です。
最初からあまりたくさんの人を募集してしまうと、自分の目が届かない可能性もあり、充分な満足度を得られないことがほとんどです。
最初のうちは多くとも8人前後とし、慣れてきたらアシスタントを増やして参加者も増やしていきましょう!

東京エリアのワークショップにおすすめのレンタルスペース・会議室

大阪エリアのワークショップにおすすめのレンタルスペース・会議室

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しっかり準備をして素敵なワークショップを開こう

参加者と楽しくかかわりあうことができ、参加者だけではなく講師にも学びの多い「ワークショップ」。開催を検討している方は、多彩なレンタルスペースを上手に活用して、雰囲気のある空間づくりをしてくださいね!

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