イベント企画のポイントとは?企画の流れやアイデアの考え方を5ステップで紹介します

春はお花見、夏は花火大会、秋は紅葉狩り、冬はクリスマスなど、シーズンごとのイベントがあります。ほかにも、会社でのイベント開催や、ワークショップイベントなど、多くのイベントが私たちの生活を彩ってくれています。そんなイベントをせっかく企画するなら喜んでもらいたいと思いますよね。今回は、イベント企画のポイントを紹介します!

そもそもイベント企画とは?

イベント企画とは

イベント企画とは、そもそもどういうものなのでしょうか。
なんとなく漠然と知ってはいるものの、しっかりと理解していない人も多いようです。

イベント企画というのは、イベントを開催するために必要なアイデア出しにはじまり、当日までの準備を行って、さらにイベント当日には運営に至るまでのすべてをさしています。
企業が開催するイベントというのは、遊びやレジャーのイベントはほとんどありません。
ターゲットとなる人を集めて自社商品や提供しているサービスを知ってもらうことを目的としています。
いかに具体的な計画を立てられるかが、イベントの成否を大きく左右すると言っても過言ではありません。

イベントは季節感に合ったものにするとアイデアが湧きやすい!

イベントは、基本的に季節感に合ったものを企画するのがポイントとなります。
なかなかアイデアが出ない人は、シーズンイベントを考えながらアイデア出しをするのがおすすめです。

例えば、印刷会社の販促イベントを行うとします。
ノートを作るワークショップを行うなら、どの季節がよいでしょうか。
やはり、ノートづくりを積極的に行いたい層は親子連れです。
親子連れが多く訪れるのは、夏や冬の長期休みでしょう。
そして、ノートの柄や色なども夏なら涼やかなものや海をモチーフにしたもの、冬なら雪だるまや落ち着いたカラーなどが好まれるでしょう。

このように、イベントは季節感に合ったものにすると、これはどうだろう、あれはやっていないな等、アイデアが湧きやすくなりますよ。

イベント企画をするならおさえておきたいポイント3つ

イベント企画とは

イベントが成功するかどうかは、企画発案の段階で決まると言われています。
だからこそ、半端な企画ではイベントの失敗どころか、そもそも企画会議を通らないことも多いのです。
イベントの企画書を立てるときには、次のポイントを意識しながら作成するようにしましょう。

企画立案の段階からターゲットを明確にしておく

何よりも大切なのは、企画立案の段階からターゲット層がどこなのか明確にしておくことです。
女性向けなのか、男性向けなのか、子供向けなのか、シニア向けなのか。
それらをしっかり決めた企画にしておく必要があります。

大まかなターゲット層が決まったら、次に年代を詳しく決めます。
女性なら、若い層化主婦層かシニア層課などで、イベントの内容はガラッと変わってきます。

誰に何を伝えたいのかが不明確だと、効果的なイベントは実施できません。
イベントの目的は何なのか考え、どのような人に来てもらいたいか、具体的なイメージをもって企画を立て始めましょう。

参加者にとってどんな利益があるのか具体的に告知する

企画をするにあたって、成功のために具体的なベネフィット、つまり利益を告知しましょう。
イベントの特典を明確にすれば、参加者も「これなら行きたい!」と思えますし、実際に使用画像をSNSなどで拡散してくれる可能性もあります。
もし商品販促のためのイベントならサンプルを配ったり、参加者だけに先行して商品を体験させたりします。

あれもこれもと手を出しすぎず、シンプルなイベントにする

イベントは、基本的に一つのことを突き詰めて行うのがベストです。
せっかくイベントを行うなら、これもアピールしたい、あれも紹介したいと考えてしまうと、どうしてもまとまりのない内容になってしまいます。
企画書の段階で最も伝えたいことが定まっていないと、どうしてもイベントとして打ち出しにくくなってしまいます。

そのため、なにかひとつに絞ってイベントを打つようにした方がいいでしょう。
もしどうしてもいくつかアピールしたい内容があるなら、企画書を分けるのがおすすめです。
プレゼンの段階で、これも併せて打ち出せればより効果的だという証明ができれば、上司にも承認されやすくなりますよ!

イベント企画から開催までの流れを確認!5ステップで成功に導く

イベント企画から開催までの流れ

イベントの企画をする時の流れを解説します。
大切なステップを5つに分けましたので、自分が今どのステップにいるのか、このステップではどこに気を遣えばいいのかなどを確認しながら進めていきましょう。
準備には時間制限はあるものの、焦って準備をしても成功しません。
しっかり着実に積み上げていきましょう。

イベントの目的と内容を決める

まず最初に、イベントの目的を定めてから、それから内容を決めましょう。
商品の認知度を高めることが目的の場合、この商品を使うとどれだけいいことがあるのかを考えた内容にしましょう。

日程と会場を決める

内容が決まったら、イベントを行う日程や会場を決めましょう。
ターゲット層として、学生や会社員なら平日の夜か土日を狙うと集客の見込みが上がります。
逆に、主婦や子供向けのイベントなら、平日の昼間が時間の都合をつけやすいのでお勧めです。

会場に関しては、行うイベントによって広さに差があるものの、あまり広すぎる会場では持て余してしまう可能性が、狭すぎる場所では参加者がストレスを感じてしまう可能性があります。
適度な広さの場所を選ぶようにしましょう。
レンタルスペースは、バリエーションが豊かですので、最適なスペースが見つかりますよ。

イベントの宣伝告知を行う

内容や日程、会場まで決まったら、細かな概要が決まっていなくても大丈夫なので、宣伝告知を行いましょう。
今の時代、SNSでの拡散能力は宣伝ツールとして外せない一端です。
TwitterやInstagram、フェイスブックなどのSNSを駆使して宣伝を行います。
さらに、フライヤーを刷って開催場所近くに置いてもらったり、新聞に折り込み広告を入れたりするのも効果的です。

イベントの準備を始める

ここまできたら、イベントの準備を始めましょう!
販促系のイベントなら、サンプルをいくつか作って実際に確かめてみたり、イベント会場の装飾案を考えたりします。
当日の人員配置や、どの程度のスタッフが必要なのかも早めに洗い出しておいて、お願いする人には前もって交渉しましょう。
外部から講師を招く場合は、講師のスケジュール確認を行ったり、講師のための楽屋を抑えたりするのもこの段階です。

イベントを開催する

すべての準備が整って当日になったら、ついにイベント開催です!
当日トラブルというのは避けられないものなので、あまり気負わず準備してきたことを信じてイベント運営を楽しみましょう。

イベント企画は、目的を明確にすることが最初のスタート地点

イベント企画を打つ際は、何よりも今企画しようとしているイベントがどのような目的をもって行っているのかを把握することが欠かせません。
なぜ、どうしてこのイベントが行われなければならないのか。
どんな人がこのイベントに参加したら、どのようなメリットがあるのか。
そういったことを明確にしないで自分がやりたいイベントを企画しても、成功しません。
しっかり目的を明確にして、いいイベントになるようにしましょう!

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