イベント運営は難しくない！注意点をおさえつつノウハウを覚えていいイベントにしよう
目次
イベントの運営担当者には不安がつきもの
イベントの運営に際して、管理者というのは不安がつきものです。
心配事が尽きず、不安な夜を過ごす人も少なくないでしょう。
そんなイベント運営ですが、最大限に準備をすれば不安は多少なり解消出来るはずです。
まずは、不安を解消するために効果のある準備方法について見て行きましょう。
準備でだいたいの成否が決まると考えよ
学生の頃の修学旅行も、舞台演劇も、さらには企業のプレゼンだって、準備9割当日1割というのは同じことです。
準備をせずに本番が成功することはありませんし、たくさんの準備をすればしただけ自信に繋がります。
イベント企画も同じことです。
準備にどれだけ時間を裂けたかで、成功の可否が決まるのです。
運営に必要な人員を確保しておこう
イベント成功の鍵を握るのは、次の章で紹介する準備マニュアルの他にもうひとつあります。
それが、人材です。
イベント企画というのは、どうしても1人では出来ません。
たくさんの助けてくれる仲間がいてこそ成功するのです。
準備というのは、なにも紙の上だけのことではありません。
準備段階から助けてくれる、イベントに対して経験のある人や、当日受付として力を貸してくれる人など、運営に必要な人材は必ず事前に確保しておきましょう。
当日のトラブルは確実に起こると思って準備しよう
どれだけたくさんの準幅を重ねても、当日のトラブルというのは起こってしまうものです。
外国人のお客様が来ていたらその対応に追われるかもしれませんし、交通機関の乱れによるゲストの到着遅れでスタートが遅延するかもしれません。
トラブルというのは、思わぬところで巻き起こるのです。
ですから、なるべくたくさんのトラブルを想像してシミュレーションしておく必要があります。
マニュアルにも、なるべく多くのケースを記載しておくと安心です。
他のイベントで遭遇したトラブル例など、事例を交えて記載しておくと分かりやすくて役に立ちますよ。
イベント運営に欠かせない運営マニュアルとは？！
どれだけ準備を重ねても、やはり不安になってしまうのは致し方ないことです。
そんな中でオススメなのが、マニュアルを準備するということです。
ここからは、イベント企画を成功に導くための運営マニュアルについて見ていきます。
なかなか準備が上手く出来なかったり、せっかく立てた企画なのに何故か上手くいかないなどの悩みを抱えているなら、ぜひこの章を参考にしてみてください。
不安を消すための「運営マニュアル」！重要性とそのメリット
イベント企画運営者について回る不安を消すために必要なのが、運営マニュアルです。
運営マニュアルとは、企画の準備段階から当日開催時、さらには終了後に至るまでの対応を記した、いわばイベント企画の虎の巻のようなものです。
全くイベントをしたことがない場合、このマニュアルの有る無しで確実にイベントの質が変わります。
イベントを重ねてきたけれど、なかなかうまくいかないという場合も、マニュアルとしてやるべきことを明文化することは非常に有意義なことです。
誰か一人だけがやることを把握していると、どうしてもその人頼りになってしまいます。
一人に責任が行き過ぎることは、キャパシティの超過に直結し、ひいてはイベントの失敗に繋がってしまうのです。
「運営マニュアル」作成で気を付けるべき注意点とは？
運営マニュアルを作るにあたり、注意した方が良い点がいくつかあります。
ここからは、運営マニュアル作りに失敗しないための注意点を紹介します。
ぜひマニュアル作りの参考にしてくださいね。
イベントの全体像を把握する
マニュアル作成をするにあたり最も大切なことは、全体を意識した運営マニュアルにするということです。
例えば、お客様周りだけに特化したマニュアルでは、運営側のミスが起きた時に手が回りません。
逆に、運営側だけに特化したマニュアルを作ってしまうと、急にお客様がいらっしゃらなくなった時などのトラブル対応に迷ってしまうでしょう。
マニュアルを作る際は、大変かと思いますができるだけ全てのスタッフが読めるような包括的な内容にする必要があります。
また、マニュアルは部署ごとに配るのではなく、全体に全てを配るのがオススメです。
なぜなら、他のメンバーがトラブルのフォローに回ることもあるため、できるだけたくさんのマニュアル知識を入れておける方が便利だからです。
緊急時の対応や備品リストを作成しておけば安心
マニュアルの付属資料として、必ず作っておくべきなのが緊急時の対応リストと備品のリストです。
地震や火事などの天災が起こってしまったときや、なんらかの刑事事件が起こった時に使用します。
誘導・待機などの方法や、安全確保の順序、安全確保が正式に確認できるまでの非常用飲料水・食料などの配布順序を記しておきます。
なによりも来場してくれたお客様の安全を最優先に考えて作成しましょう。
運営側が焦ってしまうと、お客様も慌ててしまいます。
マニュアルの内容をしっかり頭に入れておくことが重要です。
備品リストには、実際に使用する備品が会場にあるのか、こちらで用意しなくてはならないのかを記載します。
例えばバーベキューイベントならば、炭やコンロ、軍手、食材、皿などの備品を考えます。
どこまで会場にあり、どこから自分たちが準備するのかを明示しておきましょう。
他にも、参加者が個人的に欲しいものや用意してほしいものもヒアリングします。誰が準備して、そして誰がどこに返すのかまでリストアップしてあればベストです。
マニュアルが完成したら満足せず下見やシミュレーションをたくさん行おう
マニュアルが完成したら、その後の対応も忘れずに行いましょう。
会場が外にあるようなら、何度か都合をつけて下見に行っておきます。
写真で見ただけでは実際の広さや会場のレイアウトは分かりづらいものです。
実際に現場を訪れ、椅子やテーブルをレイアウトしたり、集客面で過不足がないかを確認するのは非常に大切です。
さらに、マニュアルに間違いや不足がないかを確認するため、実際に作ったマニュアルを使ってシミュレーションをしましょう。
何度か起こりうるトラブルに対してどう対応できるか確認することで、マニュアルに抜け漏れがないか確認出来ます。
イベント運営はすべては成功しない！準備して「最善」のイベントにしよう
何事にも完璧はありません。
どれだけ準備をしても、どれだけ対策を練っても、イレギュラーなことは起こってしまいます。
大切なのは、そこでいかに慌てずに対応出来るのかという点です。
大事なのは失敗を恐れて臆病になることではなく、成功のためにどれだけ準備が出来るかなのです。
その意識を共有するため、マニュアルというのは非常に役に立つツールです。
イベントごとに異なるマニュアルが必要となりますが、マニュアルをしっかり作成して、いいイベントになるように最善を尽くしましょう。
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