ビジネスメールは正しい書き方を守れば即上達できる!意外と知らない件名や本文マナー

ビジネスメールは、友人とのラインやメールとは全く異なるものです。相手に予期せぬ誤解を与えないよう、マナーを守って失礼の無いメール文面にする必要があります。とはいえ最初はどうしていいかわからないものですよね。今回は、宛先、宛名、件名、添付ファイルなど、ビジネスメールにおけるポイントを紹介していきます。

こんにちは!キャリアライター歴5年以上、Feeeelライターの仲野 識です。

みなさんは、メールにおけるビジネスマナーをご存知でしょうか。
誰でもインターネット上で連絡を取り合えるようになった現代、コミュニケーションツールとしてのメールは毎日使うものとなりました。
ですが、ビジネスシーンにおけるメールというのは、友人と行うやり取りとは違います。

慣れ親しんだコミュニケーションであるが故に、大変なマナー違反を起こす可能性もあります。
今回は、そのようなトラブルを防ぐために宛先、宛名、件名、添付ファイル、本文、署名などのビジネスメールを送る際のビジネスマナーを紹介します!

ビジネスメール送信の基本ルールを学ぶ

メールのビジネスマナー

まずは、ビジネスシーンでメールを『送信する』ときに知っておくべき基本ルールの紹介を行います。
普段何となく使っているメールも、実は多くのルールがあるのです。
知らずに送ってしまうと、自社だけでなく先方に迷惑が掛かる可能性もありますから、ぜひしっかりチェックしてみてくださいね。

To、CC、BCCの使い方を理解しておこう

To、CC、BCCをご存知でしょうか。
この3つはすべてメールを送信する際のあて先を指定する形式なのですが、用途が全く異なります。
知らずにすべてのあて先を『TO』のみにしていると、トラブルのもとになりかねません。

To:要件を伝えたいメインの相手。返信を求めたい相手。(例 取引先の担当者)
CC:参考にメールを確認してもらいたい相手。返信は不要な相手。(例 取引先の上司・自社の上司)
BCC:面識のない複数名。アドレスを知られたくない間柄の受信者。(例 異なる会社に一斉見積もりを出す際の担当者たち)

このように、まったく異なる用法でTo、CC、BCCは使われます。
アドレスをCCに記載することにより面識のない人のアドレスも分かってしまうのため、CCとBCCの使い分けを間違ってしまうと、大きなトラブルを引き起こしてしまいます。
個人情報の漏洩につながりますので、厳重な注意を心がけてください。

正しい件名の書き方とは?

メールの書き方で一番最初に気をつけねばならないのが、件名です。
いつもなんとなく件名をつけてメールを送っていませんか?
ビジネスマンというのは、常に大量のメールを読まねばなりません。
そのため、件名でメール内容を把握する癖がついているのです。

内容がとても重要なものであっても、件名が明確でない場合や件名で至急だと判らない場合は、メールの確認を後回しにされてしまいます。
件名が長過ぎると受信した際に末尾が分からず、読み呼ばされる可能性もあります。
そのため、件名を読めばどんなメールなのか分かるように、本文の内容を短く簡潔にまとめたものを件名としましょう。

件名を各順番も最初にしがちですが、内容とそぐわない件名にならないように、本文を書き終えてから書くのがおすすめです。

【ビジネスメール基本の書き方】本文の書き方

メールのビジネスマナー

件名やアドレスの仕組み、宛名の書き方をマスターしたところで、ここからは、基本のビジネスメール本文の書き方をレクチャーしていきます。
メール本文というのは、送るシチュエーションによって大きく異なっていきます。
あいさつ文であれば、時候の挨拶が必要です。
至急の案件ならば、省略することも可能でしょう。
ですが、そのような応対は慣れてきてからでOKです。

最初のうちは基本的なルールを把握し、自分が今メールをする相手がだれで、どのような要件なのかをしっかり認識することを心がけてくださいね。

文章の構成は『PREP法と6W3H』を意識して

メールの本文を書く時は、だらだらと内容を書かないことが鉄則です。
通常のビジネスメールならば時節の挨拶などは基本的には省略し、挨拶は外部に送信する場合は「お世話になっております」とし、社内メールの場合は「お疲れ様です」から書き始めていいでしょう。

一行の文字数も、先方が携帯電話で確認した時に読みにくくならないよう、30文字程度に押さえて記載します。
それに加えてPREP法と6W3Hを意識することが大切です。

PREP法とは、結論(Point)から先に述べてから理由(Reason)を書き、その後事例(Example)、最後にまとめ(Point)を書くビジネス文書作成のフレームワークです。
6W3Hは、5W1HにWhom:(誰相手に)、How to(手段)、How many(量)、How much(金額)を加えた文章作法となっています。

これらにに沿って文章を書くと、すっきりと分かりやすく、伝えたいことの抜け漏れや重複の防止につながります。

【メール上級者になろう】ビジネスメールのレベルをあげるテクニック

メールのビジネスマナー

いつまでも新入社員のようなメールを送っていたら、上司にも取引先の人にも認めてもらえません。
ビジネスメール送受信のマナーをマスターしたら、次はメール上級者になるためのテクニックを押さえていきましょう。
このテクニックは応用編ですので、レベルをあげたいと思ったらチャレンジしてみてください。

メールのやり取りを減らして相手も自分も負担減!返信不要の場合はその旨を伝える

メールのやり取りが多くなると、確認事項も増え、どんどん工程が煩雑化していきます。
そのため、少ないメールでやり取りを完結できるよう、工夫した送り方を心がけてみましょう。

例えば、打ち合わせの日程を決める連絡をする際は、「月曜日ではいかがでしょうか?」と聞くのではなく、「月曜日の13:00〜17:00、もしくは水曜日の16:00〜19:00ではいかがでしょうか」というふうに、日程の候補を2つ以上上げ、さらに時間も大まかに指定してあげるとやりとりが少なくなります。

やりとりを減らすためにもう一つ重要なポイントは、返信がなくともいいメールにはその旨を伝えることです。
「このメールにご返信は不要です。」「ご確認ののち、ご返信は無用です。」という文を末尾に加えておくだけで、相手の心理的な負担を減らすこともできます。

伝わりやすいビジネスメールにするためにルールはしっかり押さえておこう

ビジネスメールは友だちとのやり取りとは異なり、気をつけるべきポイントがあるのが理解できたでしょうか。

メールを上手に活用することで、ビジネスを円滑に進められます。
しかし、ミスのある文面や失礼なメールを送ってしまうと、あらぬ誤解を与えてしまうツールでもあるのです。

だからこそ、確認をしっかり行うことが不可欠なのです。
不安な差異は、まずは直属の先輩にメールを送り、確認してもらった上で上司や取引先に送るなどの対応をしてもよいかもしれません。
ルールにのっとった形式や失礼のない文面などのマナーを守り、伝わりやすいビジネスメールを書くことを心がけてくださいね!

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