できるビジネスマンはみんな知っている！報告書の目的と内容・構成・ポイントを解説
こんにちは！キャリアライター歴5年以上、Feeeelライターの仲野 識です。
社会人になると必ず書かなくてはならないのが、報告書です。
報告書と言っても、日報や週報や月報に始まり、レポートやクレーム対応報告書など、その種類は非常に多岐にわたります。
しかし、学生の頃に学んできたレポートと、社会人になってからの報告書は異なります。
どうしていいかわからないまま、何となく報告書を作っては怒られていないでしょうか。
そんな人は、ぜひ今回の記事をチェックしてみてください！ここでは、報告書作成のポイントについて分かりやすく解説しています。
ぜひ報告書の書き方をマスターして、上司に「仕事がデキる人」と思わせてくださいね！
押さえておきたい報告書の書き方ルール
実は、報告書というのは何もないところから書くと非常に効率が悪いものなのです。
報告書を効率的に作成するためには、ルールを知っておくことが重要になります。
まずは、報告書作成の基本ルールから押さえていきましょう！
ルール1：書式やスタイルは統一感を持って読みやすく
報告書以外でも、ビジネス文章は文体を一貫させて記載するのがルールです。
最初書き出しを『です』にしたなら、『デスマス調』で通しましょう。
もし『だ』で始めたら、『だ・である調』で一貫させます。
また、何度も提出する日報や週報などは、テンプレート化させてスタイルをまとめておきます。
書く方もいちから考えて書かなくて済みますし、見る方もストレスなく見れます。
また、報告書に書く内容を取捨選択することも重要です。
あったことをすべて書いてしまうと、長くなり読みづらさが目立ちます。
報告書では、文章として知らせた方がいいこと、複数人に共有したいことなどを記載します。
ルール2：事実を具体的かつ正確に記載する
報告書に書くこととして、日付、期間、数量などの客観的な事実があります。
この事実を書くときに気を付けなくてはならないことが、具体的かつ正確に記載することです。
報告書の読み手となる上司は、あなたのその報告に沿ってその後のフォローのやり方や、方針、対策を考えます。
そこでもし報告書のデータにミスがあると、対策内容が大きく異なってしまいますよね。
そのため、報告書には間違いがあってはいけないのです。
加えて、具体的に表現できることはあいまいに記載せず、数字化したり図や表で表したりしましょう。
データを客観的に見られるので、読み手にとっても親切になります。
いい報告書に仕上げるには常に目的を意識することが重要！
報告書はルールに則って書くと書きやすいというのは理解できたかと思います。
しかし、常に型通り、テンプレート通りの文章ばかり書いていては「またこの文面か」と思われてしまうでしょう。
そこで大事になってくるのが、『目的』です。
ここでは、いい報告書に仕上げられるようになる『目的』について詳しく見ていきます。
種類によって目的に沿わせることが大切
報告書を作成するとき、実は最も大切なのが『目的』です。
しかし、目的と言っても漠然としていますよね。
報告書における目的とは、『報告書を、なぜ、だれに提出するのか？』を明確にすることです。
例えば、報告書を作って読んでもらう相手が同僚か上司かでも目的が変わります。
同僚に共有する場合は、その目的は『情報共有』であったり、『チームの報告』であったりするでしょう。
上司ならば、『プロジェクトの進捗報告』や、『上司に伝えねばならないことの共有』だったりします。
また、『どうしてその報告書を作るのか？』によっても記載する要点が変わります。
目的を理解して、それによってどう構成するかを考えねばならないのです。
文章が主観的にならないように気を配る
文章を書くとき、最初のうちにやってしまいがちなのが『主観的』になってしまうことです。
ビジネス文書である報告書は、基本的に主語が『私』ではありません。
主体となるのは目的（報告したい事実）であり、個人ではないのです。
ビジネス文書全般に言えることですが、個を強めて報告書を書いてしまうと、独りよがりな印象を受けるだけでなく、説得力を感じられなくなります。
そのため、報告書は目的に合わせて「結論＋根拠」という論理的な構成で書くようにします。
論理的と聞くと難しく思いがちですが、簡単に言えば、「（結論は）◯◯です。なぜならば（根拠）……」という形に整えればいいだけです。
主観を排除し、まずまっさきに客観的な事実から導き出された結論を書くようにしましょう。
伝わる報告書にするために書くべき構成ポイント
ルールと目的をしっかり理解しておけば、報告書はぐっと上手になっていきます。
ここまでスムーズにできるようになったなら、次に意識してもらいたいのが『構成』です。
構成と聞くとなんだか難しそうに思えますが、慣れてしまえばどのタイプの報告書にも応用できる優れモノなのです！
ここでは、報告書の構成に必要な要素について解説していきます。
構成その1 目的を明確に
第一に、上記で紹介した目的を記載します。
何のための、どのような報告書なのかを真っ先に記入することで、読み手の理解を促します。
書き方としては、『〇〇のために〜〜を行いました。』のように、簡潔な記入を心がけてください。
構成その2 目的に沿って事実を記入していく
次に、その目的に沿って判明した事実を記載します。
ここには感想や所感などは記載しないようにしてください。
目的に沿って行ったことに対する結論だけ書けばOKです。
例えば、なんらかのトラブルのために話し合いを行ったことを報告するのが事実です。
構成その3 事実をもとに分析、解釈を行う
つぎに、判明した事実をさらにひも解いていって、成功したならその要因を、失敗ならばその原因を分析します。
ここでは、推測や類推をするのではなく、できるだけ具体的な数値・データなどを根拠とするようにしてください。
構成その4 今後の展望を改善策とともに記載
最後に、改善策とそれを行った場合におこりうる今後の展望を示します。
ここで初めて所感を記載します。
「やってよかった・悪かった」などの感想ではなく、あくまで「これをやったので次はこれができるだろう」など、個人的な思いの吐露にならないように心がけてください。
このように4つに構成を分けつつなるべく論理だてて報告を展開していくことで、説得力が生まれます。
ポイントを掴んで良い報告書を手早く作成する
今回紹介した手法で報告書を作成すれば、論理的かつわかりやすい報告書に仕上がることでしょう。
初めのうちは慣れずに戸惑うことが多いと思いますが、何事も回数を重ねるのが大切です。
何度もトライしていくうちに、次第に手に馴染んでゆくはずです。
社会人として失敗を恐れずに報告書に挑んでいきましょう！
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