報告書のわかりやすい書き方！ポイントを押さえて上司に褒められる報告書にしよう
こんにちは！キャリアライター歴5年以上、Feeeelライターの仲野 識です。
突然ですが、みなさんは『報告書』と聞いてどんなイメージを持ちますか？
書くのに時間がかかるもの、面倒なものというイメージを持っている人は多いのではないでしょうか。
実は、報告書はポイントを押さえて書くことで効率的かつスムーズな執筆ができるのです。
この記事では、報告書作成に役立つポイントを紹介していきます。
報告書が苦手な人、これから社会人になる人など、ぜひ参考にしてみてください。
目次
そもそも報告書とは？
ビジネスシーンにおける報告書とは、その名の通り『なんらかの行動によって引き起こされた結果を報告する書類』のことです。
日報は前日に行った仕事の結果や進捗を報告する『日々の報告書』であり、トラブル報告書はなんらかの問題が起こった際に『なぜトラブルが起き、どのように解決したのかを報告するものであり、どちらもれっきとした『報告書』なのです。
会社で使っている報告書の種類
上記でも簡単に紹介しましたが、さらに詳しく会社で使っている報告書を紹介します。
業務日報やクレーム報告書にはじまり、営業さんや外勤があれば出張報告書、研究職ならば研究結果報告書、自動車などの不動産を扱う場合は事故報告書・調査報告書など、多数の『報告書』があります。
ここでは、中でも重要な業務日報とクレーム報告書について詳しく見ていきます。
毎日書くのが原則！業務日報
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業務日報は、毎日の仕事内容や気づいたことを記載して提出する報告書です。
業種によっては求められないことがあったり、朝礼で済ませてしまったりもしますが、月次報告などはどの業種でもよく見られます。
接客業や飲食店であっても業務日報を求められることがありますので、覚えておいて損はありません。
当日やる主な仕事内容と目標を記載し、その上で実際に行った業務内容を時間ごとに記載します。
目標まで行けたか行けなかったかの進捗状況を記載し、その理由まで書いておくようにしましょう。
さらに、特に上司へ出んt夏しなければいけない事項があれば書き記しておきます。
最後に、業務に関する所感を交えて気づいたことを書き添え、終了です。
書くことが多そうですが、実際には企業側が様式を準備していることが多いので、それに沿って書くようにすればOKです。
また、先輩の日報を見せてもらい、参考にしながら書くと上達も早いでしょう。
冷静にクレーム内容をまとめる！クレーム報告書
お客様や取引先からクレームを受けたとき、クレーム内容をまとめて作成しなくてはならないのが、クレーム報告書です。
不具合の解消や改善のために使われるのがこの報告書なので、通常の報告書以上に詳細な事実を書く必要があります。
クレーム報告書はたとえクレーム内容が不条理なものだったとしても私情を挟まず冷静に書かねばならず、主観的な表現は厳禁です。
記載すべき項目としては、まずクレームを伝えてきた顧客・取引先名を記載します。
それに続いて、ヒアリングした内容をもとに、クレームが発生した状況とクレーム内容を記します。
それに対してどのような回答を行ったかを書いておき、さらに今後行うべき対策についても記載します。
サービスの不備・不具合は、起こらないのがもちろんもっともよいですし、起こらないことを前提に作られています。
しかし何らかの問題が起きた時、クレームの中に大切なヒントが隠されていることもあります。
そのため、クレーム報告書は報告書の中でもとても重要な役割を持っているのです。
報告書を書くときの注意点
報告書がどんなものか、どのような種類があるのか理解できたところで、ここからは実際に報告書を書くときに注意するポイントについて解説していきます。
ビジネス文章としてのルールも守りつつ、報告書独自の書き方もマスターすれば、書きやすいだけでなく読みやすい報告書に仕上がりますよ。
作成者の所感を入れる
業務日報についての個所で触れましたが、日報や月報などのいわゆる『業務報告書』の場合は、最後に所感を入れておくのがよい報告書だと言われています。
所感は乾燥に似ていますが、似て非なるものということを念頭に置いておきましょう。
ただ思ったことを書けば良いわけではなく、業務を通じて感じたことに加えて今後の業務にどう活かしていきたいかを報告することが大切です。
何かの問題があって仕事を進められなかったときは、どうやったらスムーズな仕事ができるかなど、改善提案をします。
そして、それを実際に翌日実践し、どうだったかを記載していくのです。
報告書作成のポイント
報告書作成に慣れてきたら、次はよりわかりやすく、読みやすい報告書を目指してみましょう。
そうすることでマンネリ化しやすい報告書がぐっと上級者らしくなります。
報告書がうまく書けていると、上司からの評価も上がってゆくでしょう。
ここでは、報告書上級者になるために役立つポイントを解説します。
報告書作成に慣れてきた人や、ステップアップしたい人は参考にしてみてくださいね。
誰に向けて書く報告書なのかを明確に
ポイントとして、報告書の内容が誰に向けられたものなのかを意識することが重要です。
誰が読むのかを意識することで、内容に微妙な違いが出てくるからです。
トップや役員向けに書かれる報告書の場合は、報告書を読むのに多くの時間をかけられないため、スムーズに判断できるように短く簡潔な文章でまとめるようにします。
部内や上司向けの報告書ならば、上司の意図と報告事項が擦り合っているかを最初に確認します。
求めている報告内容になっていないと、せっかく作っても突き返されてしまい、二度手間となってしまいます。
お客様向けの社外文書なら、期限を厳守するのはもちろん、失礼のないような形式ばったものにします。
社内報告書であれば、ほとんど表紙をつけることはありませんが、社外向けの文書では丁重さを忘れず、必ず表紙は付けるようにしてください。
全体の構成を意識して文書作成をする
報告書は、理解しやすさを重視して作られるビジネス文書です。
そのため、全体の構成は必ず意識します。
指定の様式がない場合は、まずは表題、その次にこの報告書で何を報告した以下の要旨、そこに続いて詳細事項とつなげていくと分かりやすくなります。
読みやすい文書となるよう。工夫をして作成しましょう。
ポイントを押さえてシーンに合わせた報告書を作成しよう
報告書は、いくつかのポイントを押さえればスムーズな作成が可能です。
それだけではなく、コツさえつかめば短時間で読みやすい報告書に仕上げることもできるのです。
いくつかのパターンを知っておくことと、書き方を覚えておくことですぐに上達できることでしょう。
報告書が苦手な人は、ぜひ今回の記事を参考にしながら報告書を作ってみてくださいね！
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