会議の効率的な運営方法は司会が握っている!会議の進め方・司会進行のコツを学ぶ

会議の運営は、司会が適格に進めることによって非常に効率的になります。そのため、事前に会議の進行方法やファシリテーションを学んでおくことは大切です。正しく、効率のよい会議を行うために、会議の種類と目的を知っておきましょう。こちらの記事では、会議の進め方・司会進行のコツを押さえていきます。

こんにちは! レンタルスペース利用歴5年以上♪ Feeeelライター「仲野識」です。

今回は、会議の効率的な進行を行うためのコツと、会議運営効率化のために気を付けるべきことをご紹介します!

会議の目的と種類は大きく3つに分けられる

会議の目的と種類

そもそも、目的に応じて、会議は大きく2つの種類に分けられます。
やみくもにルールを設定しても、異なるタイプの会議ルールだった場合はうまくいきません。
まずは、自分たちが行おうとしている会議がどれにあてはまるかを検討してみてください。
それを理解したうえで、会議の運営方法を考えていくのが得策でしょう。

【報告・連絡・共有】コミュニケーション会議

朝の部署会議や、侵入者ンのオリエンテーリング会議、キックオフ会議などがこの『コミュニケーション会議』にあたります。
コミュニケーション会議は、報告・連絡・共有を主に行う会議であり、基本的には議論をしたりはしません。
『伝える』ことが目的の会議なので、参加者が情報共有をし、他の参加者の認知を促します。
疑問点があればその場で訊くこともありますし、会議自体を分けてここでは質疑応答も行わないこともあります。

オリエンテーリングの場合は、企業方針やルールを新入社員へ伝えますので、リーダーは先輩社員となります。
また、キックオフの場合はオリエンテーリングよりも範囲が狭まり、プロジェクトやチームの目標や、各自に課せられている役割分担を伝える会議となります。

【問題発見・意見・アイデア出し】ブレインストーミング会議

ブレインストーミング会議は、コミュニケーション会議と異なり、議論や提案、アイデア出汁を行う会議です。
商品開発会議や、営業会議などがこれにあたります。
のちに詳しく紹介しますが、司会進行が会議の行く末を決めるといっても過言ではない、非常に自由な会議です。
自由さゆえ、方向性が定まらないことや、時間がだらだら過ぎてしまいがちなので、注意が必要です。

この会議では、最終的に結論を導く必要はありません。
あくまでも意見を述べ、発想をするのがこの会議の役割です。
参加者はあらゆる視点からアイデアを出すため、その場ではいいと思っても後々よくないと思うこともあります。
そのため、ブレインストーミング会議を行ったら、少しアイデアを寝かせてから意思決定を行うのがベストです。

会議を進めやすくする司会進行のコツ

会議を進めやすくする司会進行

会議では、参加メンバー全員の納得を得たり、意見・アイデア出しを取りまとめたりする人が不可欠です。
議論や進行を円滑にするためには、司会(ファシリテーションとも)の存在が欠かせません。
ただ、会議自体の性質を理解せずに毎回同じような進行を行ってしまうと、議論がうまく回らないことがあります。

司会進行の役割をもとにして、会議ごとに異なる会議運営のコツについて学んでいきましょう。

会議におけるファシリテーションとは?

会議を行うにあたり、よく耳にする単語が『ファシリテーション』です。
ファシリテーションとは、会議における最終的な目的を達成するため、議論を円滑に進行させるスキルのことです。
このスキルを持っている人をファシリテーターと呼び、ほとんど司会進行と同意義に使われます。

ファシリテーターは、参加メンバー全員の意思をまとめたり、参加者が単にそこにいるだけにならないよう発言を引き出して活発な議論の場にしたりする役割を持っています。
意見が対立した際に場を収めるのも、ファシリテーターの大切な役割なのです。

ファシリテーターは必ずしも現場責任者やリーダーを同じでなくともよいため、最終的な意思決定権がどこにあるのかを事前に確認しておくことも重要です。

コミュニケーション会議での司会のポイント

コミュニケーション会議では、報告・連絡の情報共有以外にも、会議に参加するメンバーのモチベーションを維持する役割があります。
司会は、報告・連絡時は急かさず十分な時間を各自に与えてください。
その後、リーダーがその日の行動方針をメンバーに伝えます。
具体的なスケジュールも考えられれば、その後の仕事もうまく回るようになるでしょう。

資料を作って持参させると、余計な労働コストが高くなるので、基本的には口頭での共有がベストです。
だらだらしそうなら、スムーズな発表を呼びかけることが大切です。
あえて会議で発表しなくても良い内容だと判断したら、メールやインターネットの会議情報共有ツールを使うなどして時間を節約するよう呼びかけてください。

議論会議での司会のポイント

議論を行う会議の場合は、発言しやすい環境作りがなにより大切です。
会議の最中は携帯電話の使用を禁止し、参加者全員が話し合える環境を整えてください。

単に自由な発言を促すだけでは場が混乱してしまいますので、各自にシンキングタイムを与えて考えをまとめさせてください。
アイデアや意見は、ホワイトボード等に書き出すことで視覚化します。
どんな意見でも否定せず、参加意欲を育みましょう。

会議運営効率化のために気を付けるべきこと

会議運営効率化のために気を付けるべきこと

会議の運営を効率的に行うためには、司会の存在の他にも多くの気を付けるべきことがあります。
だらだらした会議や、中身のない会議にしないために、事前に準備をしておくことは非常に重要なのです。
また、会議中の過ごし方にも注意するべきことがあります。

ここで紹介するポイントを踏まえて会議に臨むことで、より深い内容に踏み込んだ議論が出来ることでしょう。
いつもどこか会議がうまくいかない人は、是非チェックしてみてください。

情報の事前共有を行っておく

会議の最中に参加者に対してアジェンダやレジュメを配ってしまうと、それを読む時間・理解する時間が必要となります。
人によって理解度合いが異なるまま議論を続けると、意見を言う人に偏りが出てしまいがちです。
それを防ぐため、会議前に情報共有を行っておきましょう。

ただし量を回すのではなく、どのような議論を行い、大まかにどのくらいのことを決めたいのかを先に周知しておくことで、議論を効率的に行えます。
ビジュアルや表を用いた資料を使うことで、共有したい情報が簡単でわかりやすくなるのでおすすめですよ。
配布資料にアジェンダを記載して議題と時間配分を考えておくことも有効です。

効率的な会議運営は会議内容を参加者全員が認識することが大切

会議を効率的に進めるためには、会議の内容の事前周知がとても重要です。
準備が間に合わず、当日や会議前、もしくは会議の開始時に資料を配ってしまうことはよくあることです。
しかし、その場で議論が出来る人と、しっかり調べてからでないと発言できない人がいます。
活発な会議のためには、事前に資料を用意し、且つ司会進行をしっかり行っていくことが大切なのです。

司会進行は大変な役割ですが、きちんとこなせれば上司の評価アップにも直結します。
ぜひ、積極的にチャレンジしてみてくださいね。

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