こんにちは！レンタルスペース利用歴5年以上、Feeeelライター「仲野識」です。
みなさんは、会社で日々日報を書いていませんか？
日報は、どうしても書いているうちにマンネリ化してしまいますよね。
今回は、日報がより仕事に役立つツールとなるようなポイントを解説していきます。
日々の仕事でぜひ取り入れてみてください。
【日報初心者必見！】日報にまつわるイロハを学んでおこう
なんとなく書いてしまっている日報よりよくさせるため、まずは日報にまつわるイロハを知っておくことからはじめましょう。
会社によって日報のパターンが異なっていることも多いですから、しっかりチェックしておくことが大切です。
基本的には会社の指定する方式に合わせて
会社によって、日報の形式が異なります。
紙で管理しているところもあれば、メールのところ、エクセルのところなどもあります。
また、会社至急のテンプレートがあるところもあれば、まっさらなところもあります。
基本的には過度の改変は嫌われますので、指定があるならばその指定内容で上手な日報作成を心がけるようにしましょう。
日報に使う主なツールとは
作成作業が大変だったり情報共有がしにくい日報だと、次第に内容は薄くなっていきます。
上手く活用することは困難です。そのため、日報に使うツール選びは非常に大事になってきます。
メールでの日報管理をしている企業は多いですが、集計や分析ができないためメールの中に埋もれてしまいがちです。
エクセルは集計・分析に優れていますが、営業活動のPDCAサイクルを回そうと考える場合は振り返り活用がしにくいエクセルも不向きです。
日報に特化したシステムである日報管理システムは、導入に資金はかかりますが、スマートフォンからの記入もでき、分析もすぐにデータ化できるため営業活動を改善する目的で日報を活用したいならば便利です。
ただ、手軽さ・便利さの点で言えば、メールやエクセルの日報ももちろん有効です！
ツールの有効性だけにとらわれず、自社の方向性に合わせてツールを選ぶようにしてくださいね。
日報における4つの目的を理解することでより良い日報に仕上がる
つぎに、日報における４つの目的を理解するところからはじめましょう。
日報が持っている役割とその目的を理解することで、日報自体の質が上がっていきます。
日報がただの日記や仕事の感想ではなく、仕事に役立つものとなるはずです。
目的1 PDCAサイクルを実践できる
日報は、ポイントを抑えて上手に描くことでPDCAサイクルが手軽に実践できます。
日報記載の際に、いくつかの点に留意して書くようにしてみましょう。
「今日の目標」を書くならば、それはPlanになります。
「今日の業務内容」はDoにあたり、「仕事を行った結果、見つかった問題の解決策」はActionに、「明日の目標」次のPlanにつながっていきます。
PDCAサイクルの考え方を実践していけば、改善点を実践していくことにつながっていくでしょう。
このように、感想文のように扱っていた日報でも、あなた自身のビジネス的成長につなげられるのです。
目的2 タスクの進行確認
自分の仕事の進捗や業務ペースを把握していないと、自分のキャパシティを超えてしまう場合があります。
そんな時に役に立つのが、日報なのです。
日報はその日上司が確認したら捨てるということはなく、過去に書いた日報を見返せるのがメリットです。
日報には仕事の進捗を記載しておくので、いま誰が、どの業務を、どこまでやっているかというタスク管理のツールとしても利用できます。
そのためにも、日報の確認は上司の実が行うのではなく、チームで行うのがベターです。
各自が各自のやることを把握していれば、重複しての仕事はなくなりますし、サポートを頼みやすくなったり、自主的に補佐に入りやすくなります。
日報によるタスク管理で業務が整理できれば、仕事が効率的に進むようになるでしょう。
目的3 チームのコミュニケーションを深める
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仕事の進捗を上司・チームと共有することで、チーム内の連携が取りやすくなります。
また、日報に掛かれている課題や今後の目標などを上司がしっかりチェックし、部下へフィードバックを行うことで仕事上のトラブルを解決させることもできます。
日報でコミュニケーションが取れれば、上司やチームへの信頼感が増すだけでなく、上司にとっては部下のパワーバランスや人柄を知ることもできます。
日報に書くべき項目と記入の際に気を付けるとよいポイントとは
ここからは、日報に書くべき項目と、記入の際に気を付けるべきポイントを解説していきます。
会議における目的を知ってから気を付けるべきところを理解しておくと、よりよい日報に仕上がりますよ。
参考にしてみてくださいね。
テンプレートを使って見やすい日報に仕上げる
日報に書く項目をあらかじめ決めてテンプレート化しておくおくことで、日報作成の効率化ができます。
上記でPDCAの実践を行えると記載しましたが、それに応じたテンプレートを事前に組んでおけば、毎日考える手間が省けます。
慣れてくれば、自分が行った仕事内容の報告をどこに当てはめるかがすぐにわかるようになっていきますよ。
例えば、以下のようなテンプレートが挙げられます。
1.今日の目標
2.今日の業務内容
3.仕事を行った結果、見つかった問題の解決策
4.明日の目標
このようにな項目を事前に準備しておくことで、日報作成の時間が短縮できます。
さらに、業務に対する集中度が高まるため、日々の業務の細かな改善点まで考えられるようになるのもメリットです。
コストをかけずに導入でき、日報の効果を感じやすい方法なので、ぜひ実践してみてください。
5W1Hを意識した文章にすると読みやすい
5W1Hとは、
・When（いつ）
・Where（どこで）
・Who（誰が）
・Why（なぜ）
・How（どのように）
を表す言葉です。
これらを意識しながら日報を書くと、読みやすく理解しやすい文章になります。
もちろん日報以外にも活用できる文章作法ですから、ビジネスマンなら押さえておいて損はありません。
さらに、慣れてきたら『5W3H』を意識するのもいいでしょう。
5W3Hは、5W1HにHow many（どのくらい）・How much（いくら）を加えたものです。
営業日報ならば、これを加えて定量化することで、より理解しやすい日報に仕上がるでしょう。
日報は、日々の営業活動を改善するのに効果的！
日報は目的を知って上手に活用することで、生産性の向上に直結します。
日報は共有することが大切で、有効な業務改善ツールとしても機能するのです。
効果的な日報の共有による作業効率アップのためにも、ぜひこれらのノウハウを実践してみてください。
個人だけでなく、チームの成長も後押ししてくれるはずです。
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