コロナ禍のなかでオフィスのフリースペースを活用するには？貸し出しも検討しよう
こんにちは！テレワーク歴3年以上、Feeeelライターの仲野識です。
海外のオフィスでよく見かける「フリースペース」。
環境を変えたい時や業務に集中したい時など、様々な使用用途で便利に使え、仕事のパフォーマンスやクリエイティビティUPも期待できるため、日本でも取り入れる起業が増えてきました。
フリースペースを設置するメリットは他にも色々あります。
例えば、従業員の勉強や調べものスペースとして使えたり、公式の会議でなく、軽いミーティングにも使用可能、さらに、レイアウトやデザインを工夫することで、社内コミュニケーションを深める場所としての活用や、社内外のセミナーやイベントスペースにすることもできるのです。
しかし、このコロナウィルスの影響下で、使い方に困っている起業も多いでしょう。
そこで今回は、コロナ禍のなかでオフィスのフリースペースを活用する方法を紹介していきます。
居心地のよいフリースペースを作るために心得ておくべきポイント
まずは、居心地のよいフリースペースを作るために心得ておくべきポイントについて3点を紹介します。
いままさに使用している方や、これから作ろうと考えている方はこの章から参考にしてみてください。
①フリースペースにおけるメインの使用目的を明確にする
業務や勉強が中心か、セミナーやイベント用か、はたまたランチや交流の場としても活用するのか考えましょう。
主要用途によってレイアウトや、設備、家具選びが変わってきますので、フリースペースといえども、ある程度目的は絞っておきましょう。
②執務スペースとはイメージを変える
せっかくのフリースペースなので、通常の業務環境とは違い、気分が変わるようなデザイン性の高い空間にするのがオススメです。
時計や壁紙、床、椅子やテーブルなども、ちょっと質の良いもの、おしゃれなものを選びたいところです。
③使用ルールを作る
せっかくフリースペースを作っても、結局あまり使われていない、または常にいっぱいで使えないという状況になるのはもったいないです。
有効利用するためにも、使用可能時間や使用規則などを予め決めておきましょう。
また、お掃除ルールなども決めて気持ちよく使い続けたいですね。
【“コロナ後”の働き方】変わっていくオフィスのフリースペース
コロナウィルスの影響があるまで、固定席が決められていないフリーアドレスのデスク配置や、ちょっとした休憩や打ち合わせにも活用できるフリースペースが設けられるようになり、オフィスのレイアウトも多様化してきました。
そして、コロナ禍のなか、多くの企業で上記とは異なる働き方改革が進められてきました。
そのなかでも重要な取り組みとして注目されているのがリモートワーク環境の整備です。
オフィス以外の場所においても自由なスタイルで仕事をすることができるようになった今、オフィスに求められる役割や要素も変わろうとしているのです。
オフィスのフリースペースも、そのあり方が変わっていくのでしょう。
「ウイズコロナ」中は、3密(密閉・密集・密接)の回避が課題
フリーアドレスオフィスの共用スペースは、これまでコミュニケーション促進や利用状態を一目で把握しやすいようフロア内の特定のエリアに集中させることもありました。
そのため、感染リスク軽減のため共用スペース自体を分散させる必要性があるとも指摘されているのです。
フリーアドレスを採用するオフィスについては、いつ誰がどこを使ったのか把握しにくい(感染予防策や感染経路特定が難しい)ので、予約制を明確に運用し「いつ誰がどこを使ったのか」をトレースできる「ホテリング」が運用に必要なのです。
社内での会議はどうしたらいい？
感染拡大前は、対面での会議やミーティング、打ち合わせが当たり前でしたね。
しかし、数名が一つの部屋に集まって対面で話し合うには、密になる可能性が高いです。
まずは、会議の緊急性や必要性を考慮して会議の実施を決めましょう。
今から実施する会議やミーティングは「本当に必要かどうか」の判断をしましょう。
会議やミーティングを行う場合は、できるだけ、Zoomなどのオンライン会議システムを活用し、人間同士の接触機会を減らしましょう。
また、どうしても、対面で実施しなければならない場合は、感染予防対策を徹底したうえで、以下の対応が必要です。
・ 参加者の人数を制限する
・ 会議室の換気を十分に行う
・ 椅子を減らしたり、机などの印をつけたりするなど、近距離や対面で座らない
上記のように、これから先、フリーアドレス制度を使用するためには注意が必要になるかもしれません。
では、フリースペースはどうでしょうか。
フリースペースの新たな利用方法
フリースペースの新たな利用方法として、「レンタルオフィス」としての二次利用の可能性が高まっています。
ここでは、その新たな利用方法について紹介していきます。
今現在、持て余しているフリースペースがある起業や、担当者さんは是非参考にしてみてください。
オフィスの一部を貸し出しできる
今現在、オフィスの一部を貸し出せるようになっているのをご存じでしょうか。
フリースペースは、オフィスの一部です。
そのため、いま余っているフリースペースを貸し出して、新たな方法で使えるようになっています。
オフィスの一部をテレワーク場所として他者に貸し出したり、別の起業のサテライトオフィスとして活用したり、テレワーク中の雑談場所として貸し出せるようになるのです。
フリースペースとしては活用できないかもしれませんが、このような「別の用途」に活用することで、死に場所にならなくなります。
また、他者に貸し出すことによって、家賃に充てられる副収入になる可能性もあります。
この点に関しては、オフィスの元の貸主に事前に相談しておく必要があります。
新サービスのBizplaceに掲載できる
レンタルスペースのサブスクリプションサービスである「Bizplace」には、フリースペースをワークスペースとして登録することが可能です。
「Bizplace」は、アプリでワークスペースを検索、予約できるワークスペースのマッチングサービスです。
このサービスにオフィスを登録することで、全国の利用者があなたのオフィスを使えるようになります。
コロナウィルスの影響下では難しいかもしれませんが、いずれは地方から出張で来るビジネスマンが都心のフリースペースで仕事をするということが当たり前になると思われます。
まとめ
今となっては、フリースペースが活用されていないが、フリースペースはリフレッシュや部署間での意見交換などに活用されていて、好評だったのも事実です。
これから先、オフィスの変革も大きく起こっていくでしょう。
その際、どんなことができるのか、どんなことをすれば場所を殺さずにすむのかを考える必要があります。
レンタルオフィスとしての活用方法も考えながら、フリースペースを活用していきましょう。
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