これさえ押さえておけば慌てない!オフィス移転の流れとすべきことを確認しておこう

オフィスの移転は、移転先の物件探しやオフィス家具の選定、電気工事や内装工事など、とかくタスクが複雑になりがちです。とはいえ、やり残しがあったり、できていないことがあったりすると、その場その場で慌ててしまうでしょう。ここでは、オフィス移転が決まったら、押さえておきたい流れについて解説していきます。

こんにちは!テレワーク歴4年以上、ライターの仲野識です。
コロナの影響でテレワークの導入を進めてきた会社さんも、この状況が長引いてきた状態で、オフィスの移転は避けられない状況にあるでしょう。
スケジュールや費用を把握するために、まずはやることをリスト化する必要があります。
そこで今回は、オフィス移転の流れとすべきことについて紹介していきます。
これから移転をする方、今悩んでいる方も、ぜひ参考にしてみてください。

旧オフィスを退去するまでの流れと関連作業

オフィス風景

まずは、旧オフィスに関する事務作業を確認していきましょう。
オフィス移転は、現在入居しているオフィスの契約状況を確認し、退去時期や原状回復工事の内容をチェックすることからスタートです。
新オフィスをせっかく決めても、退去の時に手間取ってしまうと、余計な金額がかかる可能性もあります。しっかりとリストアップして、もれなく作業をこなしてくださいね。

1. 旧オフィスの解約予約

旧オフィスの退去を決めたら、解約予約を行ないましょう。
オフィス解約は、即日行うことはできませんし、1ヶ月前の通達でも遅いとされています。
オフィスを退去する6カ月前に、オーナーやビル管理会社へ解約通知を出すことが一般的です。
ただ、小さめのオフィスの場合や、レンタルオフィスは1〜3カ月の場合もあります。
敷金や委託金の返却時期と併せて事前に確認をしておかないと、いざ移転したい時にできないことになりかねません。

その上で、新オフィスの入居可能時期の確認も行ないましょう。

不用品廃棄

原状回復工事をしたり、引越しを行うと、どうしてもある程度の不用品が出てきます。
新オフィスで買い換えるものや、古くなって使わなくなったものなど、不用品などの廃棄物が発生した場合は、廃棄費用が必要です。

・2トン車1台分不用品廃棄(目安)=7〜8万円
・4トン車1台分不用品廃棄(目安)=12〜15万円

ゴミの処理は迷ってしまう人が多いのですが、廃棄物の回収業者を頼むのが最も楽な方法です。
もちろん自分で粗大ゴミに出すこともできますが、回収業者やリサイクル業者に頼んだ方が、結果的にオフィス移転の忙しい時間にかける手間も減り、便利です。

新オフィス構築の流れと関連作業

オフィス

オフィス移転はただ会社の所在地を移動させるだけではありません。オフィスを再構築することで、長年オフィスが抱えてきた課題を解決する絶好の機会でもあります。
移転目的やオフィスデザインのコンセプトをしっかりと決めて、理想のオフィスを実現させましょう。
すべきことは非常にたくさんありますが、一つひとつ着実に作業を進めてください。

引越しにかかる費用の計算

旧オフィスから新オフィスへの引越しのためには、社員のデスクやロッカーなどを移動する必要があります。
引越し費用は新旧オフィス間の距離や時期などによって異なりますが、社員1人あたり2~5万円程度を見ておくとよいでしょう。

それに加えて、書類などを持って行ったり、精密機器を持って行ったり、新たな家具などを設置したりすると、別途加算が発生します。
この引越し費用も、非常にコスト面でハードなことが多く、見積もりの段階で移転を諦めてしまう方もいます。
できれば、複数社の見積もりを取り、安いところ・サービスのいいところを選びましょう。

意外に大変なのが、段ボールやガムテープなどの引越し資材の調達です。
これをサービスしてくれる業者や、梱包を行ってくれる業者もありますので、自社の荷物量に合わせて引越し会社は選びましょう。

オフィスのデザインを行い、家具の選定〜発注まで

オフィスの移転を行うためには、移転先のオフィスデザインをしておかねばなりません。
必要な家具、OA機器をリストアップしましょう。

新しいオフィスで必要なOA機器の洗い出しを行って、リースするOA機器はなにか、新たに購入するのかなどを決定します。
リース用品としてコピー機、FAXなどを使っている場合、移転後もリースを継続するのか、新たなものに交換するのかを決めておきましょう。

また、作成したレイアウトプランをもとに、家具の発注も行わなくてはなりません。
家具の選定が終わったら、見積り依頼を行いましょう。
また、新たな家具の発注をすると同時に、廃棄する家具の洗い出しを行います。
必要なくなったもの、廃棄するものをリストアップし、廃棄費用の見積り依頼を行います。

オフィス移転先をレンタルスペースにするのもひとつの方法

レンタルスペース

上記のように、オフィスの移転を行うと言うことは非常に煩雑な手間を必要とします。
また、コロナウィルスの影響下で利益も少ない企業には、コスト面でも痛手になるでしょう。
そのため、二の足を踏む企業も少なくありません。

では、どのような方法でコストカットができるのでしょうか。
ここで提案したいのが、レンタルスペースを移転先にする方法です。

オフィス移転は煩雑な手続きが大変

オフィス移転は複雑多岐にわたる膨大な作業を、スケジュールに配慮しながら一つひとつこなしていかなければなりません。
通常の業務も行うなかで、こうした作業を通常業務と並行して行うのが難しいと感じたら、オフィスの移転業務を一括で請け負う「オフィス移転プロジェクトマネジメント(PM)」や「オフィスコンサルティング」へアウトソーシングするのもひとつの方法です。

また、レンタルスペースなどを使って、すでにあるオフィスに移転するのもいいでしょう。
そうすることで、多くの手間を省くことができます。

ワークスペースのサブスクリプションを活用する

月額定額でワークスペースを利用できるサービスがあります。
必要なデスクや椅子、インターネット環境や電源を取りそろえているワークスペースなら、オフィスの代わりとして利用することができます。

ワークスペースのサブスクリプションサービスである「Bizplace」です。
アプリから予約でき、全国のワークスペースが24時間利用可能です。

また、なんと言っても、使わなくなったらいつでも解約できるのは大きいですよね。
オフィスを移転するのではなく、思い切ってオフィスを解約してこのようなサービスを利用しても良いかもしれませんね。

ワークスペース検索アプリBizplace
Bizplaceの詳細をみる


まとめ

オフィス移転を漏れなくスムーズに進めるためには、一つひとつ確実に作業を進めていくことが大切です。
特に注意が必要なのが、新築ビルへ移転する際です。
旧オフィスを解約してからの入居か、それとも解約前に入居できるかどうかの確認は、見学の段階からしっかりと確認しておいてください。

コロナ下の今、一つのオフィスだけではなく、複数のオフィスを使ってのテレワーク・リモートワークも必要とされています。
無理のない計画で、理想のオフィスを実現させましょう。

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