テレワークには課題もある？！管理側が注意するべきポイントを徹底解説
こんにちは！テレワーク歴3年以上、Feeeelライターの仲野識です。
テレワークが推進されている現在、従業員はその多くのメリットに感動している方も多いでしょう。
通勤しなくてもよかったり、自分で時間を管理できたりすることもありますよね。
しかし、管理側から見ると、テレワークはメリットも多い反面、特有のデメリットがどうしても存在します。
しかし、想定されるデメリットを事前に把握し、効果的な対策を打ち出すことでリスクを減らせます。
想定される課題について対策を準備し、アフターコロナと呼ばれる「新しい日常」でも、テレワークをスムーズに行っていきましょう！
目次
テレワークを行う場合管理側が注意しなければならない課題とは
まずは、テレワークを行う場合、管理側が注意しなければならない課題について確認していきましょう。
これらが漠然としたままにテレワークを進めてしまうと、している側はよくとも、させている管理側が大きなトラブルを抱えてしまう可能性があります。
今まさに「悩んでいる！」という方もいるかもしれません。
一緒に確認していきましょう。
課題1:遠隔でのコミュニケーションが困難
コミュニケーションの問題は、テレワークにおける最大の難点と言えるかもしれません。
日本企業においては、基本的にひとつの仕事を共有しながら働くケースが多く、顔を合わせた会話ができないのを不安に思うこともおおいでしょう。
また、テレワークを行っていると、共に働く人がいないので、孤立感が生まれてしまう可能性もあります。
遠隔でのコミュニケーションをスムーズに行うためには、テレビ会議やチャットツールなど、対話をサポートする新システムの導入が欠かせません。
また、完全テレワークではなく、週に一度ほど顔を合わせたミーティングを定期的に行ったりなど、コミュニケーションをとりつつ働ける仕組みを作ることが重要です。
課題2:テレワーク社員の労働実態を把握しにくい
テレワークは、勤怠管理上の課題も発生します。
特に問題になりやすいのが、就労実態を把握しにくいという点です。
社員の業務開始時間や終了時間、また労働時間の長さは、テレワークになるとオフィスに出勤する働き方よりも把握しにくいのです。
また、管理者や他のスタッフがいない場所で働くと、オンオフの切り替えが難しいため、労働時間が長くなったり深夜労働やサービス残業をしてしまう等のリスクも発生します。
・メールや電話で勤怠を報告するルール
・スマートフォンやモバイル端末で利用できる勤怠管理ツール
・パソコンの操作ログによって勤怠を記録するシステム
など、適正な勤怠管理と併せて、労働時間に関するルールを作りましょう。
課題3:テレワーク社員の管理や評価をしにくい
管理職にとって、顔を合わせて働く部下と比べて、テレワークをする社員は目が届きづらく管理がしにくいのではないかという懸念があります。
テレワークをする社員にとっても、上司からの指示や判断を受けづらい、また指示を受けたとき、現在進めているタスクと新たなタスクのどちらを優先すべきかわからない、といった課題があります。
上司に仕事ぶりを見られていない分、きちんと仕事をしていることを把握されているのか、また適切に人事評価がされるのか、という不安も生まれます。
課題4:テレワーク端末のセキュリティに関するリスク
テレワーク導入に慎重になる理由として、情報セキュリティ面での不安が挙げられるケースもあります。
テレワーク導入に際しては、社員が社内のみで仕事をするケースよりも、外部に情報を持ち出すことによる情報漏洩のリスクが高まります。
自宅やサテライトオフィス、また移動しながら働く社員が使用する端末のセキュリティに関して、十分な対策が必要です。
テレワークのデメリットを解消するためのポイント
次に、上記で上げたようなテレワークのデメリットや課題を解消するためのポイントを確認していきましょう。
ツールの導入を行ったり、評価制度の見直しを行ったりすれば、課題も解決しやすくなります。
管理側が問題に思っているポイントや、従業員が問題として提案してきているポイントに合わせて、一つ一つ改善していくことをお勧めします。
評価制度の見直し
企業内の評価制度の見直しは、テレワークを導入する上で大切なポイントです。
現在、多くの企業における評価制度は基本的にオフィスに勤務していることが前提になっているでしょう。
それをそのままテレワークにも適用すると、評価が難しく、トラブルの原因になってしまいます。
・テレワークのための評価制度を新しく作成する
・従業員と企業の双方が納得できるような評価制度を作る
・評価制度を定期的に見直してブラッシュアップする
一度に完璧な制度を作ることは難しいので、試験導入を行いつつ、細かな部分を修正していくのがおすすめです。
セキュリティ対策
テレワークを行うときは、セキュリティ対策が必要です。
家に仕事を持って帰っている場合や、個人PCで仕事をしている場合は余計に気を付けなくてはなりません。
その際に重要になるのが、さまざまな手口のサイバー攻撃に対応できるアクセス認証やVPNによる通信の暗号化など、セキュリティ対策をおこなうことです。
導入にはお金がかかりますが、必ず必要になってくるシステムなので、初期投資と思って導入しましょう。
端末の紛失や盗難といったリスクに対しては、テレワーク端末の所在や利用者の管理、また機密性の高いデータは暗号化する、データのバックアップを取るなどの対策が有効です。
まずは、テレワークの運用を想定して、社内のセキュリティーポリシーを見直しましょう。
その上で、ウィルス対策ソフトの導入やパスワード管理の徹底など、セキュリティ対策を万全に行います。
また、従業員のセキュリティ意識の啓蒙やリテラシーを高めるための教育も同時に行います。
セキュリティに関する誓約書を書かせるのも忘れないようにしましょう。
研修や理解度テストを定期的に行い、組織として仕組みを整備するとよいでしょう。
テレワークの課題は生産性向上のヒントと考えよう
テレワーク導入の検討を開始すると、社員が事業所内で働いている間は生まれなかった課題が多く見えてきます。
いくつもの課題やデメリットに直面する企業もあるかと思います。
テレワークに関する課題を解決していくことで、効率的に仕事を進めることが可能になり、テレワークだけでなく、全社的な働き方改革の推進にもつながります。
いくつもの課題を一気に解決することは難しいので、ひとつひとつ解決していくことで、テレワークの質が上がっていくはずです。
会社全体の生産性向上のためにも、テレワークの課題解決に積極的に取り組みましょう。
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