【忘年会幹事の成功マニュアル!】事前準備・当日の挨拶・司会進行のポイントまとめ

今年も残りあと2ヶ月。そろそろ忘年会の日程調整がはじまったころでしょうか。今回は忘年会の幹事に任命されたという幹事初心者の方へ、事前準備から当日の進行まで、成功のためのポイントを詳しくレクチャーします。

今年も残りあと2ヶ月。
そろそろ忘年会の日程調整がはじまったころでしょうか。

今回は忘年会の幹事に任命されたという幹事初心者の方へ、事前準備から当日の進行まで、成功のためのポイントを詳しくレクチャーします。

目次

1.幹事とは

忘年会や新年会、歓送迎会、様々な飲み会や宴会を企画して取りまとめを行う人を「幹事」といいます。
全体を取りまとめることができる必要があるため、企画力、調整力をはじめ、計画的に行動できる人が適任です。
幹事を任命するからには、その人の能力を認めている、または今後の成長に期待されていると考えられます。

つまり、面倒なことを押し付けられたと考えるか、これはチャンス、ととらえるかで今後のあなたの評価は大きく変わります!
「幹事に任命された=期待を背負っている」と自覚しましょう。

2.幹事が必要なイベント例

大人数で行う飲み会などを成功させるには幹事の存在が欠かせません。

○会社のイベント
忘年会・新年会・歓迎会・送迎会・懇親会・親睦会・交流会・花見・社員旅行・BBQ

○学生のイベント
新入生歓迎会・新歓コンパ・送別会・合宿・遠征・卒業旅行・サークル等のイベント

○その他のイベント
忘年会・新年会・披露宴の二次会・同窓会・花見・送別会

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3.忘年会の幹事の役割

幹事の手腕が、その会の成功を左右すると言っても過言ではありません。
かなり重要なポジションではありますが、プレッシャーを感じることはありません。
やることを整理して、ポイントを押さえておけば、心配する必要はないです。
では早速、順番に確認しましょう。

○日程調整

まずは、日程を決めるようにしましょう。
場所を確保する必要もありますし、案内を出すタイミングも日程が決まっていないとできません。
ポイントとしては、多くの人が参加できること、会社であれば業務に支障が出ない日にすることです。
そのためには、開催日の1ヶ月以上前から準備したいですね。

○参加者の確認

日程が決まったら、次は人数の確認をしましょう。
この時点では正確な場所は決まっていなくても連絡する方がいいでしょう。
参加できる人数はある程度変更があるので、大まかな人数を把握しておきます。
連絡の方法としては、会社であればメール、それ以外の場合は、LINEやFacebookでも良いですし、出席確認ができるWebサービスも色々ありますので活用してもいいでしょう。

○予算の決定

予算については、基本は昨年や前回の予算を確認するのが手っ取り早いです。
前回で予算が足りていたのか、成功と言えたのかも、合わせて確認して、必要に応じて変更するのが良いです。

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○会場の確保

次はいよいよ会場探しです。
イベント内容によって、最適な場所を探すことが必要です。
予算に合うか、みんなが集まりやすいか、会の目的に合うかなどを考慮して探しましょう。
ポイントとしては、貸切ができるか、延長ができるか、キャンセル料がいつからかかるか、さらに女性がいる場合は、靴を脱ぐ必要があるかも確認しておくことです。
そして、もう一つのポイントとして、一週間前にはお店に確認をしておくと、予約できてなかったというトラブルがなくなります。

○料理や飲み物の手配

会場が決まったら、次は料理と飲み物です。
お店の場合は、どのコースにするか、飲み放題にするかを予算に合わせて考えましょう。
飲むメンバーが多いのかは把握しておきたいですね。
お店でない場合は、デリバリーやケータリングもありますし、出張シェフを呼ぶのもオシャレで評価されるかもしれませんね。
または、自分達で材料を買って作るのか、出来合いのものを買っていくこともできますね。
その場合は、近くにスーパーなどがあるかを調べておきましょう。

【忘年会幹事の成功マニュアル!】事前準備・当日の挨拶・司会進行のポイントまとめ

○当日のプラン立案

まずは司会を決めましょう。
幹事がやる場合もありますが、誰かに頼んでも問題ありません。
乾杯の音頭や、締めの挨拶、スピーチが必要かも決めておきましょう。

また、余興として、ゲームをやるのか、誰かに出し物や隠し芸をしてもらうか、表彰などのイベントをするのか、スケジュール表を作りながら考えると良いでしょう。

最後に忘れがちな事として、写真撮影の時間を予定の中に入れておくことと、お金の回収方法を考えておきましょう。
写真撮影は忘れた場合、終わった後に撮っておけばよか良かったね、と後悔することになると思います。

そして、お金の回収方法は、事前に考えておきましょう。
事前に参加者から回収できるのであれば、当日のバタバタを避けるためにも終わらせておきましょう。
当日に回収するのであれば、開始前に集める想定で時間を考える、途中で集めるなら、どのタイミングで集めるかを考えておきましょう。
いずれも、ぴったりお金を準備してもらうように告知しながら、お釣りも準備はしておくと良いですね。

○役割分担検討・協力依頼

司会やスピーチ、余興、写真撮影などプランが決まったら、役割分担を決めて、協力の依頼をしましょう。
中でも司会は重要なポジションですので、人選には気をつけたいですね。
ポイントとしては、スピーチなどは、何分くらいの予定をしているかを事前にお伝えすることです。

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○告知・案内

日時や会場、スケジュールなどが決まったら、確定版の案内を一斉に送りましょう。
方法は、最初に案内を出した方法で良いと思います。いつまでに返事が必要かも伝えましょう。
ポイントとしては、会場の場所を間違えないように、地図を載せて、駅からの行き方があればバッチリですね。

○参加者確認

返信をしてもらった情報は、リストにまとめておきましょう。
参加○、不参加×、未定△としておくと確認がしやすくなります。
リストは当日の出欠確認にも使えますので、作成をオススメします。

そして、参加者がある程度確定しているはずですので、ここで席順などの配置を考えます。
タバコを吸う人を固めるだったり、新しく入った人が馴染めるだったり、女性の配置など、会の目的などを考えて配置できると良いでしょう。
当日の案内が簡単になるように、配置図も用意しておきましょう。

○前日のリマインドメール

準備としては、最後の段階です。
参加者と協力者に、いよいよ明日ですよ、という最終案内メールを送ります。
当日忘れてた、という人もなくなりますし、気遣いができることがきっと評価されますよ。

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4.当日の流れ

いよいよ当日を迎えます。幹事のやることので大変な準備は、しっかりと終わっています。
折角の準備を無駄にしないためにも、油断せずにいきたいですね。
基本的には司会進行をしながら、時間配分を気にしていくことが主な役割です。
さて、当日の流れを確認していきましょう。

○出欠の確認・配置への誘導

準備で作成したリストを見ながら、出席者の数を確認します。
配置図を見せながら、スムーズに誘導しましょう。

○開会の挨拶

簡単な挨拶です。みんなの注目を集めて、会がスタートすることを伝えるのみでいいでしょう。

(例)
「株式会社○○の忘年会を始めます。幹事の○○です。よろしくお願いします!」

○乾杯の音頭

まずは乾杯が基本です。
事前にお伝えした人を紹介しましょう。

(例)
「部長の○○さんに、乾杯の音頭をお願いしたいと思います。」

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○宴会・歓談

乾杯が終わったら、料理やお酒などを楽しみながら、会話を楽しむ時間です。
料理について、オススメポイントなどを説明すると、料理のことを楽しめますし、お店のスタッフの方々への感謝の気持ちを付け加えると、サービスも良くなるかもしれませんよ。

(例)
「本日のお店は○○というお店です。旬の食材にこだわった料理を味わえますので、お楽しみください。」

○余興・表彰

料理や会話を楽しんだ頃合いを見計らって、イベントを行いましょう。

(例)
「お腹も満たされてきたところで、それでは表彰に移りたいと思います。」

○締めの挨拶(社長や部長などの挨拶)

時間も無くなってきた会の終わり15分前くらいには、締めの挨拶をしていただきます。
出席者の中でも、一番立場の上の人にお願いすると良いでしょう。

(例)
「宴たけなわではございますが、お時間無くなってまいりましたので、ここで○○さんから締めの挨拶をいただきます。」

○二次会の案内

場合によっては、二次会の案内をしましょう。

(例)
「この後ですが、二次会を行いたいと思います。参加されたい方は、終わった後にお集まりください。」

○収支報告

忘年会当日も無事に終わり、幹事の仕事はほぼ終わりです。
最後の仕事である、収支報告をきちんとやりましょう。
領収書を集めて、残ったお金と差がないかを計算します。

○新年会の案内

こちらは、予定が決まっている場合は、案内できるといいでしょう。

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5.こんなときはどうしよう、よくあるトラブル対処法

○ドタキャンがあった

忘年会の一番の課題と言っても良いのが、ズバリ、ドタキャンです。
お店への連絡はもちろんですが、当日であればキャンセル料がかかるのは避けられません。
事前に行けない可能性があると言われているなら、対処方があるのですが、それもできません。

このドタキャン、唯一対処できるとしたら、事前に過去の参加の傾向を調べておくこと、普段の行動を確認しておくことでしょう。
ドタキャンをしてどれくらい迷惑をかけているかを考えない人は、何度も同じことをすると思います。
ただし、本当に体調不良になった場合もありますので、決めつけるのは注意が必要です。

○盛り上がらない

自然にワイワイなる親しい間柄での忘年会であれば、こんな心配はないのですが、
なんだか盛り上がりに欠ける、別々に話していて一体感がないといったことはよくあります。

特に会社の飲み会など、共通の趣味などがあるわけでない場合は、話題が合わないなんてこともよくあります。
そして、こんな状況になると、決まって幹事の責任にされがちという、非常に辛い立場です。
そんな事態に陥らないためには、事前の準備しかありません。

まずは参加メンバーの中に盛り上げ役になってくれる人を探しておきましょう。
そして、表彰・出し物などの余興に協力してもらえるよう事前にお願いをしておきましょう。
余興が決まっていない時は、参加者にまつわるクイズ大会がオススメです。
チーム戦にすれば、一体感もありながら盛り上がること間違いなしです。

○店が予約されてない

これは究極のトラブルで、正直これをやるとアウトです。
幹事ができることといえば上記で記載した通り、実際に利用する一週間前には、予約の確認をすることです。
電話を受けてくれた担当者の名前を聞いておくと、完璧でしょう。

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6.まとめ

いかがでしたか。

幹事はやることがかなりたくさんありますよね…
そして、責任もありますので、頼まれた時は嫌だなと思ってしまうかも知れません。
でも、やはり重要であるからこそ、任せる人に期待しているのは間違いありませんし、成功させたら評価されるので、ポジティブに考えましょう。

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この記事は2019年12月14日にリライトをしています。

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