ミーティングの意味とは？会議やカンファレンスの違いと知っておきたい4つのポイント
目次
「ミーティング」と「会議」の違いとは
まずはじめに、ミーティングと会議にはどのような違いがあるのかを見ていきましょう。
普段何気なく使っているこの2つには、実は違いがあるのです！
違いを知って正しい使い方ができるようになりましょう♪
そもそも会議とは？意思決定権を持っている人がいることが大前提
会議を辞書で見ると、「関係者が集まって相談をし、物事を決定すること（デジタル大辞泉より）」と出てきます。
会議は、規模で種別を分けられることはなく、大きな会議から小さな会議まで行われます。
小さな会議と言うのは、例えば団体の幹部会議だったり、主要な人間が集まるケースが多いようです。
大きかろうが、小さかろうが、会議には意思決定者が関わっているのです。
基本的に厳格な雰囲気で行われることが多く、フランクな空気の会議は少ないようです。
ミーティングとは？情報共有のための比較的フランクな会合
では、ミーティングの意味について見ていきましょう。
同じように辞書引きすると、「比較的少人数の集会。会合」と言う風に出てきます（こちらもデジタル大辞泉より）。
会議では規模が問われていないのに対し、ミーティングは少人数と一応の決まりがあるようですね。
プロジェクトメンバーで行う話し合いや、チームリーダーの情報共有の場は、会議よりもミーティングと呼ぶことが多いですよね。
ミーティングはコミュニケーションをとる意味合いが強く、カジュアルな雰囲気で進行します。
カフェで行うカフェミーティングや、ランチを食べながら行うランチミーティングなどもこれにあたります。
情報を互いに話したり、比較的フランクな雰囲気で話したりと、気楽な雰囲気があります。
会議は規模が問われず、ミーティングは小規模。
会議は厳格な雰囲気で、ミーティングはフランクな場。
さらに、会議では意思決定が行われ、ミーティングは情報共有がメインというように、両者には大きな違いがあるのです！
ミーティングとカンファレンスとは何が違うの？
辞書で「会議」を英訳すると、「meeting」のほかに、「Conference（カンファレンス）」という英語も出てきます。
ミーティングとカンファレンスには違いがあるのでしょうか。
ミーティングは仕事上以外も、一定の人数で何かを話す時の集まりをそう呼ぶことがありますが、カンファレンスは違います。
カンファレンスは主に学術的な会議や研究会などのことを差しています。
ドラマなどで見たことがあるかもしれませんが、病院で患者さんのことを話し合うときは「ミーティング」ではなく「カンファレンス」と呼んでいます。
どちらも会議なのですが、学術的な要素や研究的な内容が含まれていると、カンファレンスと呼ばれるようです。
ミーティングをする4つの意義
言葉の意味の違いを把握したところで、ミーティングを行う4つの理由について見ていきましょう。
いままでミーティングに意味を見出せなかった方も、この理由を押さえたミーティングにすれば、より有意義な時間となるはずです！
理由その1 ブレインストーミングなど、「アイデアを引き出す」ため
筆者も経験がありますが、何かのトラブルに当たったとき、自分ひとりで考えていても解決策が思い浮かばないことがあります。
絶対に解決できないと思っていてもふと思わぬアイデアが思いうかび、解決できたケースは少なくありません。
そんなとき、きっかけとなるのがミーティングでだれかと話をする、ということなのです。
ミーティングの意義のひとつは、一人では生まれないアイデアを引き出すことにあります。
自分の頭の中の悩みや疑問点を口にすることで、トラブルが「見える化」され、思わぬアイデアが導き出されることがあるのです。
思考を共有し、言葉にすることはミーティングの大変大きな意義となります。
逆に、せっかくのミーティングなのに遠慮して話をしないと、発言者自身の思考の整理ができず、効率的なミーティングとはなりません。
思いついたことを紙に書き出したり、臆せず言葉にすることが大切なのです！
理由その2 進捗報告や情報伝達など「共有する」ため
ミーティングを行う理由として、もっとも多いのが「共有」です。
上記で意味を説明したときもありましたが、ミーティングは情報共有の場として使われることがほとんどです。
進捗報告を行ったり、トラブル報告を行ったりする場としてとても有意義です。
このとき、できるだけプロジェクトのメンバー全員を呼ぶことが大切です。
「言った言わない問題」は、仕事を行う上で付きまとうトラブルです。
時間を取られて面倒かもしれませんが、ミーティングで確実に全員に報告すれば、情報格差が生まれません。
ミーティングの議事録は必ず作り、その日のうちに共有しておくといいでしょう。
情報共有だけならチャットツールでのミーティングでもいいですが、週に一度は顔を合わせてミーティングすることで、よりダイレクトな反応を得ることができますよ！
理由その3 会議と同じように「意思決定」の場として使うため
ミーティングを会議と同等に使う場合もあります。
主にベンチャー企業に多いですが、役職の上下を超えてフランクな中で意思決定を行う場合は、会議よりもミーティングと呼ばれるケースが多いようです。
それ以外でも、ミーティングで目的意識を定めて話すため、あえてゴール意識を植え付けておくことも大切です。
会議ほど明確にしなくても大丈夫ですが、方向性について確認しておけば、ミーティングの振興の効率も上がりますし、何よりミーティングの後に参加者が「やった感」を感じられ、モチベーション維持にもつながりますよ♪
理由その4 徹底的に話し合って「認識を深める」ため
何かの議題について話す場をきちんと設けることで、メンバーの団結力が上がります。
認識や意識を深めるのも、ミーティングを行う大きな理由です。
この場合は10-15分程度の短い朝のミーティングではなく、しっかり時間を取り、会議室を取ってのミーティングを行うようにしましょう。
そうすることで、ミーティングに向かう姿勢が生まれ、互いの意見や認識をしっかり共有することが可能です。
ただ、長いだけのミーティングは疲れるだけなので、時間は1時間程度にとどめておきましょう。
このときも、議事録をしっかりとることで次のミーティングにも役立ちます。
次に課題を残す際は、その課題をその日のうちに共有することで、情報の鮮度を保つことが可能です。
意味のあるミーティングをしよう
会議、ミーティング、カンファレンスとたくさんの言葉がありますが、どういった場面でどれを使うと適切なのかを知ることによって、参加者間での正しい認識が生まれます。
長時間のミーティングは疲労につながってしまうので、短い時間でしっかりと濃密な話し合いを行ってください。
意味のあるミーティングを行えるよう、ミーティングを行う理由をはっきりさせておくようにしましょう！
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