ファシリテーターとは?ファシリテーターの正しい役割と上手にこなすコツを紹介します

あなたはファシリテーターという言葉を聞いたことはあるでしょうか。会議の進行において、ファシリテーターは必要不可欠な存在です。今回は、そんなファシリテーターとはなにか、ファシリテーターの正しい役割とは何なのかを解説していきます。なかなかビジネスの会議がうまくいかない人は、ぜひ参考にしてみてください。

ファシリテーターとは?

ファシリテーターとは

そもそも、ファシリテーターとは何なのでしょうか。
まずは、ファシリテーターとはどのようなものなのかを解説していきます。

ファシリテーター(facilitatior)とは、参加者の主体性を促し、より有効・有益な会議にするための進行役のことです。
予定の進行・段取りを行い、1人1人の考えや思いを整理する役割を持っています。
会議にファシリテーターがいることで、会議のスムーズな進行につながります。

ファシリテーターにはどのような役割があるの?

ファシリテーターの役割

それでは、会議におけるファシリテーターの役割について説明します。
ファシリテーターには、大きく分けて3つの役割があります。ファシリテーターの役割を正しく理解しておくことで、会議の進行がうまくいくようになります。
ファシリテーターはただの司会進行役ではなく、しっかりと役割をもって会議に臨むようにしましょう。

役割その1 意見を聞き出す

ファシリテーターは、参加者から意見を聞き出すことが最も大きな役割といえるでしょう。
ファシリテーターが単なる司会進行役ではないのは、意見を聞き出す際に受け身ではなく、働きかけによって意見を生み出す能動的な姿勢を持っているという点において分かります。

進行役として能動的な働きをすることで、発言が少なかった人からも意見を得ることができます。
それにより、議論が活発化し、不満が生まれにくい会議となるのです。
かつ、ファシリテーターの進行役たる役割をしっかり理解し、自分の考えを意見しないのも重要です。
意見を言う場合は、ほかの人の意見を誘発するような小さなものとします。

進行役として、時間管理も忘れないようにしましょう。
タイムキーパーを別につけても構いません。
会議がだらけてしまわないよう、節度を持った進行を心がけます。
環境を整え、会議の成果を上がりやすくするのがファシリテーターに求められる役割なのです。

役割その2 意見をまとめる

ファシリテーターの役割の二つ目が、意見をまとめることです。
多くの意見が出る会議は活発でよいものですが、その意見が出しっぱなしになっていたのでは意味がありません。
多く出された意見を参加者一同で客観的に眺め、これ以上意見がほかにないかをファシリテーターが聞きます。
意見が出ないようであれば、意見をまとめに入りましょう。

意見が出て活発な会議になることはとてもよいことですが、出た意見のすべてを実現することは困難です。
そこで、ファシリテーターが先行して意見をある程度統一していきます。
すべてを統合する必要はありませんが、会議の方向性が定まるくらいには統一感のある結論へ導きましょう。

対立する意見が出ていれば、意見を整理して絞りこみましょう。
その二つのどちらが最も適しているのかを話し合います。
似たような意見は一つにしてしまいます。
細かな差異については箇条書きでまとめておきます。
特に差を気にすることがないようであれば、この時点で一つの意見としてまとめてしまうのがいいでしょう。

こうすることで、参加者間の認識が共通認識となり、目指すべき目標が明確になっていきます。

ファシリテーターを上手にこなすコツとは?

ファシリテーターを上手にこなすコツ

ここまでは、ファシリテーターの役割について見てきましたが、ここからはファシリテーターを上手にこなすコツを紹介します。
コツを押さえた進行ができれば、いつもの会議がよりよい会議になります。
また、会議が濃密な時間となり、時間短縮にもつながります。
会議の長さやだらけ感に悩んでいる人は、ぜひ実践してみてください。

コツ1 会議前に入念な準備をしておく

ファシリテーターを上手にこなすには、会議前の入念な準備が欠かせません。
ファシリテーターの目的のところでも書きましたが、基本的にファシリテーターは会議のフラットな環境づくりを目的として進行役に当たります。
そのため、事前に準備をしておくことを忘れてはいけません。

準備の内容としては、話し合う目的を明確にして会議が効率的に進むようにすることや、参加者を選定し大人数になりすぎないようにすること、説明資料の作成を行って事前配布をするなどがあります。
どれも会議を始める前に重要なファシリテーターの役目です。

コツ3 アイデアを広げながら話し合いを進める

実際に会議が始まったら、ファシリテーターが働きかけ、アイデアの幅を狭めずに話し合いができるようにします。

会議でアイデアが広がらないのは、大きく分けて2つの原因があるとされています。
ひとつが、話し合いの場の空気が悪いということ。
もうひとつが、ひとつのアイデアに固執しすぎるということです。

この2つを柔軟にほぐしていくのが、ファシリテーターです。
話し合いの空気を良くし、参加者が自由に意見を出しやすい環境を整えましょう。
対立意見が生まれたら、感情論にならずに理論的に話し合えるように導いてください。

一つのアイデアだけに固執している場合は、そのアイデアを出している人が立場的に上の人間かどうかを見極めます。
どうしても上司の意見には反せない空気がありますから、ファシリテーターとしてほかの参加者からも意見を出してもらえるように風通しのいい環境を作ります。
こうすることで、アイデアが広がり、会議の成果も上がりやすくなるのです。

コツ3 先入観を持たないようにしよう

ファシリテーターをやるうえで大切なのは、自分が中立的な立場であることを忘れないことです。
あくまでも進行役であり、会議の議題に対して先入観を持たず、フラットな立場でいるように心がけましょう。
進行役が思い込みを持っていたり、どちらかの意見に偏っているとアイデアを広げる妨げになってしまいます。

また、進行役という認識で参加することも忘れずにいなくてはなりません。
ファシリテーターも人間ですから、どうしても自分の意見を持ってしまうものです。
いつのまにか自分が支持する意見の方向に話をまとめてしまったり、結論を出してしまいがちです。
そのため、あえて心を律し、どちらの意見もしっかり耳を傾けるように気を付けましょう。

会議の場を意見が活発に飛び交うの空間にするために、ファシリテーターは公平な立場でいなくてはならないのです。

いい会議にはファシリテーターの進行が必要不可欠

このように、いい会議にはファシリテーターの存在が不可欠です。
会議の進行を管理するだけではなく、話し合いの幅を広げてくれるので、会議時間の短縮以外に、より充実した会議にすることができます。

ファシリテーターは先入観を持たずに人のアイデアを見ることで、進行役としての役割だけではなく、自分自身の成長にもつながります。
ビジネス会議だけではなく、学生のサークルでの会議や部活動の会議にも応用できますので、ぜひコツを覚えて実践してみてくださいね。

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