「ランチミーティング」のメリットは?ブラックランチミーティングを避けるノウハウ

『ランチミーティング』は、打ち合わせと昼食を一緒に行ってフランクに業務上の意見を交換できるので、かしこまった会議にはない良さがあり、今注目を集めているミーティング形式です。ですが、知らず知らずのうちに「ブラックランチミーティング」になっているかも?!効率の良いランチミーティングとなるよう、注意点を確認しておきましょう。

ランチミーティングとは

ランチミーティングとは

そもそもランチミーティングとは、どのような形式のミーティングなのでしょうか。
ミーティングの内容によっては、ランチ時に向いているもの、向いていないものがあるため、しっかり内容を把握して行う必要があります。

リラックスして会議ができる

そもそもランチミーティングとは、昼食を食べながら、会議や意見交換もかねる「気軽な意見交換会」のことです。
ランチをともにしつつリラックスしながら会議を行うことで会話がはずみ、緊張して発言がしにくい人も気軽に意見を述べやすいというメリットがあります。

ランチミーティングの規模は、事前に計画されて行われる社長を交えたような大規模なイベント的なものから、数人で行われる簡単なものまでさまざまです。

メモをあまり取らなくて済む内容がランチミーティング向き

食事をしつつメモを取るという経験がある人は少ないのではないでしょうか。
想像通り、メモを取りながら食事をするのは大変です。

ですから基本的に、ランチミーティングで議題にするテーマはメモを取らないで済むものにするのがベターです。
録音しておくという方法もありますが、ランチミーティングでは他の人もいます。
そのひとたちのプライバシーを守るためにも、あまりオススメはできません。

ランチミーティングではしっかりとしたメモではなく、記録はキーワード程度で大丈夫な議題や、ブレインストーミングなどの自由な会話の場にするのが良いでしょう。

1テーブル4人程度なので少人数で行おう

普通の会議なら充分話の通る人数であっても、ランチミーティングにおいては、あまり大人数での開催はオススメできません。

個室のあるレストランでのランチミーティングならいざ知らず、基本的にはランチ時はどこも人で混雑しています。
そんな中で遠くの人へ声を届かせようと大声になったらどうでしょう。
周囲にとっても迷惑になりますし、マナー違反にもなります。

出来るだけ周りに迷惑にならないような音量で話せるよう、4から6名ほどで行えれば理想的です。

オフィスでのランチミーティングはNG!外に出るようにしよう

ランチミーティングは、必ず外で行うようにしましょう。会議室でやったのでは、普通の会議と違いません。

ランチミーティングの目的として、いつもと異なる雰囲気でリラックスしておこなうというものがあります。
美味しいものを食べ、好きなものを飲んでゆっくり話すことで、会議室では生まれなかった新たなアイデアが生まれるのです。

ですからなるべく会議室から出て、オフィスビルからも出て、違った場所でリフレッシュしながらミーティングをしましょう。

これで困らない!ランチミーティングの場所選びのポイント

ランチミーティングの場所選び

ランチミーティングがどのような場なのか理解できたところで、気になるのはそのお店選びのやり方ですよね。
ここからは、ランチミーティングにおすすめの場所選び方法についてご紹介します!
これからランチミーティングをしようと思っている方も、今までランチミーティングをしてきたけれどなんとなくあまりいい雰囲気ではなかった方も、是非参考にしてみてくださいね。

【ポイントその1 雰囲気】騒がしい場所はNG!

「ランチミーティングとは」の箇所でも触れましたが、ランチの時間帯はどこも混雑しており、うるさいことがほとんどです。
普通のランチならば気にならないですが、これがランチミーティングとなると話が違ってきます。

やはりミーティングである以上は互いの話をしっかり聞きたいですよね。
そこでガヤガヤとした場所を選んでしまうと、発話者の話を聞き取ることが出来ずストレスを感じるだけではなく、うるささの弊害によって十分な議論ができない可能性があります。

大きな声を出さなくともお互いの声が聞こえるくらいの落ち着いたお店を選ぶのが望ましいでしょう。
行っても入れないというタイムロスをなくすために予約ができるお店を選び、会議室間の内容な個室を抑えておくとストレスを感じにくいかもしれません。

【ポイントその2 テーブルの大きさと食事】テーブルは大きめ・食事は軽めで!

テーブルやいす、そもそもスペース自体が小さい場所はランチミーティングには不向きです。
自分たちだけのミーティングならいいですが、取引先のお客様とパソコンやタブレット、紙の資料を使ってランチミーティングを行うなら、大きめの机のある場所を選びましょう。

食事自体はランチですから、あまり多めではないと思いますが、凌が多いと食べきれない可能性も。
会話をしながら食べ切れるくらいの軽めの量のものがいいでしょう。

ランチミーティング開催時の注意点

ランチミーティング開催の注意点

最後に、ランチミーティングが「ブラックランチミーティング」になってしまわないよう、開催時の注意点をまとめておきます。
せっかくの時間ですから、又やりたい、有意義な時間だったと思ってもらえるようにしましょうね。

拘束的なランチミーティングには別途「休憩時間」を

ランチミーティングの抱えている何よりの問題点は、「ランチ」という休憩時間なのに、「ミーティング」という仕事をしなくてはならないところにあります。
これは、大きくストレスになる可能性を秘めているのです。

休憩時間というのは本来自由なはず。
ですが、ランチミーティングの日はおそらく予約がとられている場所に、上司を含む仕事相手とミーティングをしに行かなくてはなりません。
これは、ランチという名を冠した業務上の会議なのです。

よってランチミーティングの時間がイコール休憩時間とはならない可能性があります。
ですが、ランチに行くついでにミーティングをするんだからいいでしょう、というように上司が押さえつけてしまうと、参加者はリフレッシュできずにストレスが溜まり、参加者が少なくなって今うことも往々にしてあり得ます。

ランチミーティングへの参加は強制せず、全員が必ず参加しなければならない「拘束力のある」ランチミーティングならば、上司は別途「休憩時間の付与」をしましょう。
そうすることで、ランチミーティングがより画期的なものとなり、満足度も上がるはずです。
結果的には、いいアイデアも生まれ、部署、ひいては企業の利益となるでしょう。

ミスコミュニケーションを防ぐためにランチミーティングは有効活用できる!

ランチミーティングについて解説してきましたが、いかがでしたか?
確かに大変な点も多いランチミーティングですが、上手に活用できれば社員同士でコミュニケーションを深めたり、仕事へのモチベーションを高めたりも可能です。
ランチという限られた時間内ではありますが、皆で楽しく食事をしながら過ごせれば、チーム内での理解も進み、業務がスムーズになるでしょう。

主宰者は参加してくれた社員が楽しい時間を満喫できるように、参加者はより有意義な時間となるように、ランチミーティングを楽しんでみてはいかがでしょうか。

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