今さら聞けない議事録の目的！議事録作成が必要な理由と注意点を基本から解説します
こんにちは！キャリアライター歴5年以上、Feeeelライターの仲野 識です。
会議の後に議事録を作成するのは日々のルーティンワークとして行われています。
ですが、議事録を効果的に活用する方法を知らない人は多いのです。
そこでこの記事では、議事録の目的・必要性にフォーカスを当て、効率的な作成方法ともに紹介します。
議事録作成に疲れた人や、上手に作成できない人はぜひ参考にしてみてくださいね！
目次
議事録作成の目的を確認してみよう
まずは、何のために議事録があるのか、議事録をどうして作成しなければならないのか、その目的について見ていきましょう。
議事録の目的を知ることによって、作成の際に押さえておくとよいポイントも見えやすくなりますよ。
会議で決定したことの再確認のため
議事録の大きな意味のひとつが、『会議で決定したことの再確認』です。
会議や打ち合わせは活発化すればするほど、その時のことを覚えて起きにくくなります。
たとえ覚えていたとしても、人の記憶とは非常に曖昧なものなので、時間経過とともに記憶は薄れていってしまうのは仕方のないことです。
会議でどんなことを話したかを明確に示すものがないと、誰が何を言ったか分からなくなり、トラブルのもとになってしまいます。
議事録は、発言者がだれなのか、どのような議論が行われ、どのような結論に達したのかを明確に残しておくためのものとして必要不可欠なのです。
不参加者への情報共有をおこなうため
会議には、議題にかかわっている社員全員が出席するとは限りません。
会議に参加するはずだった人が不参加になった場合や、会議の参加者ではないけれど業務に携わっている人がいる場合、議事録を共有して決定事項を知らせる目的も担っています。
議事録を回覧させることによって口頭での伝達ミスを防ぎ、正しい情報を伝えられるのです。
議事録に書く内容とは？
議事録の書き方は会社によってある程度決まりがありますが、基本的な項目があります。
初めて議事録作成を任された場合は、過去の議事録を参照しながら作成しましょう。
パターンを理解しておくことで、上司や参加者の理解を促しやすくなります。
会社で規定されたテンプレートがあればそれを使えばOKですし、なければここで紹介する『基本の要素』を踏まえて記入していけば問題ありません。
毎回いちから構成を組み立てると時間がかかりますから、ある程度の形式化をしておくことで、時間短縮にもつながりますよ。
議事録を作る際に押さえて記載したい6つの要素
議事録は、会基本的には以下の6つの要素から構成されることがほとんどです。
1.議題
この議事録が、どの会議のものなのかを示すため、表題・議題は必須事項です。
2.開催日時・開催場所
会議を行った年月日や時間を記載しましょう。
同じ議題の会議が何度か行われることもありますから、いつ行われた会議なのかをはっきりさせておく必要があるのです。
また、会議が行われた場所も記載します。
会議室で行われた場合は会議室の名前、レンタルスペースなどで行われた場合は名称と住所、テレビ会議やビデオ会議の場合は、それぞれの拠点の簡単な名称を記載します。
3.出席者
参加者が何名だったのかも、併せて記載しましょう。
誰が出席し、決定責任者がだれだったのかなども記載しておく必要があります。
議事録記入者の横には（記）と書いておくことがルールです。
4.会議の目的
どのような会議が行われ、何について議論したのかを明確にしておきます。
配布されたアジェンダがあれば、それに沿って書けばOKです。
配布資料があれば、議事録に『別添』として添えておきましょう。
5.決定事項
決定事項が一つでない場合もありますので、議題ごとに、どのような議事や決定がなされたのかを明確にしておきます。
細かく書く必要はありませんので、箇条書きなどを用いて簡潔に書くと分かりやすくなりますよ。
結論が出なかった場合は、次回へ持ち越しとして記載しておきます。
6.懸案事項、課題など
会議で生まれた懸念事項や次回の予定についても議事録に書き添えておきましょう。
なければ、5つ目の要素まででまとめてしまってOKです。
基本に忠実に！いい議事録の書き方を学ぼう
議事録の目的は会議の内容を共有し、活用することと理解できたと思います。
そのため、目的さえ押さえられていれば、議事録の書き方に『必ず守らなくてはならないルール』はありません。
とはいえ議事録を分かりやすくするためには、いくつかの気を付けるべきポイントは存在します。
議事録を作る際には、基本に忠実にの精神を守りつつ、次の要素を押さえて作成してみてください。
埋められる項目は事前に記入してスピード作成を目指す
議事録は、なるべく早い提出を求められます。
基本的には、よほどの事情がない限りは24時間以内に作るのがルールです。
この理由は、会議で話し合った記憶が新鮮なうちに議事録を仕上げてしまわねばならないためです。
上記でも人の記憶は薄れていくものと書きましたが、それは議事録を各人間だけではなく他の出席者にも言えることです。
議事録作成時、分からなくなってしまったことは確認する必要があります。
そのため、まわりの人の記憶にも鮮明に残っている早い段階で仕上げるのが望ましいのです。
では、どうやってスピード作成を目指せばよいのでしょうか。
スピード作成のため事前にテンプレートとなる文書を用意しておいて、議題や日時、参加者などの埋められる項目は事前に入力を済ませておくようにしましょう。
メモを取りながら埋めていくのは難しいかもしれませんが、慣れてくれば判断しやすくなり、作成もスムーズになる蓮です。
会議の内容は5W1Hを基本に記入しよう
文章作法の基本として、5W1Hを意識することが大切です。
これは議事録でも同じことで、文書をまとめる際に「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「なぜ」「どのように」を意識しながら記載すると、読みやすくわかりやすい文章に仕上がります。
5W1Hの中でも特に「誰が・何を言ったか」を意識しながら書くと、言った・言わないを避ける上でも非常に効果的です。
文章は長々と書かず、端的に要素だけを記入した短めのもののほうが、議事録としての体裁も整います。
目的を押さえてわかりやすい議事録に仕上げよう
議事録作成は、慣れないうちは時間がかかり、会議の内容をまとめるだけなのにと面倒に思うこともあるでしょう。
ですが、目的を押さえて議事録を作成すれば、ただ会議の内容をまとめただけのものにはならず、議事録の持つ重要な役割を果たせる『会議資料』に仕上がるはずです。
良い議事録を書き続けることで、社内での評価がアップする可能性もありますよ。
今回の記事を参考にして、基本に忠実な議事録のスピード作成を目指してみてくださいね。
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