こんにちは！ キャリアライター歴5年以上♪ Feeeelライターの仲野 識です。
会議の議事録の作成が面倒だと感じたことはありませんか？
会議中、ずっとメモを取らなければならなかったり、メモのない部分を埋めに上司に聞きに行ったり、まとめるのに時間がかかったり……。
そんな人に朗報です！
今回は、時間をかけずにコツを押さえて行う議事録作成方法を紹介します。
いままで議事録作成に悩んでいた人や、うまく会議メモが取れない人はぜひ今回の記事をチェックしてみてくださいね！
そもそも会議の議事録を取る目的とは？
そもそも、会議の議事録というのはどうして必要なのでしょうか。
必要性や目的を理解せずにただ作業として行っていると、どうしてもモチベーションの低下を招いてしまいます。
そこで最初に、議事録の必要性を読み解いていきましょう。
議事録は、おもに以下の3つの目的のために使われます。
目的その1 参加者・関係者に内容を知らせるため
議事録の最も大きな目的が、『参加者・関係者に内容を知らせる』ということです。
会議の内容というのは、人の記憶から次第に抜け落ちていきます。
一度決めたはずのことでも、時間がたつと忘れてしまい、誤ったやり方を選択することも往々にしてあるのです。
そこで役に立つのが、議事録の存在です。
参加者の備忘録として、議事録があれば会議で決まったことを誤らず認識することができます。
また、会議に出席できなかった人に対しても、口頭で伝えるよりも正確に決定事項を知らせることが可能です。
議事録は、共有手段・振り返り手段のため、欠かせない資料なのです。
目的その2 次に起こしたいアクションを明らかにするため
議事録の目的として、どんな会議であったかの記録のほかに、参加者の発言と承認・決定者を明確にしておいて次にどんなアクションを起こすかを知らしめるというものもあります。
今回の会議で決まったことをもとに、どんなことを今後行っていくのかを議事録で明示しておけば、次回会議までにその事案を検討できるのです。
会議中のメモが議事録作成の大きなカギとなる
議事録を作成するにあたり、もっとも大きなカギとなるのが『会議中にとったメモ』です。
もちろん事前に渡されているアジェンダも役に立ちますが、実際に会儀に出てみると話題が思わぬほうに行ったり、アジェンダ通りに進まないこともままあるのです。
ここでは、議事録作成のために多大な役割を果たす会議メモにフォーカスを当てます。
会議メモの必要性や、効率よくまとめるポイントを紹介しますので、メモがうまく取れない人は参考にしてみてくださいね。
メモを取ることで記憶が新鮮なまま保てる
会議メモというのは、記憶を新鮮なままとどめるために非常に有効なツールです。
どうしても、頭の中だけで会議の内容を記憶しようと思うと、時間が経てば経つほど会議の記憶が薄れてしまいます。
そうなると、「あれ、ここではどんな結論になったんだっけ？」といったふうに、確認の二度手間が出てしまいます。
メモは、その記憶を新鮮にしておけるツールなのです。
ただ、時間がたつとメモを見ても分からないということになってしまいます。
会議が終わったら記憶がなうちにできるだけ早くメモをまとめ、正しい会議の流れで議事録に落とし込んでいきましょう。
会議メモを効率良くまとめるポイント
実際に会議が始まったら、各参加者の発言内容をメモしていきます。
ただ、会議で発言されたすべてのことをメモに取るのは不可能です。
では、どこまで記録していけばいいのでしょうか。
会議では、下記のポイントを押さえてメモを取るようにすると効果的です。
決定事項
決まったことは必ずメモを取ります。
どの人が決定を下したのかも書いておくとよいでしょう。
議題に対する賛成・反対意見
決定した事項に対して、だれがどのような理由で賛成・反対していたかを記入します。
今後の課題
今回の会議で決まらなかったことは何なのかも把握しておきましょう。
他、報告事項
報告事項とは、今回参加できなかった人が知っておくべきことです。
これも漏らさず記入します。
これらをすべて正確に取るのは難しいため、会議の様子を録音しておいて、それをもとに間違いがないかチェックするのがおすすめです。
録音の際は、会議の責任者に了承を取ってから行うようにし、データの管理は徹底します。
議事録が作成終了したら、音声データは消去しておきましょう。
議事録作成の際に抑えておきたいテクニック
最後に紹介するのが、議事録作成を行う際に覚えておくと便利なテクニックです。
何も知らずにまっさらな状態から議事録を作るのは、慣れている人でも時間がかかってしまうものです。
ある程度のテンプレートを準備しておいて、そこへまとめたメモを当てはめていくと、非常に効率的に議事録作成ができますよ。
テクニックその1 会社で決まったフォーマットがないかあらかじめチェック
議事録には、各会社で一定のフォーマットがある場合もあります。
その際は、そのフォーマットに従って記入していくようにしましょう。
もし指定のタイプがないならば、Web上で『議事録テンプレート』が公開されていますので、自分が最も使いやすそうなものをダウンロードするといいでしょう。
議事録には、基本的に次の項目を記入するようにします。
1. 会議名／日時／場所
会議は全員が周知している名前を記載します。
アジェンダやレジュメに記載のあるものにしましょう。
場所は会議室の名前でOKです。
2. 出席者
誰が出席したのかを明確にするために必要です。
議事録の記録者には（記）などのマークをつけると分かりやすくなります。
3. 決定事項
この会議で決まったことがあれば、ここに記載します。
なければ無しでOKです。
複数の議題があるなら重要度や優先順位の高いものから並べるようにすると、見やすい資料となります
4. 次の行動
会議で次回に持ち越しの議題が出た場合、誰が、何を、いつまでに行うかを明確に記入しておきます。
5. そのほかの補足事項
上記に書かなかったことで、関係者に周知させたい報告事項を記載しておきます。
会議で配られた資料があれば添付し、別添資料の内容を記載します。
6. 次回会議の予定
こちらも、あれば記入でOKです。
ない場合は5までで締めてしまって構いません。
優れた議事録を目指して練習あるのみ！
議事録づくりは司会役と同様、『習うより慣れろ』の精神が大切です。
議事録作成を任されたなら、面倒だと思ってしまわずにしっかり責務を果たしましょう。
手間を惜しまず、より優れた議事録を目指していけば、次第に仕事の面でも認められるようになるはずです。
ぜひ何度も繰り返しトライして、すばらしい議事録を作成してくださいね！
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