オフィス分散のメリット・デメリットとは?オフィス集約と比較しながら徹底検証

昨今の社会情勢の影響で、私たちを取り巻くビジネス環境は、日々急激に変化しています。その変化に対応すべく、各企業で様々な新しい取り組みが行われています。 これからの会社経営のひとつの重要なテーマとなるのが、「オフィス運営」ではないでしょうか。今回は、今注目される「オフィス分散」の必要性や、そのメリットをご紹介します。

こんにちは!テレワーク歴3年以上、Feeeelライターの仲野識です。

昨今の新型コロナウイルスの影響により、私たちを取り巻くビジネス環境は、日々急激に変化しています。
その変化に対応すべく、各企業で様々な新しい取り組みが行われています。
今回の新型コロナウイルス感染症のようなインシデント的景気動向も含めて、「働き方の多様化」や「企業のニーズ」を先読みする柔軟性に求められる時代になってきたとも言えますね。

これからの経営について検討する際、ひとつの重要なテーマとなるのが、ビジネス環境に柔軟に対応できる「オフィス運営」ではないでしょうか。
今回は、テレワークの普及に伴って注目されはじめている「オフィス分散」について特集します。

新時代のオフィス運営のキーワードは「オフィス分散」

オフィス分散

まずは、オフィス分散とはなんなのか、どんな考え方なのかなどの基礎的な知識から見ていきましょう。
これまでのオフィスのありかたと一緒に考えることで、より分かりやすくオフィス分散について知れるはずです。
合わせて紹介しますので、一緒に確認していきましょう。

「オフィス分散」とはどのような考え方?

従来のオフィスは、都心のビルのワンフロアもしくは複数フロアに、広いオフィススペースを構え、そこに社員をできるだけ集約するというスタイルです。

しかし、昨今の新型コロナウイルスの影響により、上記のような集約型オフィスでは「新しい生活様式」を踏襲できないとして、オフィスの在り方を問われなおされています。
このような状況において、今、オフィス分散が、新しいオフィス運営の考え方として注目されています。

オフィス分散とは、その名の通り、従来の集約型オフィスから、サテライトオフィス等、複数拠点のオフィスに、ワークスペースをシフトしていくことを指します。

そもそも、テクノロジーやサービスの進化や多様な働き方の実現が求められる中で、分散型オフィスやテレワークは推進されるべく政府から通達がありました。
しかし、大きなビジネス環境の変化に対して否定感を示す企業も多く、あまり浸透してこなかった現実があるのです。

オフィス分散に注目が集まる2つの理由

テレワーク

オフィス分散の基礎知識を理解できたところで、ここからはなぜオフィス分散が『いま』注目されているのかを見ていきましょう。

オフィス分散への需要が高まっている背景には、昨今の社会情勢、具体的に言えばコロナ禍が大きく影響しています。
今まで普及してこなかったこのオフィス分散がほぼ必然的に広まると同時に、既存のオフィス運営とは異なる、新時代のオフィス運営に対して大きな可能性を見出している企業が少しずつ増えているという側面もあります。

従業員の多種多様な働き方を支援・推進できる

都心で仕事をしているか、地方で仕事をしているかに関わらず、多くの場合、従業員は毎日時間をかけて通勤をしています。
特に満員電車に揺られるような状況を毎日続けていると、結果的に従業員の“生産性”と“仕事への満足度”に悪影響を及ぼしてしまいます。

大きめの駅近くに幾つかサテライトオフィスを設け、オフィスを分散させることで通勤にかける時間を短縮できます。
その時間を仕事や自己啓発の時間として有効に活用できるようになれば、仕事のパフォーマンス向上が期待できます。

オフィスにかかるコストの削減

リモートワークが推進され、社員のオフィス出勤が減っている場合、オフィススペースの稼働率は、大きく下がっていることが想定されます。
すると、オフィス維持にかかっているランニングコストが無駄に思えてきますよね。
費用対効果がないからと、この機会に、オフィスを解約する企業も増えているんだそうです。

自社がリモートワーク今後どの程度取り入れるかを把握しながら、既存のオフィススペースの稼働方針を改めて検討する時期に来ているのかもしれません。
たとえば既存オフィスの一部を、フレキシブルオフィス等を活用したレンタルオフィスに置き換えることで、コスト削減効果が期待できます。

また、サテライトオフィスのスペースについては、固定のワークスペースではなく、フリーアドレス等を導入しながら、同時に定期的に稼働率を確認しておくことで、無駄のない最適なスペースを導入できるようになり、さらなるコストカットも期待できます。

オフィス分散に向け検討すべき事

オフィス分散について考える

今後、リモートワークを前提にした働き方にシフトするにあたり、オフィス分散も必ず考えねばならない課題となるでしょう。
そんな際、準備少なくことに当たってしまうと、失敗してしまう可能性も大いにあります。
そこで最後に、企業が事前に注意、検討しておくべきポイントを抑えておきましょう。

コミュニケーション方法

働く場所が数カ所に分散されることで、対面でのコミュニケーションは大きく減るでしょう。
対面せずともコミュニケーションが取れるよう、オンラインのコミュニケーションツールやビデオ会議システムなどを確実に導入をしておきましょう。

ツールを導入するだけではいけません。
加えて、それらのツールを効果的に活用できるよう、従業員にツールの使い方を周知させておくことも非常に重要です。

オフィスを分散するサービスを知って最適な場所を選ぶ

単純にオフィスを分散させると言っても、規模によって費用や効果も変わってきます。
そのため、正しいオフィススペース選びが、オフィス分散成功の鍵と言っても過言ではないでしょう。

Bizplace

弊社の運営する【Bizplace】は、スマホひとつで、全国のコワーキングスペースや空室のレンタルスペースを月額定額で自由に利用できるサービスです。

リモートワークの場所、サテライトオフィスだけではなく、スタートアップのオフィスにも使えるなど、使い方も自由です。
24時間365日、いつでも日本中のワークスペースを検索、予約、シェアできます。
入室はQRコードを読み取るだけという簡単さ。
エントランスに設置された「QRコード」をスマホで読み取ると、入室方法がわかります。
すべての拠点にWi-Fi・電源が完備されています。
飲食が可能なスペースもあるので、仕事に加え、休憩にも最適な環境となっています。
お支払いはクレジットカードで簡単決済できます。
法人さまはまとめて支払いにも対応しておりますので、長期間の貸出も可能です。

Bizplaceの詳細

まとめ

オフィスを分散することで、現在多くの企業が抱える様々な課題の解決につながります。
リモートワークを選択する社員であれ、オフィスで働く社員であれ、一人ひとりの多様な働き方を支援することが重要です。
誰もが自分らしく働ける、そんな新しいオフィス運営を検討しませんか?
弊社では、月単位契約で、1名〜数百名まで契約可能、最短数日で契約から入居可能という新しいオフィスの価値提案を幅広い業界・規模の企業に提供しています。
あらゆるオフィス分散ニーズに応える、オフィスソリューションをご準備しておりますので、オフィス分散をご検討中の方は、是非お問い合わせください!

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