会議の上手な進め方に必要なのは「目的とゴールの設定」！会議効率化のための注意点
こんにちは！ レンタルスペース利用歴5年以上♪ Feeeelライター「仲野識」です。
この記事では、会議を効率的に行うために必要な目的とゴールの設定方法をレクチャーしていきます。
長い会議、だらだらしたマンネリ会議を打破したい人は、ぜひ参考にしてみてください！
ムダな会議があると感じている人は多い！なにが『無駄な会議』にさせているのか
週に何度も開かれるミーティングや会議ですが、無駄に感じたり長く感じている人が多いのではないでしょうか。
その原因が分からないで、そのままなあなあで開催しつづけていると、意味のない会議の時間を過ごし続けることになります。
まずは、どうして無駄な会議が起こってしまうのかを解説していきます。
会議の本来の目的とゴールを決めておくことが不可欠
仕事をしていると、ミーティングや会議は必要不可欠です。一日に何度も行われることもあります。しかし会議というものは、何度も回を重ねるとさまざまな報告の場としてしか機能せず、本来の目的を見失ってしまいがちです。
会議の本来の目的は意思決定をする場であり、現状を報告することではありません。せっかく場を設けてメンバーが集まるのですから、上長や限られたメンバーだけではなく参加者全員が意見をのべ、建設的な議論を行わないと意味がないのです。
それに加えて、参加者全員が意見を言いっぱなしにせず、会議のゴールを定めるのも大切です。必ずしも結論が出なくともよいので、だらだらとやらないようにしましょう。
５つの会議の目的を知って会議を効率化させよう
どんな議題であれ、ただ会議を行えばいいわけではありません。
会議の目的を見失うと、ただ時間を浪費するだけの無駄な会議となってしまうのです。
生産的・建設絵的な会議を行う際に大切な『目的設定』について解説していきます。
目的その１ 何かを「決める」会議
議題を設けて、最終的に意思決定するリーダーが同席してきちんと判断を下すまで行う会議のことです。
大きな議題の場合は何度かのミーティングを重ねた後に行いますし、小さな議題の場合はその場で議論から決定まで行くこともあります。
資料やデータ類は事前に配布しておくと、出席者が会議の内容を検討できます。
意思決定のプロセスを明快にしておくと、会議のゴールを目指しやすくなります。
目的その２ 何かを「伝える」会議
仕事の方針や決定事項、進捗報告や現状の確認などを伝えることが目的の会議です。
報告会議や定例会、定時ミーティングなどと呼ばれるのがこちらです。
基本的には意思決定を行ったりはせずに、情報共有を行います。
プロジェクトに携わっているメンバーの持っている情報を、一か所に集めるための会議。
部下から上司への情報の流れだけでなく、メンバー全員で情報を共有できるというのがメリットです。
この会議がだらだらと長く続くと厄介で、会議の対するモチベーションが下がってしまいがちです。
すぐに集まれるメンバーで口で伝えたほうが良ければミーティングを行ってもいいですが、会議の目的が事業報告や案件の進捗報告のみならば、報告書や一斉メールなどで伝える方法にできないか検討してもよいでしょう。
目的その３ 情報を「広げる」会議
ブレインストーミングや新商品の企画会議、販売促進のアイデア出しなど、情報を広げることを目的とした会議です。
制約のない状態でスタートするようにしましょう。
突飛なアイデアであってもよいので、発言者の話を否定せず全員でアイディアを出し、自由な発言をしてもらいます。
基本的にこの会議では結論を出すことはなく、発言の質よりも量を重視して行うことがほとんどです。
他人のアイデアにダメ出しをしてしまうと、場で自由な発言をしにくくなってしまいます。
モチベーションを下げる発言は控え、多くのアイデアを生み出してください。
目的その４ 理解を「深める」会議
ブレインストーミング会議やミーティング会議で出てきたアイデアをより良いものにするために行う会議です。
目的とゴールは『早急な問題解決』なので、ほかの会議よりも十分に時間を取る必要があります。
新たな企画を突き詰める以外にも、売上不振やチームに不安材料がある時に行われることが多いようです。
通常の会議では基本的に会議室で行うことがほとんどですが、不満を聞くため・ガス抜きのためであれば、居酒屋などでお酒を交えながら気持ちを楽にして行うこともあります。
対策会議や営業会議の場合は、現状の問題は何かをきちんと発見し、ただの不満や愚痴を言い合う場にとどめてはいけません。
具体的な対策を議論し、考えを深めるために冷静に話し合うようにしましょう。
目的その５ 気持ちを「上げる」会議
最後に紹介する会議は、モチベーションをアップさせることを目的とした会議です。
会期終わりに行われる決起会や、会社に入って最初に行われるコーチング会議、広義で言えば会社の飲み会などもこれにあたります。
この会議では、問題解決を行ったり報告を行ったりはしません。
意志統一や所属意識を高めたり、ビジネススキルを上げたりすることがゴールです。
メンバー全員に発言の機会を与えて当事者意識を持たせましょう。
会議の最後にはスローガンを発表させるなどして、今後のやる気アップにつなげてください。
会議をする際の注意点
自分たちが行っている会議がどのタイプの会議なのかを把握して明確なゴールを設定したら、あとは全体を通じてケアを行っていくことが重要になります。
会議の目的設定について理解出来たら、次に、会議を開催するときに注意すべき点について見ていきましょう。
意見がでづらい空間にならないようにする
会議で最も気を漬けねばならないのが、参加メンバーを決める時です。
部署内でも、その会議に対して参加する理由がないと士気が下がってしまい、活発な会議にはなりにくくなってしまいます。
無駄な会議をしないために、参加者全員が「自分はこの会議に必要だ」と思える場づくりが不可欠です。
また、いつも同じ人物だけが発言する、反対意見が発言しにくい雰囲気の会議も非効率的です。
会議・ミーティングを始めるまえに、どんな会議か、会議では何を決めるのかを想像してみましょう。
そうすることで、会議に必要な人を集められますし、呼ばれたほうの社員も会議に自分がどう関わるか、自分の役割は何かを認識できます。
会議で自分が何をするべきかを考えよう
会議は、その場にいるだけでいいというわけではありません。
積極的に参加して意見を出し、目的をもって最後までやり切ることが鉄則なのです。
会議が持っている目的はさまざまです。
いつもやっている会議であっても、目的やゴール、そして会議のスタイルを見直してください。
そうすることで、チームにとってもあなたにとってもより有意義な時間になるはずです。
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