リモートワークの導入に必要な環境とは？ルール作りや導入すべきツールを徹底解説
こんにちは！リモートワーク歴3年以上、Feeeelライターの仲野識です。
新型コロナウイルスの影響が広がる中、在宅での勤務やリモートワークをはじめている企業も増えているでしょう。
私自身はもう長い間在宅ワーカーとして働いていますが、ここ数か月は、友人や昔の同僚から、
「今まで出社して仕事をしてきたけど、実際にリモートで働いて見たらすごく大変だけど、どうやって在宅でお仕事しているの？」
「仕事環境が整わないんだけれど、どんなものを導入したらいいの？」
と問い合わせられることが多いです。
この質問は、やはり「従業員に対して、雇用側が明確なルールややり方を提示していない」「環境設備が整っていない」ことの証明でもあります。
確かに、この未曽有のコロナ禍によってリモートワークを急に導入した企業は多く、十分な準備を進めておけなかったことは容易に想像がつきます。
そこでこの記事では、リモートワークを導入する際に必要なものやルール作り、実施するための流れを解説します。
目次
リモートワークを始めるために必要なもの
まずは、リモートワークを開始するために、企業側が整えておくべき環境について紹介していきます。
従業員自身に準備してもらえるものもありますが、企業側から準備すべきものもあります。
今すぐに導入するのは難しいかもしれませんが、できるものから順次導入を検討してもいいでしょう。
また、アフターコロナもリモートワークを継続する可能性がある場合は、多少初期コストがかかっても有料のサービスを導入検討するのもいいかもしれませんね。
PC・ソフトフェア
最低限必要なのが、PC・ソフトウェアです。
最近はスマホやタブレットで用が済んでしまうことも多いので、自宅にPCを持っていない人もいます。
もしくは、所持していてもここ数年まともにPCを開いていないケースも多く、会社のPCと比べて性能が落ちるという人も多いでしょう。
低スペックのPCでの業務は、作業効率が落ちてしまいます。
加えて、Windowsの場合、すでにサポートが終了しているOSの可能性もあります。
最新のOSに対応していない場合は、今後も使用するとセキュリティ面でも大きなリスクを抱えてしまいます。
社員がPCを持っているか確認する際には、必ずスペックや使用しているOSも合わせて確認しましょう。
加えて、普段会社で利用しているソフトウェア（OfficeソフトやAdobeソフトなど）も、自宅のPCになければかなり不便です。
コスト面で入れていない社員もいるかもしれませんが、業務上必要となる場合は、会社から支給しておかないと支障が出てしまいますので、注意しましょう。
チャットツール
リモートワークでは円滑なコミュニケーションが肝となるので、あらかじめ共通のチャットツールを導入しておきましょう。
チャットツールには、機密情報が飛び通っているので、ログインできる端末の制限などルールの設定も重要です。
またリモートワークでは、ビデオ通話も必要となるので、機能や性能も確認しておきましょう。
Web会議ツールは、ツールによって参加可能な人数、録画機能、画面品質、画面共有機能などの違いがありますが、上記で挙げたツールはどれも最低限の参加可能人数、画面品質や画面共有機能を備えているので、実用面での支障はそれほどないでしょう。
リモートワークを導入するためのステップ
リモートワークは、働き方改革に合わせた柔軟な働き方を実現することが大事です。
リモートワークを行うためには、正しい導入にはいくつかのステップが必要になります。
ただ、現状では急にリモートワークを導入した企業も多く、ステップを踏まなかったケースも多いでしょう。
そのために、今現在問題が起こっていたり、うまくいっていないこともあるかもしれません。
ここでは、リモートワークを導入するためのステップについて確認していきましょう。
しっかりと社内ルールを設定する
テレワークを開始する場合、テレワーク導入に向けた社内のルールを作りましょう。
テレワークの形態には「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス（施設利用型）」がありますので、どの範囲までテレワークを導入するかを決定します。
すべてを在宅で行う「フルリモート」なのか、一部だけをリモートで行うのか、それとも別のオフィスを借りてそこへ出社させるのか。
そのルールから設定していきます。
次に、環境の整備をおこなっていきます。
労務管理をリモート化で行う際の出退勤の管理方法や、休憩のルール、また各メンバーの作業状況の管理方法などがそれにあたります。
次に、コミュニケーション環境を整えましょう。
テレワークではオフィス以外の場所で仕事をするので、ビジネスチャットやWeb会議システムなどのITツールを活用しましょう。
ルール設定が決定したら、できれば実際にリモートワークを想定したテストを一週間ほどの短期間で行っておきたいものです。
ただ、今回のようなコロナウイルスの影響で急に始まった場合はテストが難しいことも多いので、設定しておいた基本ルールを配るなどして、社員にルールを周知させましょう。
リモートワークの短期導入のために管理者が用意すべきツール
コロナウイルスの影響でリモートワークの短期導入をする場合は、あまり多くのコストや時間をかけることができない企業も多いでしょう。
そのため、無料で導入できるツールや管理者が用意すべきツールを導入したいと考える管理者は多いはずです。
そこでここでは、リモートワークの短期導入のために管理者が用意すべきツールをいくつか紹介していきます。
現在使っているツールと合わせて比較検討してみてください。
リモートワークはシステム導入とルール整備で格段にやりやすくなる
新型コロナウィルスへの対応をするため、リモートワークを導入している企業も非常に増えています。
それに加えて、今現在はまだオフィスに出社して仕事をしている企業も、この未曾有の災禍をきっかけにリモートワークへの関心が特に高まっていることでしょう。
そして、第一波が去ったと言われている現在も、第二派が来る可能性もあります。
さらに、このような一時的な危機に対応するだけでなく、働き方改革や生産性向上の手段としても恒常的に取り組むべきテーマでしょう。
私のように、フリーランスとしてフルリモートで働いている人や日頃一部でもリモートワークを導入していればスムーズに進みますが、社内情報やシステムへのアクセス手段、PCの持ち出しなどのルール決めが必要になります。
テレワークの推進は社内の複数部署が関係するため、調整に時間を要することもありますが、目的を明確にしてスモールスタートで一部部署から進めてみるのがおすすめです。
ぜひ自社にあったテレワークの体制を見つけていきましょう。
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