テレワークで従業員の勤怠管理をするには?管理のポイント、おすすめツールなどを紹介

オフィスに行かずに仕事をできる「テレワーク」ですが、一方で、これまでの組織管理方法では対応し辛いという側面もあります。特に、従業員の勤務状況を遠隔で管理するには、従来の評価体制とは異なる考え方をしなければなりません。そこで、テレワークで従業員の労務状況を管理することの難しさや課題解決のためのツールなどを紹介します。

新型コロナウィルスがなかなか治まらない日本国内。緊急事態宣言明け以降、最近では増加の一途をたどっています。
そんななか、オフィスに行かなくても仕事をすることができる「テレワーク」という労働形態に引き続き注目が集まっています。

テレワークは出社しなくてもよいという感染症対策的な面に加え、労働生産性の向上や採用力強化といった面が強調されがちです。
一方で、これまでの勤務管理方法では従業員の勤務状況を遠隔で管理し辛いという側面もあります。
正しく勤務管理をするには、従来の体制とは異なる考え方を導入しなければならないでしょう。

そこで今回の記事では、テレワークで従業員の労務状況を管理することの難しさや課題を説明した上で、導入におけるポイントや課題解決のためのツールなどを紹介します。

テレワーク導入の問題点は、従業員管理の難しさにある

テレワークする女性

テレワークを「ウィズコロナ」の一環として新しい働き方と捉えて導入・検討する企業も増えている一方、従業員の労務管理を行う難しさに悩んでいる企業も多いようです。

エン・ジャパン株式会社が運営する人事向け総合情報サイト『人事のミカタ』のアンケート調査によると、
従業員300名未満の中小企業でのテレワーク導入率は、2019年で14%と発表されています。
テレワークが開始された2年前(2017年)の調査と比較すると現在の方が6ポイント上昇しているとはいえ、まだ十分に浸透しているとは言い難い状況なのは明らかでしょう。

また、テレワークの導入で難しかったこととして上位を占めていたのが、「テレワーク社員の時間管理(68%)」、「テレワーク時の業務ルールの設定(59%)」といった決まりや規則に関する事柄なのです。
では、実際にどのような従業員管理の難しさがあるのかをここで見ていきましょう。

物理上の距離の問題

テレワーク導入についてあげられる課題として、テレワークでは、コミュニケーションにおける物理上の距離の問題があげられます。
従来の日本企業では、同じ時間、同じ場所で前提条件を共有してプロジェクトや会議を進めてきました。
そのため、オフィス以外の環境で仕事をするテレワークは、他の従業員から孤立している感じがしてしまうのです。

実際に対面してコミュニケーションをとることはありませんから、業務の指示がうまく伝わらない、進歩状況の確認に時間がかかるなどの問題点も生まれます。
時には膝を突き合わせて行なう方が、議論も活発になるかもしれません。

総務省のテレワークの導入やその効果に関する調査では、もっとコミュニケーションをとりたいと感じているワーカーは15.5%でした。
企業側もテレワーカーもコミュニケーションが取りにくいと課題を感じているようですね。

テレワーク導入で押さえるべきポイント

テレワークする女性

次は、実際にテレワークを導入するとなったら注意したいポイントについてです。
机上の空論として実現できると思っても、実際に行ってみるとほころびは必ず出るものです。
なるべくそのほころびを少なくするため、事前に考えられる対策は行っておくといいでしょう。
テレワークでの勤怠管理の難しさとは一体どのようなことなのでしょうか。

勤怠管理が難しい

勤怠管理の基本は、従業員がどれだけ働いたか、業務を行っていたかを明確にし、管理することです。
しかしテレワークの場合、どれだけ働いていたのかを目視で確認することはできません。
カメラを取り付けて監視する方法もありますが、テレワーカーからすれば心理的にも監視されている感覚があり、集中しにくくなるでしょう。

とはいえ、勤怠管理を従業員に任せきりにするのは勤怠時間の不正や、従業員の怠慢などの不安があります。
テレワークを開始するにあたって、後述する勤怠管理ツールを導入することで、その問題を解消できます。

情報共有・コミュニケーションの仕組みを整備する

テレワーク導入のポイントとして、コミュニケーションの仕組みを整備することも忘れてはなりません。

テレワーカーには、「情報共有」と「コミュニケーション」が必要です。
オフィス勤務と変わらずにコミュニケーションを図れる環境を整備しましょう。

コミュニケーションツールの使用や、実際に顔を合わせられる場所へアクセスできる基盤があるといいでしょう。

テレワークにおすすめツール2選

テレワークする女性

これまで述べてきたように、テレワークにおいては、管理者は遠隔で従業員の勤怠を管理・監督する必要があります。
そして、テレワークを行っている従業員は当然オフィスでは働いていないため、管理者は自分の目で彼らが働いている状況は確認できません。
そこで導入したいのが、勤怠管理ツールをはじめとした、テレワーク関連ツールです。

ここでは、テレワークにおすすめのツールを2つ紹介します。
実際の使用方法についても企業と従業員で共有してからテレワークを導入しましょう。

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、1つで勤怠管理業務に必要な機能を備えているシンプルな操作性の勤怠管理ツールです。
業界、業種問わず利用可能です。
豊富な打刻方法で出勤管理のみならず、シフト、休暇申請、工数管理も自動集計してくれますし、使っている給与計算ソフトとの連携も容易です。

ジョブカン勤怠管理の詳細をみる

Bizplace

Bizplaceは、月額定額で全国各地のテレワークで利用できるワークスペースを借りられる「ワークスペースのサブスクリプションサービス」です。
自宅だけで仕事をしていると、気分転換ができずに疲れやすくなったり、家族の目が気になったりと「テレワーククライシス」がおこりやすくなります。
そこで便利なのが、コワーキングスペースやレンタルスペースなどの仕事に最適なスペースなのです。

レンタルスペースは、いつでも立ち寄りで業務ができるワークスペースです。
打ち合わせ用の資料を作成したい、静かな場所で電話をしたいなどの用途はもちろん、携帯電話の電池が切れた、急な雨でちょっと休憩などにもご利用可能です。
電源・wifi完備、平日はもちろん、土日祝日も利用が可能です。

ワークスペース検索アプリBizplace
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テレワークの管理の難しさはツールで解消できる

テレワークを導入することは、今の時代における三密の確立以外にも、企業にとって人材の確保・保持やコスト削減などさまざまなメリットがあります。
従業員にとっても、働き方に幅がきく制度のため、育児や介護と両立しながら仕事ができたり、地方にいながら都心の企業で働けたりというニーズにも応えることができます。

一方で、テレワークの導入には勤怠管理の難しさやコミュニケーションが不足するという課題もあり、実際に導入する場合は、この課題には必ず突き当たることでしょう。
しかし、チャットツールやWeb会議ツールを用いることでコミュニケーション不足の解消や情報共有を促せます。
仕事場所の確保も、レンタルスペースを活用するなどして対応できるでしょう。
今後のテレワーク拡大のためにも、今からツールの準備をしておくのはいかがでしょうか。

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