会議が無駄な時間の損失になってしまう原因と効率的な会議にするための方法とは
こんにちは！
レンタルスペース利用歴5年以上♪
Feeeelライター「仲野識」です。
あなたの会社で行われている会議は、効率的で短時間の質の高い会議でしょうか。
それとも、だらだらと続くマンネリ化した会議でしょうか。
実は、会議ひとつをとっても、仕事における生産性低下や、社員のモチベーション低下に直結してしまうのです。
この記事では、会議が無駄な時間となってしまわないよう、ロスタイムとなっている原因から、ありがちなことの紹介、さらには効率的な会議の進行方法について特集します。
目次
無駄な時間となる会議の原因
まずは、会議が長くなってしまっている、うまく議題がまとまらないなど、どうして普段の会議が無駄な時間となってしまうのかを考えていきましょう。
理由が分からずただ時間を短くするのでは、意味がありません。
自分たちの会議が無駄な時間になっている理由を突き止めるところがスタートラインなのです。
会議資料を綺麗に作りすぎる
会議が始まる前から無駄な時間が発生している場合があります。
その最たるものが、会議のための資料作りです。
もちろん、お客様に提出する資料はしっかりしたものでなくてはいけません。
ですが、社内会議で使用するための会議資料まで体裁を整え、きれいに作成する必要はないのです。
会議資料を丁寧に作成しようという心がけは素晴らしいですが、会議は、会議資料を作ることが目的ではありませんよね。
見た目にこだわった会議資料の作成は、無駄な残業につながり、結果的に自分のパフォーマンス低下を招いてしまいます。
あなたが上司であれば、部下に会議資料を作成させる際、無駄にきれいに作らせることはやめましょう。
要点さえすっきり収まっていれば、会議の資料としては問題ないのです。
会議で何の話をするのか知らされていない
スケジュールに社内会議の予定がはいっているものの、その会議で何の話をするのか知らされていないパターンもあります。
これも、会議においては大きな無駄につながってしまうのです。
連絡会や報告会の場合は内容を知らされていなくとも対応できるのですが、ブレインストーミングやアイデア出しの会議の場合は話が違います。
参加者は事前にアイデアを練れず、会議中に何とか思いつかなくてはならなくなってしまいます。
短時間でアイデアを出すのは困難で、本来であれば出るはずの意見や提案も出ずに終わってしまう可能性が高くなるでしょう。
また、事前に議題を知っていた上層部だけがアイデアを考えてきているのも大きな問題です。
一部の人だけの意見で話が進むため自分が参加する意味がないと思ってしまい、社員のモチベーション低下に直結してしまいます。
無駄な会議や非効率な会議にありがちなこと
次に紹介するのは、無駄な会議や非効率的な会議にありがちな問題です。
これらは慣習化していることも多く、自分たちでは問題に気づけないことも多いのが現状です。
原因とともに一度自分たちの会議を客観的に振り返り、よりよい会議となるよう改善点を探してみてください。
メールなどで伝えれば十分の伝達会議になっている
会議の中には、連絡事項や報告事項を伝達するタイプの、無理やり議題が作られた定例会議になっている会議もあります。
この会議の場合、『わざわざ社員を集めて行うほどの内容になっていない』こともあるのです。
だらだらと続く報告や連絡は、参加者のモチベーションの低下へと直結する可能性も出てきます。
直接伝えることによる社内コミュニケーションの向上や、重要性が伝わって共有されやすいメリットはあります。
そのため、廃止するというよりも『確実に直接伝えたほうがいい』場合は会議を開けばいいのです。
メールなどで伝えれば十分な内容の場合は、会議を開かずインターネットツールやメールでの伝達・共有を行いましょう。
メールには必ず目を通してもらい、確認したら返信をもらいます。
会議を開く際も、できるだけ会議以外の業務に差し障らないよう、短時間で行う必要があります。
時間を決めずに進行する
「今日の会議は時間無制限だから、しっかり最後まで結論を出そう！」
などという会議は、一見「しっかり議論できそう」と思えますが、実は無駄な会議や非効率な会議の典型例と言えます。
時間をまったく決めずに行われる会議や時間を目安程度としてしか制限していない会議というのは、議論の活性化よりもむしろダラダラとした議論を招いてしまいがちです。
途中で参加者の集中力が途切れてしまうこともありますし、時間を越えることが当たり前になっていると、その後の予定も組み込みにくく、スケジュールの立てづらさに繋がります。
会議が組まれた時点で社員はやる気をなくし、意見や提案が活発に出ないというネガティブな会議になってしまいがちなのです。
効率的に会議を進める方法
ここからは、実際に会儀を効率的に進めるためにどのような方法があるのかを解説していきます。
もちろん最初から全ての方法を試そうとすると失敗してしまいますので、少しずつ自分たちに合いそうな方法を模索していってくださいね。
試してみたいものがあれば、1つでも2つでもトライしてみましょう。
そのやり方がなじんでくることで、会議の効率化を図ることができるはずです。
会議を行う数日前に資料を共有し、事前に目的やゴールを共有しておく
効率的に会議を進めるために必要なのは、会議を行う前に目的・ゴールを共有しておくことです。
資料は上記の通りきれいに作成するよりも、会議を行う数日前に資料を共有できるのがベストです。
直前ではなく事前に資料を共有しておくことで、会議が始まってから資料を読む時間をなくせます。
そこにこの会議で何を決定するのかが記載されていれば、参加する前に意見やアイディアを考えてこられます。
長時間の話し合いの末、結果的に何も決まらなかったという大きな無駄をなくせるのです。
また、会議の最低限の目的をしっておくと、会議に参加してほしい社員も選びやすくなります。
結果的に、会議の効率化を図ることんにつながるのです。
会議の所要時間を明確に決め、必ず時間内に終わらせる
会議は時間を決めずにだらだら行うことが最も無駄を読んでしまいます。
会議の所要時間を事前に打ち合わせて決めておき、司会進行役を決めて会議をコントロールさせましょう。
司会進行は、横道にそれそうになったらしっかり道を戻し、必ず時間内に終わらせることを心がけてください。
無駄のない会議で生産性をアップさせよう
会議というのは、決定事項を決める場でもあり、連絡事項を伝える場でもあり、ディスカッションやブレインストーミングの場でもあります。
ひとことで会議と言っても、多くの種類があるということです。
会議の中には、じっくり時間をかけたほうがいいものもあれば、時間をかけずに短時間でさっと終わらせたほうがいいものもあります。
その会議の目的や方向性を見極め、無駄のない会儀になるように心がけましょう。
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