評価される日報になるポイントは『所感』？！日報で所感を書く際のコツを徹底解説
こんにちは！レンタルスペース利用歴5年以上、Feeeelライター「仲野識」です。
ビジネスにおける日報は、その日起こった物事への単なる感想文ではありません。
日報をしっかり書き上げることで、仕事への関わり方が分かるのです。
今回は、日報を書く際に重要になる『所感』について詳しくレクチャーしていきます！
日報の書き方に悩んでいる人は、ぜひ参考にしてみてくださいね。
目次
そもそも所感とはどんな意味？
日報には所感が大切とはいえ、実際にその『所感』とはどのようなものなのかを知らなくては活用しようがありません。
まずは、所感本来の意味を似た言葉である『感想』と比較しながら解説します。
さらに、日報に書簡を書くとどうして評価されるのかについても合わせて解説していきます。
「感想」と「所感」の違い
感想とは、『ある物事について、感じたり思ったりしたこと』を意味しています。
対して所感は、『心に触れた出来事や心から感じる感想そのもの』という意味が込められています。
つまり、感想は物事に対してのあなたの思いであり、所感はそこから一歩踏み込んだ『意見』『考え』に近いものがあるのです。
日報に感想を書いてしまうと、幼く思われるだけではなく、その物事から何を学んだのか、今後どうしたいのかが不明瞭です。
ビジネスならではのポイントを押さえ、しっかりと所感を書いていく必要があるのです。
日報へ所感を書くと何が評価される？
日報に所感を書くメリットは、日報が『ただの報告』ではなく、仕事に対するアイデアや気づきの場になるということです。
上司はそれを見て、あなたのことを仕事に対して意欲的な社員だと評価します。
仕事をしていると、どうしても報告がパターン化してしまいます。
毎日同じような報告しかできないということは、仕事に対して気づきが少ないということです。
所感を書くことによって改善点を考えながら仕事をするきっかけとなり、モチベーションが上がっていき、結果的には仕事のパフォーマンス向上につながるのです。
所感の書き方のコツを押さえて上司の唸る日報に仕上げよう
所感の意味が理解できたところで、ここからは所感の書き方のコツについて紹介していきます。
所感を上手に使いこなせるようになると、日報のクオリティがぐんとアップします。
上司からも「デキる社員だ」と思ってもらえるかもしれません。ぜひマスターしてくださいね。
コツ① 具体的な数値が不可欠！定量的に振り返る
最初に気を付けなくてはならないのが、その日立てていた目標の達成率を記入することです。
達成率は、できるだけ具体的な数値で表してください。
そして、目標を達成できた場合は達成できた理由を書いておきます。
目標を達成できなかったならば、どうして達成できなかったかも記入します。
その日の仕事を冷静に振り返って達成度を見極め、反省点や具体的な改善策を示せれば、前向きな日報になりますよ。
例えば、「仕事Aと仕事Bを行うはずだったが、仕事Aに時間を取られ、仕事Bが半分しかできなかった。
次回は時間を区切って行っていく」などです。
上司に仕事の進捗を知らせられるだけでなく、自分自身を冷静に見つめなおすこともできるので、今後の仕事に非常に役立つでしょう。
コツ② できるだけ短くまとめ、結論は先に記載する
所感で多くのことアピールしたいと考えてしまう人がいますが、それはNGです。
日報というのは、あくまでビジネス情報の共有の場です。
読書感想文のように長く書き連ねる必要はありません。
むしろ、あまりに長く書いてしまうと読んでもらえない可能性もあります。
過度な情報は書かず、要点にふれた所感にするのがきれいです。
長くとも、三行ほどでまとめるようにすると良い所感に仕上がるでしょう。
また、ほかのビジネス文書と同様に、結論を先に書くことも大切です。
詳細な部分は後半に書いておくことで、読むほうの負担も減らせます。
所感はこう書くと効果的！パターン別テンプレート紹介
ここまで、所感について詳しい書き方を紹介してきました。
書き方が分かったとはいえ、すぐに位置から書くのは時間がかかってしまうものです。
そんなときに活用していただきたいのが、ここの章で紹介するパターン別テンプレートです。
日報はふつう、メールで送る場合と文書にする場合があります。
ここでは、その2パターンのどちらもテンプレート化して紹介します。
書き方に迷ったら、ぜひ参考にしてみてください。どちらの場合でも、提出前には必ず再確認を徹底しましょう！
日報にミスがあっては、仕事の伝達にも支障が出てしまいます。
メールでの日報テンプレート
以前は紙で提出することも多かった日報ですが、最近ではメールで上司へ送るケースも増えています。
まずは、メールで日報を提出するためのテンプレートを紹介します。
【メールでの日報書き方テンプレート】
Subject：～月～日業務報告 （件名で日報であることが分かるようにします）
○○課長 本日の業務報告をいたします。（すぐに報告せず、一言挨拶を入れましょう。）
１、本日の業務内容
２、業務達成率
３、業務で起こった問題点・今後の課題
４、明日の業務予定
この4つを記載します。
件名やあいさつ、内容は毎回変えると読むほうも手間なので、この形式をメモ帳などでテキストデータで保存し、コピペして使うと便利です。
文書形式の日報テンプレート
文書で日報を提出する際は、まず会社所定の様式がないかを確認してください。
全社員が同じテンプレートで行っている場合は、そこを外れてしまうのはいただけません。
自由に記入する場合は、基本的に報告内容は一日の業務報告になっていればOKです。
【文書での日報テンプレート】
報告者○○課○○ 営業日報（～月～日） （誰の日報七日、何日の日報なのかを記載します）
1．業務内容（メールよりも時間ごとに詳細なスケジュールを記入しましょう。事前に申告していたスケジュールから変更になった場合はその旨も記載します）
2. 連絡事項（ミーティングなどで決まったこと・報告することなどはここに記載します。詳細な報告が必要な場合は別途報告書を作りましょう）
3. 課題（仕事が達成できなかった場合や、何らかのトラブルがあった際はここに記載します）
4. 所感（上記を踏まえ、今日の仕事はどうだったか、さらに明日以降どうしていきたいかを記載して締めます。）
日報の所感で評価をアップさせよう！
いかがでしたか？
日報に所感を取り入れるだけで、日々マンネリ化しがちな日報のクオリティを上げることができるのです。
最初のうちは慣れずにうまくいかないことも多いかもしれませんが、何度か回を重ねて執筆していけば次第になじんでくるはずです。
今回の記事を参考にし、上司に一目置かれる日報を作成してくださいね。
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