テレワークを成功させる一番のコツは導入前の準備!アフターコロナを見据え今から行動

多くのメリットをもたらすテレワークですが、何から始めていけばよいか、どこから手をつけたらよいかと悩んでいらっしゃる方も多いのではないでしょうか。特に、事前の準備が不十分で失敗してしまうことも…。テレワークを成功させる一番のコツは、導入前の準備です。テレワークを成功へと導くためのステップについて学んでいきましょう!

こんにちは!テレワーク歴3年以上、Feeeelライターの仲野識です。

多くのメリットをもたらすテレワークですが、『よし!うちもテレワークを導入するぞ!』と決めても、事前の準備が不十分でかけ声倒れになってしまうことも…。

テレワークを成功させる一番のコツは、導入前の準備です。
もっとも時間がかかるところではありますが、ここをしっかり押さえていけばテレワークを効果的に進めることができます。
何から始めていけばよいか、どこから手をつけたらよいかと悩んでいらっしゃる方は必見です。
テレワークを成功へと導くためのステップについて、一緒に学んでいきましょう!

テレワークを導入する前に行う2つのステップ

テレワークを導入する前に行う2つのステップ

まずは、テレワークを導入する前に行っておくべきステップについて、2つの段階に分けてみていきましょう。
アフターコロナはもう目の前に来ています。
現在、緊急的にテレワークを導入している企業も、むしろいまのうちからしっかりとした体制を準備しておくことで、「新たな日常」が始まった時に、スムーズな移行ができるはずです。

テレワーク成功へのステップ①~目的をハッキリさせよう!~

テレワークにはさまざまな効果があります。
だからこそ、テレワークを導入して自社にどういう利益が欲しい・何を実現させたいと考えているかをハッキリとさせましょう。

テレワークが失敗してしまう多い理由が、目的意識・実現させたい理想のビジョンを持たずに始めてしまったパターンです。
目的は「生産性の向上」「残業時間の削減」「従業員のワークライフバランスの改善」「コストの削減」など、それほど難しいものでなくてかまいません。

やみくもにリモートワーク専用ツールを導入してしまうと、むしろ勤務の足かせになってしまいます。ツールの導入は、「何をしたいか」を起点にして考えていきましょう。

テレワーク成功へのステップ②~プロジェクトチームを作ろう!~

テレワークは、極論を言うとテレワークをする従業員とその上司の間でテレワーク実施の合意ができていればすぐにでも実施できます。
現在のようなコロナ禍の中で、急遽リモートワークができたのもそれが理由です。

しかし、企業としてテレワークを円滑に推進するためには、プロジェクトチームの立ち上げが欠かせません。
実は、テレワークには、
・企業の経営方針に携わる経営企画部門
・就業規則や人事評価制度などに携わる人事・労務部門
・ICT環境などを管理する情報通信部門
など、非常に多くの部署がかかわっています。

スムーズなリモートワーク・テレワークを導入するために、全部門を巻き込んでのプロジェクトチームを立ち上げ、推進の体制構築と共通認識の形成を行っていきましょう。

テレワークのためのシステム環境づくり

テレワークのためのシステム環境づくり

今回は、実際にテレワークを進めるために、自社に適したICTツールとセキュリティ対策について考えていきましょう!
社外にいながらにして職場にいるのと同じ業務をしようとしたとき、さまざまな方法がありますよね。
企業側として考えていきたいポイントが、「導入のしやすさや使い勝手」に加えて、「セキュリティのバランス」です。
利用する対象者の範囲や業務内容、テレワークの形態によって、主に3つのシステム方式があります。
テレワークができるICT環境は、テレワークのスタイルによって選んでいきましょう。

①リモートデスクトップ方式

リモートデスクトップ方式は、オフィスがありつつ、そのオフィスにあるPCのデスクトップ環境を、テレワーク端末から遠隔で閲覧・操作するシステムです。
オフィスで行っていた業務をそのままテレワーク環境で継続して実施できたり、ファイルの持ち出しなどを行わなくて済むため、情報漏洩が起きにくい点がメリットです。

専用のアプリケーションや専用機器(認証キーなど)を用意すればスタートできるので気軽なのですが、通信トラブルや操作性が分かりにくいことがあり、IT担当の部署が忙しくなってしまいがちなのが玉に瑕です。

②仮想デスクトップ方式

仮想デスクトップ方式は、リモートデスクトップ方式を簡単にしたもの、という認識です。
オフィスに設置されているサーバ上から提供される仮想デスクトップに、手元にある端末から遠隔でログインして利用するシステムです。
やることはほとんどリモートデスクトップ方式と変わりがありません。

ただ、オフィスに仮想デスクトップを管理するサーバを設置する必要などがあり、初期コストがかかってしまいます。
そのぶん、セキュリティレベルが高いのがメリットです。

③クラウド型アプリ方式

3番目に紹介する「クラウド型アプリ方式」は、リモートワーカーが行うのに最も普及しているやり方と言えます。
企業で採用するというよりも、業務委託のライターやイラストレーターなどに仕事を発注するときによく見られます。

インターネットからクラウドサーバ上にあるアプリケーションにアクセスし、作業を行うシステムです。
アプリケーションの利用料以外、設備コストはほとんどかかりませんし、無料のものもあります。
特定の人間のみに閲覧・編集権限を与えるなどすれば、他人からは見られないのでセキュリティの面でも安心ですし、どこからでもどんな端末でも同じ環境で作業ができます。

一方、クラウド上で作成したデータはクラウド上だけでなく、コピーをして端末にも保存先を設定できます。
そのため、誓約書を書かせるなど、徹底した情報管理が必要になります。

特例:コロナの影響で急遽始めた場合は「個人のPC」でスタートしている場合もある

テレワーク中のオフィス

普段のオフィスでの業務環境では、第三者が立ち入る可能性がない場所で、従業員同士は直接やりとりをし、PCやインターネット回線もセキュリティ対策が万全に施されていますよね。
また、テレワークにおいても、会社のイントラネットや会社PCを使っている場合はセキュリティレベルが高いことが多くなります。

しかし、今回のように急に在宅勤務が始まった場合、会社のPCではなく個人PCで仕事をスタートしていることがあります。
このようなテレワーカーの中には、PCにセキュリティソフトが入っていないなど、情報セキュリティが低い場合もあるので、注意が必要です。
テレワークは、いつでも、どこでも、オフィスにいるときと同じように業務が推進できることがメリットですが、オフィスでの業務以上に高い意識をもって対策をしていかなくてはいけません。

まとめ

テレワークは長時間労働の是正や人手不足の解消など、昨今の企業が抱える課題を解決してくれる「新たな働き方」です。
コロナウイルスはもちろん大きな悪影響をもたらしましたが、副産物といえばよいか、こういった「新たな日常」を生み出していきましたし、今後も生み出していくことでしょう。
会社の将来を見据え、成長戦略のひとつとして、今日からテレワーク実施に向けて一歩踏み出しましょう!

関連する記事

テレワークに最適な場所とは?自宅以外の仕事場にどんな場所があるのか比較しよう

テレワークをきっかけにオフィスを見直す!?縮小や移転以外の可能性を知ろう

テレワークには課題もある?!管理側が注意するべきポイントを徹底解説

レンタルオフィスの選び方で重要視したいポイントとは?

シェアオフィスとは?増えている理由とレンタルオフィスとの違いについて徹底解説

いざ、テレワーク!リモートワークや在宅勤務導入に欠かせないリモートオフィスとは?

東京のリモートワークに最適な場所!サテライトオフィスに使えるレンタルスペースまとめ

テレワークのできる場所を探すなら

レンタルスペース・貸し会議室検索サイト【スペなび】

月額定額で利用できるワーキングスペースを探すなら

サブスクのワーキングスペースアプリ【Bizplace】

ワークスペースの検索アプリBizplace    

スペースナビのLINE公式アカウントを追加してお得なクーポンをゲットしよう!
LINE公式アカウントを友達に追加

スペなび公式SNSもチェック!!
【Instagram】 @supenavi
【Twitter】 @supenavi
【FaceBookページ】 https://www.facebook.com/supenavi/

※情報はあくまで記事執筆時のものです。
予約可能な人数、価格、個人利用等、詳細はお問合せください。


記事が参考になったら、シェアをお願いします!

投稿日:
更新日:

この記事を読んでいる人は、こんな記事も読んでいます!


こんにちは!テレワーク歴3年以上、Feeeelライターの仲野識です。 私は仕事中、音楽をかけながらするのが常なのですが、みなさんはリモートワーク中、何かBGMは流していますか?   実は、かける音楽によって集中...もっと読む

こんにちは!テレワーク歴3年以上、Feeeelライターの仲野識です。 「いざ仕事に取り組もうと思っても、なかなか集中できない」 「なぜ自分はあの人みたいに集中できないのだろう」 と、日頃から周りの人が気になって集中できな...もっと読む

テレワークの場所、困っていませんか?   新型コロナウィルスの影響もあり、仕事を取り巻く環境も大きな変化の時を迎えています。 不要不急の外出は控える、三密を避けるためにも、テレワークが推奨されています。 &en...もっと読む