社会人なら常識？！電話で気を付けるべきビジネスマナーとは？切り方・受け方まで紹介
こんにちは！キャリアライター歴5年以上、Feeeelライターの仲野 識です。
仕事をしていくうえで、必ずと言っていいほど通るのが電話対応です。
最初の方は緊張してしまって、なかなかうまく電話応対が出来ない人も多いのが現状です。
ですが、安心してください！
この記事では、ビジネスシーンでの電話マナーについて詳しく解説していきます。
気づかないうちにマナー違反をしてしまう前に、しっかりルールを学んでおきましょう！
目次
ビジネスにおける基本的な電話のかけ方
ではまず、電話を自分が『掛ける』時のマナーを紹介します。
普段、家族や友人と電話をしている時の常識が、ビジネスシーンでは非常識ということもあります。
適切なマナーを知って電話を掛けることで、社会人としてのビジネススキルも自然と身についていくはずですよ。
うまく電話が出来ない人は、是非参考にしてみてくださいね。
伝えたい要件をまとめてからかける
電話をかけてから要件を考える人はいませんが、なんとなく頭で考えながら電話をする人は多いのではないでしょうか。
実はこれが、電話を掛ける時に一番やってはいけないことです。
頭の中にあることを言語化しようとすると、緊張によってうまく言葉が出てこなくなったり、話題自体を忘れてしまったりします。
こうなってしまうと、要点が正しく伝わらずに相手に迷惑をかけるだけでなく、無駄な時間がかかってしまいます。
電話をかける時は、必ず相手に伝えたい用件をメモにまとめてからかけるようにしましょう。
そうすれば自分の言いたい事を整理できるので、スムーズな電話対応が可能になります。かけた方が切り、感謝の言葉でしめくくると好印象です。
相手が電話を取りにくい時間帯は避ける
電話先の相手のスケジュールをすべて把握することはもちろんできません。
ですが、世間一般的に『電話がつながりにくい時間』というのがあるのです。
その時間に電話をすると、繋がりにくいだけでなく迷惑に思われてしまうことさえあります。
まず避けた方が良い時間帯が、朝一です。
朝は朝礼や掃除、メールチェックなどで忙しく、電話を取りにくい状況にあることが多いです。
どうしても至急伝えねばならない用事以外は、始業時間から30分程度後にかけるのが良いでしょう。
次に注意すべきなのが、昼休みにあたる12時から13時です。
相手が不在である事が多いだけではなく、休憩時間に電話をとってもらうことになるため、心象が悪くなります。
終業時間近隣も慌ただしく動いている時間になるので、午後に電話をするならば15～16時くらいがベストタイムでしょう。
ビジネスシーンで知っておくべき電話の受け方
次に紹介するのが、電話が誰かからかかってきたときの『受け方』です。
電話を掛ける時同様、どうしても最初の方は戸惑ってしまいがちで、後から先輩社員に叱られることもあります。
私自身、電話対応が苦手で、よく上司に叱られていました。いくつかのポイントを押さえれば、冷静に対処できるようになりますので、緊張してしまう人はここで紹介するテクニックを取り入れてみてください。
3コール以内にとる
社内研修でも必ず言われる、どの業界でも共通の電話マナーがこの『コール回数は3回以内に取る』というものです。
3コールというのが、大体10～15秒ほどで、この時間を過ぎるとかけた方が待たされているという意識を持ってしまいます。
電話はなるべく早めにとるようにしましょう。
ただ、何かの最中や離席中で４コール以上鳴らしてしまうことももちろんありえます。
その場合は、「大変お待たせ致しました」と言いながら電話を取ってください。
ちなみに、電話の最中に確認などで待っていただくこともありますよね。
その際も、相手を待たせる時間は30秒以内にとどめ、それ以上になりそうなら折り返しを提案しましょう。
電話対応にあせっても、メモはしっかり手元にのことしておくことが重要です。
相手が名乗らない場合や聞き取れなかった場合は名前を聞くようにしましょう。
慌てていて内容を覚えていなかったり、誰から電話があったか分からなくなってしまったりするほうが、後々トラブルを引き起こしてしまうのです。
【掛けるとき・受けるとき】電話相手が不在時の対応
最後に紹介するのが、電話をかけても受けても、話したい相手が不在だった時の対応です。
不在時対応は、ただ後でかけ直せばよいわけではありません。
ここにも、仕事としてのマナーがしっかり存在しています。
円滑な情報共有のため、相手が不在時のマナーもしっかり覚えておきましょう。
【電話をかけて相手が不在なら】対応できる時間を伝え、伝言を頼んだ相手の名前を確認
電話先で相手が不在だった場合は、まず、「お戻りは何時ころになりますでしょうか」と戻り時刻を尋ねてみましょう。
戻り時間が分かる場合は、こちらから掛け直すことを伝えればOKです。
営業さんなどは戻りが不明瞭なこともあるので、その場合は折り返してほしいとお伝えしましょう。
折り返してもらう場合は、相手があなたのことを分かっていても、必ず社名と氏名、連絡先となる電話番号を伝えてください。
また、折り返してもらう場合もこちらから掛け直す場合も、伝言を頼んでおくことができます。
伝言をお願いする場合は、内容を簡潔にお伝えします。
伝言を託した人の氏名を確認しておけば、「言った言わない」トラブルを防げますよ。
【電話を受けて相手が不在なら】必ず連絡先を確認し、伝言や電話番号を復唱する
相手から電話がかかってきて、担当者が不在だった場合は「こちらから折り返しましょうか」とご案内するのが親切です。
戻り時間が分かる場合などは、相手が「いえ、こちらからお電話いたします」と言われることが多いので、「かしこまりました」とお伝えすればOKです。
この時、必ず相手の名前を確認してください。
「電話があった旨、○○に申し伝えます。
お電話お待ちしております」と言い添えれば完璧です。
相手が折り返してほしいと言った場合は、相手の連絡先を確認しましょう。
担当者は分かっているかもしれませんが、初めての相手ということもあります。
「恐れ入りますが、お電話番号を頂戴してもよろしいでしょうか？」と伝えれば、大体の人は教えてくれるはずです。
伝言を預かった場合は、「確認させていただきます」と言い、復唱するようにしてください。
誤りがあってはいけないので、最初のうちは丁寧過ぎるくらいがちょうどいいのです。
電話は顔を合わせない分よりビジネスマナーを意識する
電話というのは、顔が見えないため、対面での会話よりもよりマナーに気を付けて行わなくてはなりません。
言葉づかいをしっかりすることはもちろんのこと、最初のうちはスピードよりも丁寧さを心がけてみてください。
それだけで、ぐっと印象が変わることでしょう。
ぜひ今日から紹介したポイントに気を付けて電話でのやり取りをしてみてくださいね！
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